El brief para Diseño de Experiencia de usuarios

Uno de los problemas más recurrentes en los proyectos de Diseño es pensar en las soluciones y no en los problemasque tienen los usuarios finales, por lo mismo el brief es una herramienta poderosa que permite conocer en la etapa más temprana del proyecto cuán estratégico es, qué factores están claros o cuáles no.

Es un resumen escrito que elabora el mandante del proyecto y que, al menos debe contener y explicar con claridad la estrategia que sustenta y condiciona el proyecto, su objetivo, metas, plazos de implementación, equipo de trabajo y presupuesto asignado. Es una herramienta que debe permitir entender a cabalidad los límites del proyecto y permitir que el Diseñador tenga toda la información para poder elaborar una propuesta comercial o no, ya que un proceso de briefing pobre anticipa un mal desenlace y un peor fin.

El brief es parte de un proceso llamado briefing y que tiene al menos tres etapas claves: brief, contra-brief y debrief.

Briefing

He aprendido que un buen proyecto es aquel que parte primero con un reconocimiento entre las partes. Es un proceso que permite conocerse y entender si se podrá o no trabajar en conjunto y que busca construir las confianzas necesarias para el éxito del proyecto.

La confianza es una factor básico ya que diseñar es un proceso y como tal requiere de un trabajo mancomunado donde el Diseñador será el líder que facilite dicho proceso.

Ningún proyecto es igual a otro, cada Diseñador debe, según su especialidad profundizar en el brief aquellas preguntas que desea responder y también demuestra dónde pondrá los énfasis, cuáles son sus competencias y cuáles son las áreas donde no se involucrará porque en el Diseño de Experiencia de Usuarios (UX) hay varias especialidades y áreas de desarrollo que requieren de un Diseñador en particular y que están definidas en las siguientes áreas de interés: planificación, estructura y producción.

El Brief

Es un documento en formato de formulario con preguntas que debe responder el cliente o mandante del proyecto.

Vale la pena considerar en su primera página qué áreas de interés desarrolla el Diseñador y qué soluciones puede entregar.

A la vez es bueno indicar el presupuesto mínimo por el cual el Diseñador se involucra en el proyecto ya que de esa manera puede discriminar por precio base proyectos en los que no puede o no quiere participar.

Ejecutivos y Jefe de proyecto

La primera parte del brief permite identificar los roles, funciones, responsabilidades y cargos de los ejecutivosque participarán. Sin embargo es fundamental que la empresa mandante designe un Jefe de Proyecto quien debe tener poder de convocatoria a sus pares, organizar la agenda, clarificar dudas y comunicar al Diseñador las definiciones y decisiones que se van tomando durante el proyecto.

Es habitual que el Jefe de Proyecto sea una función no jerárquica y que éste deba convocar a mandos superiores de la empresa que no están involucrados en el día a día del proyecto pero que opinan y deciden cosas estratégicas y fundamentales.

La capacidad de resumir y transmitir esas impresiones que van definiendo el proyecto debe tener a la vez una contraparte también, con la capacidad de convocar, decidir y definir el desarrollo del proyecto. Es deber del equipo de Diseño UX contratado educar e involucrar en todos los aspectos al Jefe de Proyecto de la empresa cliente ya que es el vaso comunicante entre ambas instituciones como también es quien verá aspectos administrativos y contractuales que permitirán llevar una buena relación.

Una lista de dichos ejecutivos debiera contener al menos: nombre, función, cargo, email, teléfonos y un pequeño perfil (formación, etc.).

¿Cuáles son los problemas a resolver?

Como mencioné al inicio la clave es entender los problemas que se detectan o sufren y olvidar por un momento las posibles ideas de solución.

Es por ello que el documento debe permitir desde un comienzo que los ejecutivos comprendan que se diseñará por y para los usuarios.

Ten presente que la función del Diseñador es allanar el camino, conducir el proyecto y ser capaz de soñar un destino posible para ambas partes. En ese sentido cada vez que cuestionas las reales motivaciones de un proyecto estás necesariamente iniciando un cuestionamiento a los modelos de negocios.

Tal y como dice Morville, diseñar la Experiencia de los Usuarios, “es la cola que mueve al perro”.

Tus preguntas y trabajo provocarán sin duda alguna oscilaciones en toda la organización ya que finalmente lo que estás diseñando son profundos cambios en los modelos de negocios de la compañía. Por lo mismo, debes remitirte siempre a los problemas por resolver ya que habrá momentos tensos que afectarán la relación con el cliente porque habrán ejecutivos que verán temblar sus cargos ya que diseñar UX es Diseñar el cambio.

¿Qué conocen de sus clientes y prospectos?

Qué saben, qué han investigado, cuáles son los supuestos las tendencias y cómo están respaldadas. Normalmente las empresas se apoyan mucho los estudios de mercado, trabajos de resultados muy generalistas y fundamentalmente cuantitativos y que no son de gran ayuda porque cuando preguntamos hablamos de evaluaciones de usabilidad, estudios etnográficos, walk-through, benchmark, entrevistas guiadas, etc. Estamos preguntando por lo cualitativo.

¿Por qué desea hacer éste proyecto?

Aparentemente es una respuesta obvia, pero vale la pena cuestionar los deseos y motivaciones de la empresa. Verás que más de alguna novedad interesante saldrá de ésta respuesta.

Recuerda que el mandante está midiendo también las capacidades de tu empresa de Diseño de entender y traducir los problemas que se presentan en el proyecto. Por lo mismo con ésta pregunta estás provocando e invitando a la conversación, al diálogo, entre los ejecutivos participantes del proyecto para dar respuesta al brief.

¿Cuáles son los activos que se tienen para el buen desarrollo de éste proyecto?

Todo proyecto de Experiencia de Usuarios gira en torno al contenido. Diseñamos estructuras racionales de interacción combinadas con la emoción de las interfaces, todo para que el contenido fluya, de manera que vale la pena preguntar

• ¿existe contenido?
• ¿dónde?
• ¿en qué estado está?
• ¿está editado para medios digitales?
• ¿quiénes lo mantienen?
• ¿con qué? (CMS)

El área de tecnología es otro factor estratégico en todo proyecto, ya sea porque estamos proyectando una simple web o una gran aplicación, diseñamos software y deberás coincidir con ésta área para que tu proyecto vea la luz tal y como lo diseñaste, de manera que convocarlos desde un comienzo es crítico para el éxito del trabajo.

Objetivos y metas

• ¿Qué objetivo(s) tiene este proyecto?
• ¿Cuáles son sus metas?

Pasa que podrías cumplir las metas pero no los objetivosde manera que clarificarlos es importante.

El objetivo del proyecto debe estar acorde a los estudios, condiciones y realidad presupuestaria de la compañía. Se le suele pedir demasiado a un simple sitio web: “ser los primeros en Google” o cosas como “queremos ser el Apple…” suenan como lindos objetivos pero son imposibles de conseguir con un trabajo aislado y, si ese es el deseo, el primer proyecto es diseñar la Estrategia para lograr esos enormes objetivos.

Las metas son más simples pero claves para que vayas mostrando los avances y al final se haga el debrief. Dichas metas deben ser nuevamente, realistas a lo que la compañía es y quiere ser: “queremos esta aplicación publicada en iTunes en tres meses” es imposible de cumplir con seriedad más conociendo cómo funcionan los contratos, las órdenes de compra y cómo gustan pagar a las grandes empresas.

Una meta es tener el proyecto en un deadline determinado, o lograr elevar audiencias, mejorar procesos e incluso tener una estrategia aunque no se implemente de inmediato. Las metas son al final la manifestación concreta de tu trabajo.

¿Cuál es el presupuesto para éste proyecto?

Pregunta estratégica que si no es respondida sugiero no involucrarse en el proyecto porque quiere decir que la definición será por precio, no por calidad o porque tus competencias son las mejores.

Por sobre todas las cosas es también la primera muestra de desconfianza hacia el equipo de Diseño. Pasa que las empresas suelen “cotizar” y en UX no hay listas de precios. Hay precios de mercado que suelen estar muy distorsionados por el incomprensible miedo de los convocados a no tener trabajo, pero las pocas veces que he estado en esa situación he salido perdiendo porque se colocan factores económicos por sobre mis competencias y agregación de valor. Un buen ejercicio es determinar el ROI que tu trabajo tendrá en la organización y que demostrará que cada dólar invertido producirá un enorme ganancial para la compañía.

Conocer el presupuesto permite también descartar el trabajo y dejar tiempo para otros de mejor retorno ya que hacer una propuesta comercial responsable involucra una inversión no menor muchas veces ni siquiera leída porque sólo se fijarán en el precio.

Tiempos

Es fundamental conocer los tiempos de entregas que espera el cliente.

Lo normal es que cuando hablan de tiempo consideran todo el proyecto, no los tiempos que se destine al Diseño del mismo. Esto quiere decir que están considerando sus propios tiempos de respuestas incluidas, los que siempre son irregulares y tardíos y sobre los que no tienes el control. De manera que cuando preguntas por el deadlinees otro antecedente que podría indicar que es mejor no entrar en dicho trabajo ya que al final las metas son tus avances donde jamás se consideran los atrasos del mandante y el responsable final será e Diseñador.

Notas e ideas

Deja que los clientes se explayen en sus ideas sobre este proyecto, qué piensan, qué están viendo, etc. Es un buen antecedente para saber cuáles son los niveles de involucramiento en esta disciplina y qué tanto aprecian la experiencia de sus clientes y usuarios.

Te permitirá también conocer a los que partner que tendrás dentro del equipo de ejecutivos y que te serán de tanta ayuda en momentos críticos.