Toolkits y playbooks: Herramientas que nos ayudan a desarrollar un (exitoso) proceso de innovación
Para implementar innovaciones exitosas se necesita desarrollar un proceso exitoso. Y son varias las metodologías que se han diseñado para el desarrollo de un proceso exitoso de innovación y diseño (algunos ejemplos: UK Design Council, Stephan Moritz, Ideo, Nesta, Stickdorm y Shneider, Laboratorio de Gobierno, etc). A pesar de que cada una cuenta con sus características propias, la mayoría concuerda más o menos con lo siguiente: necesitamos primero identificar cuáles son los desafíos a partir de las necesidades del usuario y del entorno, para luego buscar, probar y aprender sobre las mejores ideas y soluciones.
La metodología que usemos nos ayuda a no perder el foco, a planificarnos y a no enredarnos durante la marcha (lo que puede ser muy fácil en un proceso que por sí es complejo), permitiéndonos experimentar un proceso de innovación estructurado y sistemático, el cual involucra actividades que nos ayuden a comprender la realidad de los usuarios; a idear y experimentar soluciones, que pueden ser desarrolladas de una mejor manera con la utilización de herramientas de innovación.
¿Qué son las herramientas de innovación? Son templates o plantillas basadas en conocimientos teóricos y en experiencias prácticas de innovación y diseño, que ayudan a ordenar ideas e insights para la toma de decisiones, para vislumbrar oportunidades, organizar proyectos, entre otras cosas, y que están dispuestas en una lámina o canvas que es de fácil uso.
Son miles y miles los toolkit de innovación o cajas de herramientas que hoy están disponibles (gratis) en la web. En mi opinión, los mejores que se pueden encontrar (por su simpleza, utilidad y por que se pueden visualizar en una plataforma, sin necesidad de descargar un documento) son dos:
- DIY Toolkit de Nesta (hay versión online y versión PDF descargable en 9 idiomas), en donde cada herramienta está explicada de una manera muy simple y concreta, y que además se complementa con un video explicativo. Las herramientas están ordenadas de acuerdo al objetivo que se necesita cumplir, lo que hace muy fácil la búsqueda de herramientas, sin marearse.
- Design Kit Field Guide to Human-Centered Design de IDEO, que es una guía (online y descargable), en donde los métodos y herramientas están clasificadas según la etapa del proceso de diseño (Inspiración, ideación e implementación), y donde cada herramienta viene presentada en un formato muy amigable con instrucciones paso a paso.
(Podemos encontrar muchos más, como por ejemplo:, 100 Open Innovation Toolkit, Livework, Open Innovation Mozilla, Standford d.school, Design Sprint GV, Media Lab Amsterdam , Service Design Toolkit (Namahn and Fladers DC), This is Service Design Doing, Board of Innovation, entre otros)
Pero a pesar de que se pueden encontrar muchas herramientas en internet, me gustaría hacer un énfasis en la guías diseñadas en Chile por el Laboratorio de Gobierno, las cuales tuve la oportunidad de coordinar y diseñar.
Con el equipo del Laboratorio buscábamos que más servidores públicos pudieran desarrollar procesos de innovación en sus instituciones, lo que no es tarea fácil debido a los altos niveles de burocracia dentro de las organizaciones, por los silos existentes en los propios equipos, y por la rigidez en la forma de trabajo. Pero nos dimos cuenta que a pesar de la complejidad, los funcionarios sí querían y estaban muy motivados por innovar en su trabajo, pero para esto necesitaban contar con herramientas y guías que los apoyarán y que sean acordes al contexto local. Para esto, y a partir de la propia experiencia del equipo del Laboratorio en el desarrollo de proyectos de innovación y de concursos de innovación abierta, fue que diseñamos y publicamos las guías “Permitido Innovar”.
Lo que primero hicimos fue reflexionar sobre los procesos de innovación que habíamos realizado durante esos últimos años (2015–2018), identificando las principales etapas desarrolladas, con su objetivo y descripción, para luego mapear las actividades involucradas en cada etapa y luego profundizar en el cómo lo hicimos (analizando lo que sí y no había funcionado) para finalmente diseñar las herramientas que nos ayudaron a cumplir cada tarea.
Estas guías, más que un toolkit, podríamos llamarlas un “playbook”, esto es, un documento que orienta — de una manera muy simple y ordenada — el desarrollo de un proceso completo de innovación pública, el cual presenta una metodología y que incluye diferentes métodos, herramientas y casos de ejemplos para que su uso y aplicación sea aún más efectivo.
Las dos primeras guías que se publicaron buscaban contestar dos importantes preguntas: 1. ¿Cómo podemos resolver problemas públicos a través de Proyectos de Innovación?, 2. ¿Cómo podemos resolver problemas públicos a través de Concursos de Innovación Abierta?.
Posteriormente se publicaron 2 nuevas guías: ¿Cómo podemos facilitar espacios presenciales a través de la innovación pública” y ¿Cómo podemos generar una comunicación simple, clara y efectiva entre el Estado y la ciudadanía? (todas gratis y descargables de la web del Laboratorio de Gobierno)
La gracia de todos estos toolkits y playbook es que no es necesario tener conocimiento o experiencia previa en innovación o diseño, ya que los procesos y herramientas que se presentan son autoexplicativas y de fácil aplicación. De igual forma, es importante señalar que cada proceso de innovación es diferente, y no hay una receta única para llevarlos a cabo, por lo que lo importante de las herramientas es usarlas como guías, y adaptarlas y ajustarlas según la necesidad del proyecto y el contexto en que se esté realizando.
