【Project 最前線】元宇宙的專案管理

當元宇宙成為生活的一部分，虛擬與現實的距離將不再有隔閡

「噹～噹～噹…」清晨的鬧鐘在耳邊響起。

緩緩睜開仍然有點疲憊的朦朧眼睛，漫步移動到椅子上，眼光掃到昨晚隨手放在桌上的眼鏡。

『一早就要開會真不是開玩笑的』邊這樣想著邊揉揉鼻梁提神，戴起眼鏡，滑了下左側鏡架，登入「元宇宙網路」。

才剛上線轉頭一看，隔壁的同事也剛上線，雖然知道她應該也是剛起床的蓬頭垢面，但虛擬分身倒是已經精神滿滿地互相打了招呼。

張開手掌呼叫功能表，選擇日曆，看著滿滿的會議時程，不禁懷念起舟車勞頓的上班生活。

雖然，現在只要在家透過眼鏡和感應設備，就能風雨無阻地做好每項工作，但滿滿的時程表，還是讓人感到壓迫感。

『是不是待會中午吃飯的時候，登入巴黎鐵塔去享受巴黎的風景？還是到夏威夷走走看看好久不見的海景？』當我還在幻想開完早會後要如何放鬆心情，會議啟動的通知就在左上角閃爍著。

點擊通知登入會議室後，發現今天是在富士山旁開會，雖然明知這是虛擬場景，但在遠處巍巍壯麗的富士山腳下，充滿綠意、彩色小鳥飛舞在桌邊的森林會議室開會，還是讓人感到神清氣爽。

隨著大家陸續進入會議室互相打過招呼後，正中央的浮空立體投影，展示著這個專案目前的進展，每個人桌前自動浮出各自的文件視窗，開始了今天第一個專案會議。

回到「30年前」的現在

以上的場景並不是科幻小說，而是將會真實存在於 30 年後的工作日常，而這只是「元宇宙」的小小一角。

在這個場景中我們可以想像得到，許多時間、空間的限制將被大幅降低甚至消失，每個人只要在家就能完成幾乎所有的事；工作、購物、交友、旅遊、娛樂或運動，任何現實世界中可做的事情，在不受設限的虛擬空間中，透過適當的感應器及輔助設備，幾乎都能得到和接近真實世界的感受與效果。

這彷彿是科幻情節的描述，不只改變了生活與工作的型態，對許多現有的工作方法也會有質性上的轉型與改變。

但究竟會有什麼樣的「質性」上的改變呢？我們就從「專案管理」的基本三要素：範疇(Scope)、時間(Time)與成本(Cost)來淺談一下。

工作方法不變，但認知需要改變

一、範疇(Scope)

每個專案進行的過程中，我們隨時要注意各種活動是否超出有助達成目標的範圍，同時也要做到避免對專案鍍金。

在專案管理的要項中，專案成功的定義是要在專案分析、規劃、執行及檢核後，讓最後成果與計畫目標越接近才代表越好。簡單來說，範疇管理的重心在於控制成果。

開槍打靶中紅心是 100 分，但打破整張靶子則是 0 分，而且代表資源過度浪費，這也就是鍍金所花費的額外成本。

但若鍍金的成本對整體來說，小到微乎其微，甚至不影響資源的使用呢？是不是不用考慮鍍金造成的成本浪費呢？這樣的想法則會不斷出現在虛擬空間的元宇宙工作環境中。

畢竟，在虛擬空間所用的任何資源，都只是數位資料的型態改變而已，並不會像丟棄廢紙般耗損自然資源。

但若抱持這樣的想法來管理範疇，那就會是危險訊號的開始。

原因在於即使鍍金消耗的資源與成本可以低到不去計算，但消耗的人力、心力與時間以及對範疇管理的失控，都會造成容許非精準管控的「過度彈性」心態產生，這就像是從微糖吃到全糖，吃得越久越多，越是危害健康。

長期下來，絕對會造成專案的隱憂甚至失敗。

二、時間(Time)

糖吃得太多不好，吃得太久也會傷身。

專案管理對於掌握時間的重心，一般在於每個活動的長度、排序、使用資源的時間，設定里程碑與結案時間等等，但每個活動所需的溝通時間，卻經常會被略以不計；即使這往往是專案成敗的主要關鍵。

簡單地來說，時間管理得好不好，不在於上述描寫的那些重心，而是所有活動中潛藏的隱性溝通成本。

簡單來說，時間管理的真正重心是「溝通所用的時間」。

那麽，在一開頭的故事是個什麼樣的場景呢？光想像也知道，那會是個溝通成本大幅降低、溝通成效大幅提升的故事。

轉個頭就能和同事說話，按個鍵就能與遠處的人，在最適合的地方、用最清楚的資料格式溝通專案的進展，不亦樂乎？

是的，表面上的確如此。但如果我們是被聯繫的那一方，會怎麼想呢？會不會盡量減少被突然打擾的時間？會不會增加「已讀」對方的次數與頻率？

當訊息傳遞幾乎是零成本的時候，交流的資訊量就不是海量資料，而是無限量資料了。

你可以想想，有多少次希望自己的 Line 不要再跳出訊息了？有多少次希望只要「已讀」對方就好？有多少次希望不要一早起床，看到昨夜累積上百封的未讀訊息，而且有幾十封都需要你回答？數都數不完。

因此，元宇宙的專案時間管理上，隱性的溝通成本將需要更細膩的心思，挑選適當的時機，傳遞適當的資訊與資料，降低被聯繫者的抗拒心理，並且提高溝通的品質與效率，才能讓溝通成為有效的溝通。

三、成本(Cost)

溝通需要成本，而成本往往都是有限的資源。畢竟，當資源能夠轉換成金錢之後，專案成本估算及控制，才能有共同的依據標準。而且，專案成本反映的是可用資源的有限程度。

就像是一百億和一百萬的預算，能做出的規模與成果是天差地別。

但在元宇宙的世界中，真的是如此嗎？一百億與一百萬取得的資源，真的能形成與現在相類似的規模差距嗎？

在元宇宙這個虛擬空間的資源耗損，除了時間、心力、腦力與體力等等，人類特有的資源之外，其他數位資源都只是型態的轉換而已，若是做錯了，按個回到上一步就可以重頭再來。

虛擬空間中的資源不會因為做錯了，得整個廢棄並重新購買才能重做，一百億與一百萬買到的資源差異程度，將大幅降低。

當數位資源幾乎可以無限重用時，管理成本的方式就會轉換到專案上真正的「有限」資源身上，例如：人、時間、失敗成本等。

因此，成本管理所關注的資源型態，將會比例上大幅轉變，進而從小小的漣漪效應，推進成改變世界經濟結構的影響力與推動力。

元宇宙的專案管理

當元宇宙在 30 年後默默形成我們日常生活之後，專案管理方法論和其基本精神，一定也是隨著時代的變遷而逐漸改變。

不論是，從範疇管理的資源掌握、時間管理的溝通規劃或成本管理的重新定義，逐漸成熟的元宇宙技術，也會逐漸改變專案管理各階段的型態。

從掌握有限資源的使用，變成部分資源可以接近無限地使用，專案管理對資源的定義必須更有彈性，但也要更注意「無限」資源的使用方式與情境。

因此，在即將迎來的元宇宙初浪中，我們只有在基礎根基上深度扎根，並且瞭解科技帶來的便利、不便與不變，專案經理的路才能走得長長久久，永遠踏在達成專案目標的最前鋒，持續朝向更好的專案管理之路邁進。

以上文章同步刊載於「專案經理」2月號/2022【Project 最前線】，亦取得「專案經理」雜誌授權刊載於此。

【專案經理 2月號/2022】元宇宙的專案管理

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