【Project 最前線】遠距領導的黃金圈法則

領導的核心在於心的方向和遠近

從新冠疫情重新爆發以來，遠距工作逐漸成為企業的日常模式，日常工作型態正逐漸發生改變。

在後疫情的時代，隨著工作及溝通方式改變，領導團隊的方式也不得不隨之改變，因為當我們領導團隊的方式，變成透過通訊軟體來維繫時，看不到團隊執行任務時的狀況、觀察不到團隊成員工作、談話、行動時的態度與表情，一切活動與工作彷彿隔了層紗。

明明知道在這層面紗之後，有許多重要事正在逐步進行中，但伸手卻又摸不著、看不到，不禁讓人越來越焦急，越來越失去掌握感。

平日的平心靜氣、和藹可親、堅定不懈，都被這層薄紗隔開了。

這一切的變化，不只考驗著領導者的領導方式，是否能隨著情境而改變；更是磨練領導者的內心修煉，是否足夠穩定且擁有耐性和彈性，是否有以身作則讓團隊成員有所依循，打造的文化是否能隨機應變又不忘風險。

面臨的挑戰不只是在領導者本身的修煉，更是在於團隊的「人心不穩定性」、「行動不確定性」以及「成果不可預測性」等性質上，在遠距工作的模糊試鏡下被大幅放大。

這時，該如何帶領團隊保持向心力、往目標前進，就成了最重要的議題。

遠距領導黃金圈

如果我只能提出問題，卻沒有解答，那我就是在浪費你的時間，專案哪有什麼時間可以浪費的？

所以，廢話不多說，我會以「黃金圈法則」作為基本架構，並用親身的案例來說明如何在遠距的情況下，帶領團隊保持向心力、朝向目標、勇往前進。

這故事從2021 年 5月中，政府發布疫情三級警戒後，公司宣告居家辦公開始。

告訴團隊「WHY」，提高向心力、降低人心不穩定性

當時我們正在籌備一場論壇，但當宣告三級警戒後，不得不在最短時間內，轉換成線上論壇。

然而，早在宣告居家辦公前，內部已開始討論，轉為線上論壇的執行流程。

因為，早已習慣不斷強調，我們究竟是為了什麼長遠的目標而工作的。

當不斷強調這個長遠目標，就等於是讓所有同仁不斷聚焦在共同目標上，讓每個人心裡都有一個穩定且共同指向的地標。

這個地標牢牢緊抓著最長遠、偉大的願景，在不斷強化的過程中，所有人的心思、價值觀、任務目標都會自然朝著同一個方向前進。

也就是，讓同仁在「情感上」就已經認同願景，並認定自身任務的價值。

因此，在走向這個地標的過程中，一定會有各種狀況發生，因此，我們會都自發地，做好應對各種變化的心理準備。

建議團隊「HOW」，提供執行方針，降低行動不確定性

接下來，在別人還兵荒馬亂之際，我們就建立起粗略的執行程序，讓所有成員可以有所依據地執行自身的業務。

這樣的標準程序是讓任務進行時，所有可能發生的狀況都有個基本標準能夠參考，透過基準點的設定，也限制了風險的影響範圍。

於是，我們知道哪些事情該分配多少資源，從掌握資源的運用時間與消耗程度，領導者就能從源頭掌握工作進展。

而這也是讓每個人確認自己的工作需要哪些資源、還有多少時間完成，並且讓領導者有機會瞭解各成員面臨的困境，並及時地提供協助或決策。

因此，為了找出有哪些工作與流程需要執行，我們問自己以下問題：

1. 該用什麼方式宣傳論壇？該找什麼人合作來整合行銷？預算是否要調整？

2. 誰該用什麼方式聯絡哪些人？什麼時間聯繫？要留下哪些資料與資訊？

3. 誰該測試什麼技術？該用哪套線上會議系統？該如何降低參與者的進入難度？

4. 誰該準備什麼資料？該如何彙整資料？彙整之後，該透過什麼方式與各個講者互動？

5. 在執行的過程中，可能會出現什麼問題？由誰來處理？該如何應變？時間與節奏的掌握由誰來提醒所有參與者？

6. 會後的資料該如何彙整？該如何與不同的參與者聯繫以取得參與回饋？該透過什麼方式讓延續的業務可以推展出去？

這些問題就像是「顧客體驗歷程」一般，從內外不同角度廣泛地去思考，力求在最短時間之內，盡可能羅列出標準程序，提供一份可以遵循，但具有彈性的規則與規範。

而在這裡的重要關鍵是，身為領導者在平常與同仁相處時，是否展現具有動態調整做事方法、彈性調整規則的勇敢和氣度。

如此一來，同仁才敢在沒有主管當面允諾的情況下，在一定的風險與規範的範圍內，具有適度應對變化的能力。

這一切並不是單純掌握技巧就能達成的事，而是需要領導者在平常互動當中，持續展現相應的勇敢和勇氣。

確認產出「WHAT」，提高目標明確性，降低成果不可測性

最後，我們針對達成的目標，提出以下幾個問題：

1. 什麼樣的成果是可以被接受的？

2. 什麼樣的成果需要再找出改善方式？

3. 每個人負責的工作該如何做得更好？

4. 下一次論壇該如何辦理會有更好的效果？

明確描述量化的目標，並且將往下接棒的下一個工作都和同仁討論，讓所需達成的最終目標，得以在每個人心中扎根。

但在遠距工作時最讓擔心的，就是在達成目標的過程中，是否有看不見的風險正在發生？

因此，在設定最終目標時，不僅要顧及完成目標的可能性，同時也要考慮相對帶來的風險性。

譬如，這次論壇所採用的會議系統是否有資安的問題？這個問題是否需要被考量在內？如果真的發生了問題，我們是否有能力應對？

參與的人數是否達標？達標的標準該如何設定與統計？聯絡資料可在什麼情境之下合理、合法地被運用？個資的數位保存該如何處理？由誰來處理？

這些情境雖然在非遠距工作的時候，同樣是要考慮的事情，但因為遠距工作讓這些事項，變成需要信任同仁可以自行掌握得很好。

遠距工作成常態、遠距領導成修煉

我常說「領導是最嚴苛的自我修煉」，而遠距領導不只是嚴苛，更是「平日養成團隊信任」的嚴格考驗。

因為我們無法親眼看到同仁們專心致力工作的情境，只能保持信心與信任，相信所有人都能朝著相同方向前進，齊心協力共同的目標。

無論疫情如何變化，遠距工作與領導將會成為未來的常態，世界不只是平的，而是就在網路的另一端，透過各種軟體監控進度，也許是所有領導者期望我給出的答案，但那卻是錯誤方法。

因為沒有人希望工作的時候，不斷被訊息打斷，也沒有人喜歡老是要停下來，回答主管各種對工作沒有幫助的問題。

那些關心進度的詢問，只是為了降低領導者心中的不安，對工作只是個打擾與拖延。

如果你期望能從這篇文章中得到「如何監督團隊工作」的方法，那我想應該是讓你失望了。

因為在遠距工作中，我們需要的是同仁自主性、自發性地朝向目標前進，達成這點的最好方法，最好還是老話一句：「以身作則、帶心而不是帶人」。

讓我們通過網路、透過遠端，從「心」去感動、引領同仁前進吧！

以上文章同步刊載於「專案經理」12月號/2021【Project 最前線】，亦取得「專案經理」雜誌授權刊載於此。

【專案經理 12月號/2021】Build Team 建立高績效團隊
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