[Project最前線] 如何運用AI加速工作效率？

當生成式AI幾乎變成人工智慧的代名詞以來，越來越多人在討論該如何學習AI，彷彿一個不小心漏了什麼，就會被打入職涯深淵，一輩子無法翻身。

這股風潮不禁讓我回想起，30年前網際網路剛開始準備起飛的時代；也想起20年前電商席捲世界的年代；而才不過15年前，App才剛成為智慧手機的核心；然後，再隔了幾年，區塊鏈技術炒翻了全世界的電腦機房熱度。

這幾十年來的數位技術進步，將我們的生活帶往越來越科幻的日常生活，也許哪一天，我們會突然發現許多人已經習慣在家工作了，沒錯，即使是廚師也只需要遠端控制廚房內的機器人做菜了。

但是，回過頭來看看目前的生活，你也許會發現工作也許被逼著要用更新、更方便的工具來做，但在AI還沒取代人類大腦之前，我們仍然要肩負起「決定做什麼」的關鍵角色。

也許很久之後的某一天，AI也會接手「決定做什麼」，但到那個時候，人類也會再次進化（或退化）到扮演「決定採用什麼成果」的成果評估者了。

或許，有人會擔心這個進化（或退化）很快就會到來，因而對於「工作會被AI取代」的焦慮越來越高，而且這股聲音就像200年前工業時代初期一樣，將會越來越大聲、越來越引起各種團體的重視。

但是，200年前並沒有近乎無限延展的網際網路，也沒有像現代一樣，對於知識的傳播與學習有著豐富的經驗，並且隨著更多AI工具被開發出來之後，你就會漸漸發現：「當初花了大錢和時間去學AI，根本是浪費金錢和時間。」我會這麼說，其實是因為我們的生活中早就離不開各種AI技術了，只不過你沒發現而已。

先不談最常見的搜尋引擎和購物廣告推薦，還有排班排程系統（例：智慧生產設備）、大型運輸規劃系統（例：貨櫃運輸）、先進藥品研發（例：抗癌藥物），一直到電腦遊戲、美顏濾鏡、圖片去背、語音助理、語音與文字轉換、語言翻譯等等，背後都是不同的AI在提供服務。

因此，除非你想當衝在最前方的前浪，不然，只需要知道在對的時機用對的工具就好，也就是說我們只需要知道，如何選擇在不同的用途上採用對的工具，來加速工作效率就好。

資料統整

專案管理來說，在專案啟動時，最重要的是瞭解專案的最大價值是什麼。

以商業專案為例，會瞭解市場現況，並分析客戶、供應商、競爭對手、自身資源等因素，再將分析結論以簡報呈現給利害關係人，其目的就是要提出支持專案必要性的「實際證據」，但一般來說，這份工作需要花費龐大的心力、經驗與資料統整分析的時間，才能完成一份「還過得去」的報告。

但在生成式AI (簡稱 GenAI) 的蓬勃發展趨勢下，已經有各種AI平台可以解析結構與非結構式資料，包含網站、PDF、影片、圖像、聲音等等，並且創作出各種圖表、影片、文字、聲音、音樂，甚至是完整的簡報資料。

因此，我們可以將AI (例：ChatGPT) 當成自己的助理一樣，告訴它「該扮演的角色」、「你想要的資料內容」、「你期望的產出格式」等等的「提詞文」，讓AI幫你從海量的各種網站資料中，找出最適合、最支持專案的資料，根據你期望的資料和格式產出合適的報告。

而練習寫出適合的AI提詞文，將會是用AI產出報告的必要技術之一。

風險估算與報告產出

有了起始評估報告之後，我們就開始規劃專案；而在這個時期最重要的兩件事情就是：時程和資源，但是這兩件事往往是互相衝突的存在。

想要較短的專案時程，可能就需要更多的資源；較少的資源則可能造成較長的專案時程。而且在整個專案的執行過程中，專案經理通常都需要發揮協調溝通的技巧，讓適當的資源在對的時候加入專案，並且能夠與其他專案協調資源衝突。

因此，AI 在這個階段能扮演的角色就是時程規劃、資源排程和移動路徑規劃等等，例如：運輸規劃專案、自動化製造專案、投資專案。

甚至是產出客製化合約(例：生產查驗)、各種風險的財務損害估算(例：法務法遵)、收益估算(例：原料採購)、法規遵循要件(例：企業法遵)、規劃搜集環境資料 (例：碳排放量)等等，都可以透過適合的工具得到完整的即時資料，這樣的快速反饋、監控都能協助專案推進，並且成為未來的決勝關鍵。

提升專案品質與效率

當專案依照計畫開始運行之後，專案經理會因為專案類型的不同，而進入不同程度的監控模式，例如：站立會議、行動管理、定期與不定期的會議等等。

不管是哪種監控模式，大多數的情況下，都是行禮如儀的更新進度、檢查計劃細節、調整資源分配、因應可預知的風險狀況，但這些行動雖然在控制得宜之下，有助於取得適合的專案資源，並進而推動專案前進，但卻不一定有助於專案品質的提升，所以為了提升專案品質，可以思考如何導入AI來協助執行人員，將寶貴的精力用在最關鍵的事情上。

以我熟悉的軟體專案來說，近幾年透過AI來協助程式撰寫，已經不是什麼大新聞了；不管是程式指令的編寫建議、自動產生程式碼片段，或甚至是完整的小型程式。

現在只要在AI的協助下，許多在過去要花上一整天思索如何撰寫的程式，只要下一串合適的提詞文，AI就可以產生可直接使用的程式碼。例如：將投資組合的技術指標轉換為程式碼。

而且可見未來裡，每個人都要去適應「我的助手不是人」的情境，在各種AI融入日常的工具之後，光是Word、PowerPoint這兩個最普遍的文書工具，就會對每個人的工作效率帶來天差地別的改變。

同時，只要能在執行過程導入流程管理工具，並且將原本依靠人力彙整報告的流程，轉換為透過AI自動產生報表與報告，並進一步整合工具與流程後，專案經理就能將寶貴且有限的注意力，放在風險最大或最需要小心謹慎的關鍵點了。

專案經理的AI價值

這些技術技術雖然聽起來很方便，但是再強大的工具，也要執行人員願意採納與接受，專案主管必須協助每個參與者，一點一滴地將適合的工具融入到工作當中，並且配合實際的情況增加或刪減工具的使用方式與採用程度。

雖然在工具的採用初期，一定會有流程轉變的陣痛期，但只要能渡過這個時期，專案的品質與效率將會獲得大幅的提升，而這不只是老闆需要接受這樣過渡期，專案經理在轉型過程中必須領導、溝通、協調、鼓勵，協助團隊適應即將來到的未來。

如果你也同意AI將在未來扮演很重要的關鍵角色，那麼何不就從你開始做起？

現在就打開ChatGPT平台或其他AI平台，寫下你的提詞句：

「請以部門主管的觀點，告訴我，專案經理在AI時代能貢獻的最大價值是什麼？」

你可以試試看，將「部門主管」、「專案經理」與「提問內容」修改看看，將會得到許多很有趣的答案。

以上文章同步刊載於「專案經理雜誌」6月號/2024【Project 最前線】，
亦取得「專案經理雜誌」授權刊載於此。

👉【專案經理雜誌】2024年6月號：https://www.pm-mag.net/Magazine_Shop/Magazine_E_Detail.aspx?MOid=101

👉如何運用AI加速工作效率？：https://www.pm-mag.net/Article/Article_content.aspx?Tid=1497