【Project 最前線】專案管理的「溝」與「通」

每個專案中的「鴻溝」只需要加一點點的料，就能「互通」～

溝通是什麼？

你有沒有過這樣的經驗？在做整合性報告而向同事要資料的時候：「報告要交囉。」「什麼報告？喔，那個啊。案子都來不及了，哪有時間做，下禮拜再說。」

然後，下禮拜就變成下個月、下個月變成下半年、然後大家就都忘記交了，尤其是需要跨部門整合報告的時候，更是容易遇到。

在許多朋友圈裡，只要談到跨部門整合性報告的時候，大家的共同心聲都是「難搞。」；這個難搞不是報告書很難寫，而是很難跟每個部門及時拿到合適又正確的資料。

「跟他們要資料，就好像要他們老命一樣。」「都開會溝通好幾次了，還是拖超久。」「這不是每年都要做的嗎？怎麼都還是資料亂填亂給，頭好痛。」這些大概都是常看到的無奈委屈心裡話。

但其實不管是不是跨部門彙整報告或執行專案，只要是需要人與人之間互相達成共識合作的事，就離不開一次又一次的討論與交流，傳統上來說這就叫做「溝通」。

普遍認知的溝通誤區

看到這裡，你應該會覺得我在說廢話，「溝通不就是多討論、多交流，在大家建立起共同語言之後，就能更容易瞭解彼此的想法，然後進一步達成共識，皆大歡喜啊。」

老天鵝啊～事情有這麼簡單的話，那給每個人一杯茶、坐下來面對面聊一聊，那就不會有戰爭、每個人都能開心快樂、手牽手高唱世界大同了。

想法很美好、現實很殘忍，想也知道是不可能的事。

你想想看，當你和另一個人因為想法不同，而需要好好溝通的時候，多討論與多交流真的就能讓對方瞭解甚至接受你的想法嗎？還是會變得更爭鋒相對？你跟你的上司、你同事、你男友女友、你爸媽家人，真的都只要多討論與交流，就會達成共識嗎？

先不論雙方的個性差異可能有多大，我們應該思考一下，之所以會發現雙方意見不同，不就是已經有過好幾次討論與交流，才會知道有所不同？甚至發現差異很大？

這時候，要讓想法不同的兩個人達成共識，是繼續討論與交流嗎？為什麼談過這麼多次，還會有如此的差距呢？當然啦，我不排除這個差距會有縮小的可能性。

但如何讓你們倆個人能在感到安全、心甘情願的氛圍下，更快達成共識呢？你和對方之間的這條「鴻溝」，該如何跨越並「心意相通」呢？

在這裏，「信任」就是最重要的角色。

信任才是溝通的開始

你有沒有過這樣的經驗？當你信任一個人的時候，即使他的想法和你很不一樣，但你依然願意去思考，甚至採用對方的想法。

我想每個人都有過這樣的經驗，也許是你的爸媽兄弟姊妹、祖父母、家人，也許是你的恩師或你崇拜的偶像，或是你的另一半。

但即使在最信任的人面前，我們還是會有想法和意見不同的時候，而在這個彷彿被雷打到的那一刻，任何人都還是會閃過一個念頭：會不會他說的才是對的？

我在這裡不是要勸大家那句老話：「要站在對方的立場去思考」，而是希望告訴你，在這句話背後沒說的重要前提：只有在你信任對方的時候，才會比較願意站在對方立場上去想。

什麼叫做信任對方？也就是與對方相處的時候，你會感到自在與安全，知道對方不會傷害你，甚至願意保護你、為你著想。

如果你有孩子（毛小孩也算），就會感受到總有某些時刻，你是被孩子完全信任的。你知道在那當下，孩子的感受是什麼呢？對，就是自在與安全，他知道你不會傷害他、願意保護他、為他著想。而這就是信任。

回過頭來想想，在專案裡的信任不也是如此嗎？你會不會願意和一個讓你感到自在安全、為你著想的人，針對不同意見盡力達成共識呢？

我相信會的，至少我很樂意如此，因為這就是互相扶持、互相協助的真正意義，想要做好專案，不就是要和團隊擁有這樣的氛圍與共識嗎？

小專案如此，大專案如此，跨部門、跨公司甚至跨國的巨型專案更是如此。

怎麼做可以建立信任？

還記得在某次會議中，我和同仁們談到要如何做好跨部門溝通的時候，大概十個裡有九個都苦笑著跟我說：你講得很簡單，但要實際做到卻很困難。在那當下，我只笑笑地沒再說些什麼。

的確，如果我光是告訴你：信任是溝通的開始，所以，你要去取得彼此的信任。然後就在這裡跟你說「掰掰，我們下回見」，你大概看到這裡，就會覺得世界上又多了一個愛說廢話的「自以為是的專家」，然後快速翻頁跳過，以後看到我的名字就打個叉叉。

為了不讓我臉上多兩條斜線，也為了讓你能瞭解建立信任沒那麼難，你可以先想想，為什麼對方願意信任你？而在什麼情況下，你會信任對方？對方做了什麼事，讓你願意信任他？

為了回答這個問題，請先停下來慢慢想一想，別急著往下看答案。

想好了嗎？答案其實很簡單，就是當你感受到對方對你的善意，而且這個善意彷彿是無時無刻都存在的時候，你就會願意信任對方。

另外，也回想一下，當你向別人傳達善意的時候，你是怎麼做的呢？當感受到善意的時候，別人是怎麼對你的呢？

答案也很簡單，因為這時候你會談論對方的好，不帶著特定目的性，稱讚對方真正做到的好事；你想想，如果別人這樣對你，你會不會感受到對方的善意？你是否願意更信任對方一點呢？答案是肯定的。

所以，回到企業與專案情境來看，要讓你和同事彼此信任，是不是就簡單多了？你可以觀察對方達成的大小工作成就，並不帶目的性地，在他背後稱讚他的好或是在工作上幫助你的大小事。

當你做到這點的時候，就已經開啟了一扇通往信任的大門。

只需要不論階級高低，幫每個人宣傳他真正達成的大小成就，真心地持續這樣做，在人前人後說真話、說好話的你，你認為別人會怎麼看你呢？對方會怎麼看你呢？

好人？值得信任的人？還是馬屁精？虛偽的人？

這些都不用擔心，只要你傳達的是真實做到的成就與好事，那些試圖傷害扭曲你的人，都會被自己射出的口吐芬芳，插得全身都是箭。

當大家知道跟你合作時的好表現、幫助過你的事，你都會幫他宣傳的時候，信任就會以你和團隊為核心擴散開來。

如此一來，不僅能靠著信任，跨過彼此間的那道「鴻溝」來「互通」雙方的想法與意見，而且當互相信任的時候，共同達成的共識與成果，也就會更加穩固與長久。

看到這裡，你相信我說的話，是真心地為你好嗎？不，千萬不要現在就相信我。因為我還不認識正在看這篇文章的你，也還不知道你的好，也還沒跟別人談過你有多好，所以，你還感受不到我的善意，因此還不會真的信任我。

但也許，你可以從自己向別人傳達善意開始。然後漸漸地會發現，周圍開始有更多的信任和好運向你奔湧而來。

這就是建立在信任上最有效的溝通。

以上文章同步刊載於「專案經理」6月號/2023【Project 最前線】，亦取得「專案經理」雜誌授權刊載於此。

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