Зачем организации электронный архив и как выбрать ИТ-решение для его создания?

По наблюдениям Docsvision, актуальная задача при автоматизации документооборота сегодня — это создание электронного архива. Какие потребности на самом деле скрываются за этой задачей и как их оптимально решить, ответим в этой статье.

Какие бизнес-задачи решает электронный архив?

Из опыта Docsvision, все запросы на создание электронного архива можно разделить на 4 группы.

1. Перевод в электронный вид всей бумажной документации, накопленной в организации за многие годы, с целью повышения доступности документов, обеспечения сохранности именно бумажных документов. Не всегда бумажные документы уничтожаются после перевода данных в архив. Согласно нормативным требованиям, часть документов должна храниться именно в бумажном виде. Электронный архив минимизирует непосредственно физическую работу с документами, обеспечивая им большую сохранность. Поэтому в таких проектах необходимо автоматизировать не только работу с электронными документами, но и процедуры традиционного архивного делопроизводства: учёт номенклатур, томов, дел и их описей, процедуры экспертизы ценности и пр.

Пример из практики. ПАО «Ростелеком» в Уральском регионе объединил в электронный архив 1,5 млн договоров, не отказавшись от хранения бумажных документов. Однако, сотрудники сократили время на поиск нужных документов до 3 сек. Ранее, без единой системы хранения, поиск нужных документов требовал больших временных трудозатрат, так как приходилось открывать множество Excel-файлов в поисках нужных сведений.

2. Запрос на автоматизацию работы с документами определённого типа и организацию хранения может поступить от руководителей функциональных подразделений. Так внутри организации может быть создан архив финансовых и бухгалтерских документов, конструкторской, технологической или проектной документации. Организовать хранение документов технологического обслуживания и ремонта, документации системы менеджмента качества и так далее. В этом случае требуется создать приложение, поддерживающее работу с бумажными и электронными документами, обеспечивающее их юридическую значимость, сложившуюся в организации бизнес-логику обработки, и интегрированное с другими учётными системами. В результате в организации образуется не только архив выделенного направления, а автоматизированная система создания, обработки и хранения документов.

Пример из практики. В компании «Центр финансовых технологий» электронный архив первичных финансовых документов значительно упростил для сотрудников бухгалтерии подготовку и отправку отчётности в ответ на запросы контролирующих органов (ФНС) через СБИС.

3. Организация долгосрочного хранения электронных документов, созданных в различных приложениях и бизнес процессах согласно рекомендациям Росархива, требует от электронного архива функций по формированию контейнеров долгосрочного хранения, поддержке механизмов пролонгации документов с юридической силой, реализации протоколов передачи данных в государственные электронные архивы и пр. Единая нормативная база для таких архивов ещё формируется. После установления нормативных требований можно ожидать роста спроса на решение подобных задач.

Электронный архив может решать задачи долгосрочного хранения документов, оперативного доступа к данным и оптимизации процессов внутри функциональных подразделений. Эти задачи можно решать по отдельности, а можно объединить в один комплекс.

4. В рамках реализации корпоративной ИТ-стратегии все вышеперечисленные потребности сводятся к созданию единой платформы для электронного архива. В таких компаниях создаётся общая инфраструктурная платформа для единого электронного архива, с которой интегрируются решения для различных групп (финансы, проекты).

Преимущества создания единой платформы для электронного архива:

• Экономия на стоимости базового программного обеспечения и сокращение издержек на оборудование и техническое сопровождение системы, по сравнению с использованием различных программных платформ от различных поставщиков для реализации отдельных задач;
• Лёгкое обучение пользователей в системе, благодаря единому интерфейсу различных функций;
• Централизованное хранение всех документов организации в единой логической базе данных позволяет создать базы знаний и использовать накопленные данные для систем машинного обучения и применения искусственного интеллекта в различных контекстах.

Чтобы оценить пригодность платформы для создания единого централизованного архива организации, можно проверить её характеристики по чек-листу.

Чек-лист для проверки платформы на возможность создания единого централизованного архива:

• Средства оптимизации стоимости хранения контента в архиве и реализация различных стратегий обеспечения резервного хранения и восстановления данных системы;
• Поддержка инструментов захвата документов (Capturing), включая потоковое сканирование документов и форм, добавление документов, полученных по электронной почте и по другим каналам обмена информацией;
• Поддержка работы с разнообразным контентом: документами различного формата, сканами, медиаданными и структурированной информацией различного вида;
• Безопасность (защита информации и разграничение прав доступа), поддержка различных моделей безопасности — дискреционной, мандатной, контекстно-ролевой;
• Управление метаданными и структурой документов, возможность формировать различные учётные формы карточек документов;
• Поддержка всех видов поиска документов: атрибутивного и полнотекстового. Поддержка современных технологий семантического и интеллектуального поиска;
• Различные способы структуризации информации в архиве, создания классификаторов, тегирование документов и пр.;
• Средства групповой разработки и согласования документов;
• Журнализация и контроль истории обработки информации, в частности, ориентированные на применение технологий Process mining к накопленным в системе данным;
• Реализация различных правил уведомлений и напоминаний для пользователей системы в контексте конкретных задач их обработки;
• Наличие подсистемы BPM, подсистемы управления процессами обработки контента для поддержки различных регламентов обработки документов и формальных требований (комплаенсов) к обработке документов в организации;
• Комплекс функций по работе с юридически значимыми электронными документами — поддержка всех видов электронных подписей и интеграция с операторами ЭДО;
• Возможность построения отчётов и аналитика для анализа контекстов и процессов обработки и использования документов;
• Средства интеграции c другими прикладными системами и приложениями, наличие средств программного расширения в платформе;
• Организация доступа пользователей к системе с различных устройств — из браузера, мобильных приложений.

Дополнительно на базе платформы должны быть реализованы готовые модули для долгосрочного хранения электронных документов (3 тип архива) и средства поддержки регламентов классического архивного делопроизводства (1 тип архива). Также должны быть реализованы прикладные решения для различных функциональных архивов второго типа.

Конечно, при таком подходе существенно повышаются требования к средствам масштабирования и обеспечения надёжности платформы, к наличию высокоуровневых инструментов разработки и настройки системы. Ещё несколько лет назад этим требованиям соответствовали только ECM-системы от лидеров мирового рынка. За последние годы отечественные системы продемонстрировали рост функциональных возможностей и также могут решать все перечисленные выше задачи.

Стоимость внедрения электронного архива в организации зависит от различных параметров. Рассчитать стоимость проекта для своей организации вы можете на сайте docsvision.com в описании решения «Электронный архив» или по ссылке.