История о том как расчет эффекта помог оптимизировать проект
В прошлый раз мы обсуждали оценку эффекта от архива ТОиР.
Сегодняшняя история не о том как посчитать эффект, в данном случае все очень просто считается, не нужны даже никакие экспертные или нормативные коэффициенты.
Однако мы увидим как расчет эффекта помог из убыточного проекта сделать прибыльный, достигнув при этом всех поставленных целей. Начнем.
Портрет заказчика
- Региональная сеть магазинов строительных и хозяйственных товаров (около 20 локаций)
- Цель проекта — снизить трудозатраты на предоставление товарных документов по запросам ФНС, других контролирующих органов и судов
- Решение — создание электронного архива товарных документов
- Руководитель проекта — финансовый директор
Методика оценки эффекта
Проще всего оценить “в лоб” — посчитать стоимость процессов до автоматизации и после нее. Разница стоимостей — экономия.
Процессы до внедрения:
Art-Trade — торговая программа, используемая заказчиком для детального учета поступления и реализации товара.
Документы поступают вместе с товаром в магазин, данные вводятся в Art-Trade, документы отправляются в головной офис, вручную сверяются с 1С:Бухгалтерией (по суммам, без детальных данных по позициям), после чего архивируются в бумажном архиве.
При поступлении запроса их вручную ищут в архиве, сканируют, записывают на флешку и отправляют в источник запроса.
Процессы после автоматизации:
Теперь все документы сканируются в магазине, сканы сохраняются на файловом сервере. Затем происходит распознавание и документ помещается в электронный архив. Бумажный архив сохраняется, поскольку товарные документы по закону необходимо хранить до 5 лет. Процесс регистрации упрощается, поскольку запросы обрабатываются в электронном архиве.
Мифы о расчетных эффектах
В этом проекте, как и в ряде других, проявляются укорененные в сознании многих заказчиков мифы о расчетных эффектов. Вот два наиболее распространенных:
1. Не надо учитывать трудоемкость с накладными расходами.
Логика заказчика — такой статьи затрат нет, нечего и учитывать. Но накладные расходы — РЕАЛЬНЫЕ и не учитывать их нельзя.
2. Нам тут посчитали эффект а где он? Так всегда и бывает — в расчете эффект есть а в жизни его нет.
Экономический эффект не поступает на расчетный счет в виде денег. Его мало посчитать — надо еще взять. Например уволить или переместить высвобождающихся людей или сдать в аренду освободившиеся офисные площади. Планируя проект надо не только посчитать эффект но и придумать как его взять в реальности. Это проблема за границами оценки, но от этого она не становится менее реальной.
Первый результат расчета
Расчет проводился на основе данных о трудоемкости имеющихся процессов, предоставленных заказчиком. Накладные расходы не учитывались.
Результат — рост затрат на 873 тысячи рублей в год.
Это плохо?
Не обязательно. Обработка запроса стала дешевле на 775 тысяч рублей в год, а именно эту цель и ставил заказчик.
Что же произошло? А очень просто — затраты учетного подразделения реально снизились, причем значительно. А выросли затраты магазинов — продавщицам добавили трудоемкости сканировать документы. Понятно они не пришли в восторг. И директора магазинов тоже не пришли. А ведь человеческий фактор преодолеть труднее всего. При сканировании возникли многочисленные ошибки операторов, в результате распознавание не срабатывало, приходилось руками править данные уже в бухгалтерии. Общая идея “с мест” — ничего не работает! Разобрались и преодолели сопротивление.
Поучительный вывод — часто конфигурация проекта оказывается направленный на получение выгоды в одном месте ценой убытков в другом. Это надо контролировать. Рассчитать эффект заранее — лучший способ.
Второй вопрос — можно ли оптимизировать проект и сделать его выгодным для компании в целом?
Оказывается можно. Для этого надо исключить ручную сверку документов с 1С. Чтобы гарантировать результат автоматической сверки нужно распознавать не только суммарные цифры накладной но и все позиции. Если посчитанные суммы с 1С — накладная 100% правильно обработана. Если не сошлись — необходимо участие бухгалтера.
Сделали простой расчет трудоемкости сверки.
Затраты на сверку оказались очень серьезными — более 2 млн руб в год! Кремовым покрашен расчет эффекта в зависимости от доли автоматически распознанных документов. Даже при 50% правильно распознанных документов этот эффект перекрывает рост затрат, полученный при первом расчете.
А еще оптимальнее можно?
Можно конечно — давайте посмотрим на структуру эффекта:
Наибольший “вклад” в отрицательный эффект вносит тотальное сканирование всех документов на МФУ, установленных в магазинах.
А что если сканировать документы на специализированном потоковом документ-сканере. Заодно и распознаваемость вырастет. Такой сканер стоит 130 тысяч руб. Но общая трудоемкость сканирования на нем составляет всего 157 чел/час в год, что соответствует 43 тысячам рублей против двух миллионов при использовании МФУ. Годовой эффект только на этой статье позволяет оснастить все локации магазинов потоковыми сканерами.
Еще одна возможность экономии — перенести бумажный архив, который теперь не нужен для обработки запросов из офиса в складское помещение.
Это дает еще 270 тыс. руб. в год (используется офисное помещение 100 м.кв., арендные ставки брались из регионального сайта предложений по коммерческой аренды)
Ну и наконец давайте все-таки включим накладные расходы, возьмем норму 100%, вполне реально.
Вот что в итоге получается с эффектом с учетом этих изменений
Годовая экономия от проекта в этой конфигурации при этом составит 5,595 млн.руб.
Инвестиции в проект:
Срок окупаемости 0,48 года.
Проект-то оказывается выгодный!
Выводы
Необходимо изменить конфигурацию проекта:
- Реализовать сканирование на потоковом документ-сканере
- Реализовать распознавание и автоматическую сверку документа с 1С
Правильный учет накладных расходов повышает оценку эффекта вдвое и сокращает срок окупаемости до полугода.
Выводы из выводов
- Оценка эффекта — важнейший инструмент планирования и управления проектом
- Считать эффект нужно при планировании проекта, и по его структуре определять конфигурацию решения и основные требования к ней
- Завершив первую очередь проекта надо актуализировать расчет и дополнить его экономической оценкой дальнейшего развития системы
Материалы к статье
Excel с расчетом, презентация к вебинару. https://1drv.ms/u/s!AtzaeNJEzRgR2y0sRdI4IziCaPWc?e=LwPtoj
Запись вебинара
https://youtu.be/U04rI-D5ULc
