Нескучная экономика ECM. Архив ремонтной документации ТОиР.
В прошлой статье мы рассматривали подходы к расчету эффекта архива первичной учетной документации — “архив первички”. Эта задача так или иначе присутствует в деятельности любого предприятия, для многих, в силу масштаба, несет за собой серьезные риски и имеет хороший потенциал эффекта автоматизации.
Сегодня мы выбрали другую тему — архив документации служб технического обслуживания и ремонта (ТОиР).
Что такое ТОиР?
Техническое обслуживание и ремонт (ТОиР) — технологические операции и организационные действия по поддержанию работоспособности оборудования и инфраструктуры производственного предприятия.
Архив ТОиР — структурированное хранилище конструкторской и ремонтной документации оборудования и инфраструктуры. Обслуживается архивариусами.
Пользователи архива ТОиР:
- Службы ПТО на промышленных объектах
- Службы эксплуатации на промышленных объектах
- Инженерные службы управляющей компании
Процессы ТОиР характерны для производственных компаний любых отраслей промышленности — от пищевой до машиностроения и энергетики.
В качестве примера рассмотрим проект архива в распределенном энергетическом холдине, реализованный компанией Digital Design.
Подробная информация о проекте и решении доступна в записи вебинара, проведенного 4 февраля 2019 года.
Далее мы сосредоточимся на экономике проекта и посмотрим на структуру эффекта.
Параметры заказчика:
- Объединяет более 50 электростанций в четырех субъектах РФ
- Включает несколько дочерних и зависимых обществ
- Совокупное количество пользователей архива — 370 специалистов
Оценка экономического эффекта архива ТОиР
В качестве источников эффекта рассматривались процессы использования документов из архива, наиболее “пострадавшие” от работы с бумажным архивом:
- Поиска и получения документов пользователями архива (перечень пользователей см. выше)
- Изготовление копий документов для работы (оригинал остается в архиве)
- Подготовка ремонтной документации (наряда на конкретное обслуживание) и планирование ремонтов
Снижение трудоемкости сотрудников архива не рассчитывалось, поскольку заказчик не планировал сокращение их численности.
Результаты расчета
Ссылка на файл Excel см. ниже. Поля, в которых можно менять цифры, “поиграть” различными факторами выделены кремовым цветом и жирной рамкой.
Приведу тут только финальные цифры
Стоимость и сроки включают два варианта — с учетом и без учета затрат на ретроконверсию (сканирование бумажных документов в электронные).
Конечно стоимость проекта сильно зависит от масштабов, сложности и функциональности решения. Здесь приведены цифры по одному и тому же проекту. Стоимость ретроконверсии выделена, поскольку в ряде случаев заказчик берет эту работу на себя, и распределяет ее между сотрудниками архива, не создавая, тем самым, дополнительных затрат.
Выводы
Посмотрим на структуру экономического эффекта.
Видно что эффектом на автоматизации подготовки ремдокументации можно пренебречь, в выбранном масштабе его даже не видно.
Очевидно что наибольший эффект попадает на процесс получения необходимых документов из архива (сюда относится как поиск так и копирование). Сразу можно сказать что требования этого процесса должны быть приоритетными, любое увеличение эффекта здесь сильно влияет на окупаемость.
Это хорошо демонстрирует важность расчета эффекта для определения приоритетов проекта и отбора поставщика из “короткого списка” альтернатив. Ясно что такой расчет надо делать при первоначальном планировании проекта, до формирования требований к конкурсной документации. Было бы правильно ограничить детальные требования в конкурсной документации одним этим процессом, а остальные процессы просто перечислить. Это упростит работу с заявками и отбор претендентов на проект.
В дальнейшем этот расчет надо актуализировать на каждом этапе проекта и через год после начала промышленной эксплуатации — будут четкие критерии направлений дальнейшего развития системы.
В файле Excel можно рассчитать и дополнительные эффекты, связанные с конкретным проектом. Из них наиболее перспективными могут оказаться снижение рисков
- Внеплановых простоев оборудования
- Срочных закупок
Важно при этом учитывать долю этих рисков вызванную именно неактуальностью или отсутствием документов в архиве.
Ссылка на материалы
Таблица расчета, Методика, Презентация вебинара
Ссылка на запись вебинара.
У вас совершенно другой случай?
Давайте обсчитаем его вместе, обращайтесь. Мне это тоже интересно :)
