Нескучная экономика ECM. Архив ремонтной документации ТОиР.

В прошлой статье мы рассматривали подходы к расчету эффекта архива первичной учетной документации — “архив первички”. Эта задача так или иначе присутствует в деятельности любого предприятия, для многих, в силу масштаба, несет за собой серьезные риски и имеет хороший потенциал эффекта автоматизации.
Сегодня мы выбрали другую тему — архив документации служб технического обслуживания и ремонта (ТОиР).

Что такое ТОиР?

Техническое обслуживание и ремонт (ТОиР) — технологические операции и организационные действия по поддержанию работоспособности оборудования и инфраструктуры производственного предприятия.
Архив ТОиР — структурированное хранилище конструкторской и ремонтной документации оборудования и инфраструктуры. Обслуживается архивариусами.
Пользователи архива ТОиР:
- Службы ПТО на промышленных объектах
- Службы эксплуатации на промышленных объектах
- Инженерные службы управляющей компании

Процессы ТОиР характерны для производственных компаний любых отраслей промышленности — от пищевой до машиностроения и энергетики.

В качестве примера рассмотрим проект архива в распределенном энергетическом холдине, реализованный компанией Digital Design.

Подробная информация о проекте и решении доступна в записи вебинара, проведенного 4 февраля 2019 года.

Далее мы сосредоточимся на экономике проекта и посмотрим на структуру эффекта.

Параметры заказчика:

  • Объединяет более 50 электростанций в четырех субъектах РФ
  • Включает несколько дочерних и зависимых обществ
  • Совокупное количество пользователей архива — 370 специалистов

Оценка экономического эффекта архива ТОиР

В качестве источников эффекта рассматривались процессы использования документов из архива, наиболее “пострадавшие” от работы с бумажным архивом:

  • Поиска и получения документов пользователями архива (перечень пользователей см. выше)
  • Изготовление копий документов для работы (оригинал остается в архиве)
  • Подготовка ремонтной документации (наряда на конкретное обслуживание) и планирование ремонтов

Снижение трудоемкости сотрудников архива не рассчитывалось, поскольку заказчик не планировал сокращение их численности.

Результаты расчета

Ссылка на файл Excel см. ниже. Поля, в которых можно менять цифры, “поиграть” различными факторами выделены кремовым цветом и жирной рамкой.

Приведу тут только финальные цифры

Результаты расчета экономического эффекта
Стоимость проекта и сроки окупаемости

Стоимость и сроки включают два варианта — с учетом и без учета затрат на ретроконверсию (сканирование бумажных документов в электронные).
Конечно стоимость проекта сильно зависит от масштабов, сложности и функциональности решения. Здесь приведены цифры по одному и тому же проекту. Стоимость ретроконверсии выделена, поскольку в ряде случаев заказчик берет эту работу на себя, и распределяет ее между сотрудниками архива, не создавая, тем самым, дополнительных затрат.

Выводы

Посмотрим на структуру экономического эффекта.

Структура эффекта

Видно что эффектом на автоматизации подготовки ремдокументации можно пренебречь, в выбранном масштабе его даже не видно.

Очевидно что наибольший эффект попадает на процесс получения необходимых документов из архива (сюда относится как поиск так и копирование). Сразу можно сказать что требования этого процесса должны быть приоритетными, любое увеличение эффекта здесь сильно влияет на окупаемость.

Это хорошо демонстрирует важность расчета эффекта для определения приоритетов проекта и отбора поставщика из “короткого списка” альтернатив. Ясно что такой расчет надо делать при первоначальном планировании проекта, до формирования требований к конкурсной документации. Было бы правильно ограничить детальные требования в конкурсной документации одним этим процессом, а остальные процессы просто перечислить. Это упростит работу с заявками и отбор претендентов на проект.

В дальнейшем этот расчет надо актуализировать на каждом этапе проекта и через год после начала промышленной эксплуатации — будут четкие критерии направлений дальнейшего развития системы.

В файле Excel можно рассчитать и дополнительные эффекты, связанные с конкретным проектом. Из них наиболее перспективными могут оказаться снижение рисков

  • Внеплановых простоев оборудования
  • Срочных закупок

Важно при этом учитывать долю этих рисков вызванную именно неактуальностью или отсутствием документов в архиве.

Ссылка на материалы

Таблица расчета, Методика, Презентация вебинара

Ссылка на запись вебинара.

У вас совершенно другой случай?

Давайте обсчитаем его вместе, обращайтесь. Мне это тоже интересно :)

Docsvision

Docsvision — помогаем управлять документами и…

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store