Переход на безбумажный документооборот — необходимый шаг на пути цифровой трансформации бизнеса

Выгоды от перехода на безбумажный документооборот очевидны. Прямая экономия на бумагу, печать и в первую очередь на почтовые услуги, хоть и дает существенную экономию при отказе от большого объема бумажных документов, но далеко не самый главный фактор.

Гораздо больший потенциальный эффект дают качественные изменения в процессах обработки документов при отказе от бумаги. Тут самое место вспомнить про пресловутую цифровую трансформацию.

Это сочетание слов вызывает у нас целый ряд ассоциаций — искусственный интеллект, машинное обучение, интернет вещей, большие данные, блокчейн и тому подобные модные штуки. Однако суть и основу цифровой трансформации составляют отнюдь не эти технологии. Для того чтобы их можно было применить, необходимо выстроить соответствующую инфраструктуру. И именно создание этой инфраструктуры и есть суть процесса цифровой трансформации.

Цель этой новой инфраструктуры — решить три главные задачи:

· Максимальное сокращение нетворческого и неэффективного труда, и замещение людей для всех подобных типов работ роботами. Это касается как изготовления физических изделий, так и в работы с информацией.

· Максимальное сокращение зазоров между различными этапами процессов производства и обработки информации. Реальное воплощение концепции Just in Time. Это позволит максимально сократить как продолжительность процессов, так и снизить объемы материалов незавершенного производства и вообще ресурсов, вовлеченных в производство.

· Максимальное информационное сопровождение всех процессов. Должна сохраняться вся информация о ходе процесса, кто, когда, что делал, сколько было потрачено времени и других ресурсов и т.д. Эта информация и есть те самые большие данные, необходимые для того, чтобы использовать их для оптимизации процессов, в частности для обучения роботов, которые смогут заменить неэффективный труд человека.

Технологии IoT, AI и ML и даже пресловутый BlockChain являются всего лишь отдельными элементами этой инфраструктуры, применимыми в тех или иных контекстах.

Совершенно очевидно, что в контексте описанных задач бумажные документы выглядят как что-то совершенно архаичное. Это каменный век, никакая цифровая трансформация просто невозможна до тех пор, пока у нас в организации курсируют бумажные документы.

1. Работа с бумагой — это та самая рутинная и крайне неэффективная деятельность, которая несовместима с процессами цифровой трансформации. К обработке бумажных документов невозможно применить искусственный интеллект и как-то роботизировать их обработку.

2. Работа с бумагой безумно медленная. Даже в одной организации между соседними столами документ может передаваться часами, мы уже не вспоминаем про услуги Почты России. Электронный обмен практически мгновенный, и зазоры между этапами обработки документов ничтожны.

3. Почти невозможно накопить детальную информацию о ходе обработки бумажных документов. Это касается как истории изменения содержимого документа, так и характеристик хода процессов его обработки.

Самое нелепое, что сегодня абсолютное большинство документов изначально создаются в электронном виде, но затем переводятся в бумажный вид для обмена, обработки и придания им юридической значимости. А потом опять переводятся в электронный вид, а процессы это перевода достаточно медленные и дорогостоящие.

При переходе на безбумажный обмен можно не только повысить эффективность процессов обработки документов, но и вывести их на новое качество, постепенно переходя от неструктурированных документов ко все более и более структурированным, существенно более пригодным для машинной обработки.

К счастью, сегодня уход от бумаги в абсолютном большинстве случаев уже возможен. Для этого нужна воля и определенные знания. Этими знаниями мы и намерены поделиться серии статей, посвящённых проблематике перехода на безбумажные технологии.