Почему мы не переходим на безбумажный документооборот и чего нам ждать в будущем (часть 2)

Продолжаем обсуждать проблемы перехода на безбумажный документооборот и возможные их решения. Ссылка на предыдущую публикацию.

Итак, следующие по значимости и сложности преодоления проблемы.

Проблема 3. Отсутствие механизмов определения области действия ключа (электронных доверенностей, полномочных сертификатов и т.п.).

Ограничение срока действия ключей ЭП — это не единственная сложность в их использовании. Возможно, еще более существенной проблемой является то, что, в отличие от собственноручной подписи, которая одна на все виды документов и направлений деятельности, каждый электронный ключ имеет свою область действия. Есть ключи для персонального использования (например, для использования госуслуг гражданами), есть ключи для конкретного сотрудника организации. В сертификате каждого ключа содержится идентификатор области его применения: например, для того или иного вида госзакупок, для подписи документов, передаваемых оператором ЭДО и т.д. Это просто числовой идентификатор, и каждая служба потребует именно ключ, имеющий соответствующий идентификатор. Каждому сотруднику организации необходим набор ключей, соответствующих всем направлениям его деятельности, то есть ключей в пределе может быть много, каждый имеет собственный срок действия, и стоимость ключей для различных видов деятельности может отличаться на порядок. Другая проблема в том, что право использовать ключи должно юридически оформляться — сейчас для этого используются обычные доверенности, и желательно в момент использования ключа проверить наличие права его использования. В общем, при переводе всех процессов организации в безбумажный вид возникают сложности по части наличия необходимого набора работающих ключей у пользователя и контроля прав выполнения тех или иных операций — наличия доверенностей. Управлять этим сложно, а текущие механизмы использования идентификатора эти проблемы решить не позволяют. Есть различные технические способы решения этой проблемы — такие, как атрибутивные или полномочные сертификаты, оформление электронной доверенности, создание единого реестра зон ответственности и пр.

Чего ожидать? К сожалению, никаких существенных сдвигов в этой области, по нашим сведениям, не предвидится. В новом проекте ФЗ-63 только законодательно разделяется подпись физического и юридического лица, которая может быть, в свою очередь, персонифицированной и не персонифицированной (для выполнения сервисных операций). А также определяется специальный порядок оформления и использования ключей для лиц, замещающих государственные должности. Ничего радикального.

Вывод: До решения этой проблемы на нормативно-законодательном уровне придется строить частные решения в рамках корпоративной СЭД, которые обеспечат учет ключей, определение зон их действия в рамках тех или иных бизнес-процессов, с учетом идентификаторов ключей и другой дополнительной служебной информации. Формировать записи о наличии доверенностей и пр. Иными словами, без развитой системы документооборота решить эту проблему не получится.

Проблема 4. Отсутствие четких нормативных требований по долгосрочному хранению электронных документов и передаче их в архив.

Эта проблема, к счастью, касается относительно небольшой части документов — тех, которые необходимо хранить более 14–15 лет (срока действия сертификата УЦ и сервиса Штампа времени). Есть различные технологические подходы к организации долгосрочного хранения и обеспечения читаемости электронных документов — такие, как перештамповка, юридически значимое снятие ЭП, обязательный перевод документа в обеспечивающий долгосрочное чтение формат (например, PDF/A) и т.д. Однако сегодня не существует нормативной базы, закрепляющей какие-либо из этих правил и, что самое главное, не разработан формат и регламент передачи таких документов на хранение в государственные архивы.

Чего ожидать?

Работа над этими нормативами ведется давно и есть проекты, подготовленные разными ведомствами. Но сегодня мы имеем основания надеяться, что эта работа будет доведена до конца, иначе о какой цифровой трансформации можно говорить?

18.04.2019 Минкомсвязи выпустило приказ № 155: «Об утверждении детального плана-графика реализации государственной программы Российской Федерации «Информационное общество»» на 2019 год и на плановый период 2020 и 2021 годов, в котором есть 2 важных для нас пункта:

· Контрольное событие 4.D6.9.2: Определен порядок долговременного/постоянного хранения массивов электронных документов в неизменном состоянии, в том числе с использованием современных “облачных технологий”. Платформа ЦХЭД введена в опытно-промышленную эксплуатацию — 31.12.2020

· Контрольное событие 4.D6.9.3: Платформа ЦХЭД введена в эксплуатацию — 31.12.2021

К сожалению, наличие приказов, тем более всего лишь на уровне министерства, не гарантирует их исполнения, но на сей раз для этих пунктов определено достаточное (на наш взгляд) финансирование и определены ответственные исполнители. Так что будем ждать, надеяться и посильно участвовать в реализации этих пунктов.

Выводы: Ждем контрольного события 4.D6.9.2, а пока спокойно храним документы, заверенные УУКЭП (об этом в следующем выпуске). Если даже если этого события не произойдёт, то за 14 лет эта проблема точно разрешится.

Продолжение следует!