Почему мы не переходим на безбумажный документооборот и чего нам ожидать в будущем (часть 1)

Выгоды отказа от бумаги, надеюсь, всем очевидны! В «эпоху цифровой трансформации» как-то даже странно говорить о бумажных документах, и, тем не менее, существенная часть документов до сих пор обрабатывается в бумажном виде.

Безусловно, субъективный фактор — косность, нежелание изменений, преувеличение рисков, а также отсутствие достаточной и однозначной практики принятия судебных решений в отношении безбумажных документов — является основным тормозом. Но есть и целый набор объективных обстоятельств, которые делают невозможным или крайне затруднительным перевод тех или иных документов в безбумажный вид. Сегодня мы рассмотрим эти препятствия и обсудим перспективы возможности их преодоления.

Мы выделили 7 наиболее критичных факторов.

Проблема 1. Необходимость оформления бумажных документов. Это безусловно самый непреодолимый фактор. Законодательство и различные отраслевые регламенты в явном виде требуют оформления и хранения документов в бумажном виде с соответствующими формами придания им юридической значимости (собственноручной подписи, печати и пр.). Наибольшая проблема сегодня — это кадровый документооборот, поскольку, согласно трудовому законодательству, большее количество документов кадрового делопроизводства (трудовой договор, предупреждение о расторжении договора, объяснительные записки и др.) должны оформляться в бумажном виде. А это заметная часть документооборота любой организации. В Трудовом Кодексе обмен электронными документами предусмотрен только для дистанционных работников.

Чего ожидать? К сожалению, ситуация в этой области меняется очень медленно, но определенные сдвиги можно отметить. Во-первых, уже в 2020 году планируется отказаться от обязательного оформления в бумажном виде СНИЛС и трудовой книжки. Во-вторых, Минтруд России подготовил законопроект «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей». Эксперимент будет проводиться с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года в крупнейших российских компаниях, и в его рамках будут прорабатываться необходимые — как технические, так и организационные — механизмы ухода от бумаги в кадровом делопроизводстве. После этого будут сформированы соответствующие изменения в законодательстве и сформулированы рекомендации.

Вывод: до начала 2023 года никаких радикальных изменений можно не ожидать.

Параллельно различные ведомства формируют собственные отраслевые регламенты перевода отдельных типов процессов в безбумажный вид. Так, в течение последнего года были проработаны механизмы обработки электронной закладной в ипотеке, стала возможна электронная экспертиза проектной документации и т.п.

Вывод: там, где нет необходимости менять основную законодательную базу, все идет быстрее, хотя все зависит от инициативы и разумности конкретного ведомства.

Проблема 2. Дороговизна и неудобство использования ключей УКЭП.

Управление ключами — процедура не из самых простых. Во-первых, ключ — штука не бесплатная, даже самый дешевый ключ для подписи документов стоит порядка 1000 рублей, а существуют и существенно более дорогие многоцелевые ключи. Во-вторых, его надо ежегодно обновлять. В- третьих, необходимы механизмы гарантии валидности ключа на момент подписи, а для этого нужно использовать не простую УКЭП, а так называемую усовершенствованную УКЭП (с поддержкой штампов времени), сопровождение которой вносит дополнительные сложности.

Есть еще важный фактор, усложняющий управление инфраструктурой ключей в организации, — огромное количество разнообразных УЦ и необходимость наличия корневых сертификатов УЦ для возможности проверки подписи на рабочем месте пользователя. В общем, все эти факторы сильно усложняют и удорожают жизнь при переходе на безбумажный документооборот.

Чего ожидать? К сожалению, с необходимостью ежегодного обновления ключей в ближайшей перспективе ничего поделать не удастся. То же, наверное, касается их стоимости. Радикальные сокращения усилий по управлению инфраструктурой PKI, контролю корневых сертификатов и использованию усовершенствованной подписи возможны при использовании так называемой «облачной подписи». Все эти сложности берет на себя соответствующий интернет-сервис; он же будет заботиться о своевременном перевыпуске ключей, а стоимость этого сервиса не превышает стоимость ежегодной выписки ключа. Однако сегодня отсутствует законодательное оформление легитимности использования облачной подписи, так как она входит в разрез с базовыми требованиями к безопасности хранения ключей. К счастью, в новой редакции ФЗ-63, которая прошла очередные обсуждения в Совете Федерации, и которая должна быть принята в ближайшее время, облачной подписи будет придан официальный статус, после чего этими сервисами можно будет пользоваться на легальных основаниях.

В этой же редакции планируется норма, радикально сокращающая количество УЦ — их количество будет сведено к предопределенному списку надежных, гарантированно работоспособных сервисов, что также упорядочит систему сопровождения инфраструктуры электронной подписи.

Вывод. Ждем новой редакции ФЗ-63 и по возможности переходим на облачную подпись.

Это далеко не все, продолжение в следующем выпуске!