ECM, электронный архив, CSP и СЭД — все таки синонимы или нет?
У всех, кто сталкивался с задачами автоматизации документооборота, наверняка возникали вопросы к терминологии.
Что такое СЭД — коробочное ПО, платформа для настройки и разработки конкретных решений для организации, или это работающая система — результат этой автоматизации?
Какой класс программного обеспечения, лучше использовать для автоматизации документооборота — ECM (Enterprise Content Management), СЭД, Система управления документами и процессами, электронный архив или CSP (Content Service Platform)?
Все эти термины являются синонимами для обозначения одного и того-же класса ПО или за ними скрываются разные сущности?
Историю российского рынка систем документооборота можно отсчитывать с начала 90-х годов — времени внедрения первых СЭД в отечественных организациях. В тот момент выбор систем для автоматизации документооборота был очень невелик.
Можно было использовать какую-либо западную систему класса DMS (Document Management System) — которые предназначались для организации централизованного файлового хранилища (первой на российский рынок пришла система PCDocs Open). По нынешним меркам это были малофункциональные системы, которые не отвечали потребностям тогдашнего потребителя.
Под документооборотом в России тогда понималась исключительно автоматизация бумажного делопроизводства, для которого системы DMS не годились, и ничего что позволяло закрыть эту потребность экспортировать было невозможно. На Западном рынке, где традиции делопроизводства отсутствовали систем соответствующего класса просто не было.
Естественно на рынке появились отечественные производители, которые закрыли эту нишу. Из дошедших до настоящего времени компаний пионерами в этой области были компания «ЭОС» с системой Дело и компания «Интертраст» с системой Офис-Медиа (в дальнейшем Company-Media). Этот класс решений и стали называть системами СЭД.
В тот момент DMS и СЭД практически не имели между собой ничего общего (так например, первые СЭД даже не позволяли хранить файлы документов). И хотя обе системы автоматизировали обработку документов, но с совершенно различных позиций и решали различные функциональные задачи.
DMS далее развивались в сторону масштабирования, управления метаданными и жизненным циклом документа, у них появились встроенные Workflow подсистемы. Чтобы обозначить прогресс в развитии этого класса систем рынок породил новый термин ECM (Enterprise Content Management).
Прогрессировали и российские СЭД. К началу 2010-х готов, в них были реализованы практически все основные функции, имеющиеся в ECM системах. Однако, не смотря на попытку найти новое позиционирование (например, «системы управления документами и бизнес-процессами») на рынке для них закрепилось название СЭД.
Параллельно шел еще один процесс — отечественные интеграторы реализовали программные расширения для ведущих западных ECM платформ, которые закрывали задачу классического Российского делопроизводства. Таким образом различия между этими классами систем стерлись и на Российском рынке появился новый устойчивый термин СЭД/ECM-система.
Есть ли между ними отличия? Конечно есть, но они подчас не больше чем отличия внутри отечественных или западных систем.
На отечественных платформах как правило лучше реализованы задачи с отечественной спецификой — делопроизводство, обращения граждан, встроенная интеграция с отечественной криптографией. На западных проще автоматизировать бизнес–задачи, более востребованные на западном рынке, например, управление записями (Record Management) или цифровыми активами (Digital Assets Management).
Термин «Электронный архив» можно считать полным аналогом термина ECM-система, более привычным для российского потребителя.
Но технологии не стоят на месте, в последнее десятилетие происходил еще один важный процесс — конвергенция СЭД/ECM-систем и платформ управления бизнес-процессами (BPM). Даже появился термин EIM (Enterprise Information Management), который призван был обозначить этот тренд, однако он по каким-то причинам не прижился. И теперь говоря СЭД/ECM мы подразумеваем, что управление процессами является неотъемлемым компонентом платформ данного класса — СЭД/ECM-системы поглотили системы класса BPM, хотя на рынке остались и классические BPM системы которые не поддерживают многих функций ECM-платформ.
Однако история этим не заканчивается — несколько лет назад Gartner, а за ним и другие аналитические компании начали применять новый термин CSP (Content Service Platform), для обозначения ECM-систем.
Появление этого нового термина символизирует определенные изменения в архитектуре и функциях систем — прежде всего это переход от монолитной архитектуры к сервисной, т.е. современные системы строятся в виде набора различных сервисов, которые могут использоваться как совместно, так и независимо (например, сервис управления хранением файлов и сервис управления процессами).
Во-вторых, современные системы получили возможность облачного базирования, в публичном, частном, или гетерогенном облаке.
И в-третьих, в них появились такие новые функции как разработка решений без программирования (Low Code), возможность использования технологий искусственного интеллекта и другие инновационные технологии, которые позволяют говорить о новом качественном этапе развития систем данного класса.
И наконец, на наш взгляд, замена от ключевого слова «Система» на слово «Платформа», говорит о том, что этот класс ПО не просто предоставляет определенный законченный набор функций, а воспринимается как инструмент для непрерывной цифровой трансформации бизнеса.
Такая платформа позволяет оптимальным образом переводить в цифровой формат различные типы документов и процессов. Закрепится ли этот термин? Посмотрим. Но лично мне он кажется наиболее адекватным для описания той платформы который мы создаем уже многие годы.
Так или иначе сегодня все эти термины можно считать практически полными синонимами, которые просто применяются в том или ином контексте. А пока, выбирая платформу для автоматизации документооборота, компании стоит обращать внимание не столько на то, как она называется ECM, СЭД, CSP или еще как-то, а на ее конкретные характеристики и соответствие потребностям вашей организации. О чем мы поговорим в следующих статьях.
