Быстрый перевод компании на безбумажный договорной документооборот с помощью Docsvision.

Задача перехода на безбумажный документооборот уже давно стала трендом в корпоративной автоматизации, однако в последнее время в связи с пандемией этот вопрос стал наиболее актуальным. Дистанционный режим работы после завершения карантина видимо станет гораздо более типичным, а сроки подготовки, согласования договоров и контроллинговые функции по качеству их исполнения и закрытию документов по договору будут играть важнейшую роль в оптимизации бизнес процессов. Все это невозможно осуществить без автоматизации договорной работы и перехода на безбумажный документооборот. Что можно сделать для того чтобы реализовать эту задачу в максимально короткие сроки и за минимальные бюджеты? Попробуем дать ответ на этот вопрос, на примере использования платформы Docsvision и других инструментов автоматизации.

Начнем с задач внутренней автоматизации, которая позволит максимально оптимизировать процессы подготовки и согласования договоров. контроля хода их исполнения и формирования закрывающих документов в удаленном режиме работы.

Этот этап проще всего перевести в безбумажный формат. Электронное согласование не только обеспечивает простой перевод в дистанционный режим, но и обеспечивает существенное ускорение и повышение удобства, и, в частности, полную подконтрольность процесса. Даже если у вас пока нет системы электронного документооборота, то начальные шаги для реализации этого процесса можно реализовать быстро и относительно бюджетно. Docsvision предлагает законченное решение по договорному документообороту, требующее минимальных настроек при внедрении. Данное решение не только содержит все необходимые компоненты для быстрого старта внутреннего согласования документов, но и обеспечивает возможности его практически неограниченного развития с использованием инструментов быстрой разработки (Low-code) платформы Docsvision. С помощью этих инструментов могут настраиваться структура хранения договоров и связанных с ними документов (актов, счетов-фактур, доп. соглашений и пр.), их структура и визуальное представление, маршруты согласования и прочие элементы. Имеются все необходимые средства для подключения к процессу согласования удаленных сотрудников с помощью Web, мобильного и почтового-клиента.

Рис.1 Различные способы взаимодействия удаленных пользователей с системой

Конструктор согласований обеспечивает настройку произвольного маршрута согласования договоров различных типов, включая последовательное и параллельное согласование, итерационного согласования, автоматической консолидации исправлений в различных версиях документов, формирования протоколов разногласий и пр. При желании можно подключать в маршрут согласования электронной версии документа и контрагентов по электронной почте с помощью почтового клиента и пр.

Второй этап — переход на безбумажный договорной документооборот с контрагентами — требует некоторой предварительной подготовки. Во-первых, надо определить для каких типов договоров в принципе возможно заключение в электронном виде. Сегодня законодательно определены способы обеспечения юридической значимости для электронных документов сроком хранения не более 15 лет (обеспечиваемых усовершенствованной электронной подписью со штампом времени). Таким образом, для договоров, требующих большего срока хранения, требуется обязательное хранение бумажной версии с собственноручными подписями участников сделки. Для остальных документов обработка в безбумажном виде возможна; для этого необходимо использовать усовершенствованную усиленную квалифицированную подпись для заверения документов, согласованных сторонами сделки, определить формат обмена электронными документами с каждым контрагентом и заключить соответствующие соглашения. Проще всего реализовать данные требования используя для обмена сервисы оператора ЭДО, который обеспечивает соответствующий формат подписи и легализует форматы обмена, и к тому же может выступать в качестве третьей стороны в суде при необходимости удостоверения подлинности электронных документов. При наличии контракта с оператором ЭДО и подключением к нему контрагентов, можно переходить на заключение электронных договоров.

После согласования текста договора его можно выгрузить из СЭД и передать контрагенту через личный кабинет оператора ЭДО для получения встречной электронной подписи, после чего загрузить его обратно в СЭД для дальнейшей обработки. Однако такой режим использования очень неудобен, потому что документ обрабатывается в двух системах и требует ручной операций перегрузки. Для оптимизации этого сценария можно реализовать третий этап перехода на безбумажный договорной документооборот.

Интеграция внутренней СЭД организации и оператора ЭДО. Для этого в Docsvision реализован специальный шлюз с операторами ЭДО, который позволяет реализовывать все операции взаимодействия с контрагентами непосредственно в интерфейсе СЭД. В сценарии обработки документов в СЭД, помимо стандартных функций, могут встраиваться такие операции взаимодействия с контрагентом через оператора ЭДО, как:

· Подписание документа и отправки документа (пакета документов) контрагентам.

· Получение уведомления о встречном подписании или отказе.

· Нанесение встречной подписи или формирования уведомления об отказе.

· Верификация встречной подписи.

· Просмотр журнала обмена с контрагентом и пр.

Благодаря этому, пользователи системы обрабатывают все этапы работы с документами в едином интерфейсе и с помощью стандартных интерфейсов.

Уже на этом этапе мы практически переходим к полностью безбумажной обработке договорных документов, реализуемой в удобном доступном для удаленных сотрудников интерфейса. Но возможна и дальнейшая автоматизация процессов договорного документооборота, которая может включать такие возможности, как:

· Интеграция обработки документов в СЭД и учетной системе (например, с использованием шлюзов Docsvision с 1С и SAP).

· Создание единого архива бухгалтерских первичных документов и переход на безбумажный документооборот первичных документов.

· Системы контроля хода исполнения договоров.

· Создание аналитической отчетности и системы оптимизации процессов договорного документооборота и хода исполнения договоров и пр.

Рис.2. Бесшованя интеграция СЭД c ERP системой и оператором ЭДО

Более подробная информация содержится в методичке о переводе на удаленную работу системы автоматизации документооборота.