[KINÉ] L’agenda en ligne en 4 questions/réponses avec Evie, kinésithérapeute bretonne
À l’occasion du Salon Rééduca Paris qui s’est tenu en Octobre dernier, nous avons souhaité mieux comprendre le quotidien des kinésithérapeutes en échangeant avec Évie T., kiné à Antrain (35). La gestion du temps au quotidien est un véritable défi. En réduisant le nombre d’appels au cabinet, l’outil de gestion d’agenda et de prise de rendez-vous en ligne est un allié précieux pour aider les kinésithérapeutes à gagner du temps au quotidien, voici comment.
🎙Évie : “Nous sommes 4 kinés dans le cabinet où j’exerce. C’est nous qui gérons les appels téléphoniques. Je pense consacrer près d’1 heure par jour à cette tâche, voire plus le lundi ! Le téléphone sonne beaucoup pour prendre des rendez-vous mais aussi pour en annuler ou en décaler (un patient finalement hospitalisé, l’horaire de passage de l’infirmière qui a changé, etc).”
La plupart des kinés n’ont pas de secrétariat et doivent gérer eux-même leurs rendez-vous. Traiter les appels liés à la prise, à l’annulation ou au décalage des rendez-vous, mais aussi les messages vocaux et les SMS de patients prend beaucoup de temps et se fait souvent au détriment de la prise en charge des patients.
Les solutions de prise de rendez-vous en ligne permettent de limiter le nombre d’appels au cabinet et de gagner environ 30% du temps consacré à la gestion de l’administratif et du secrétariat dans les cabinets (soit 20 minutes par jour si vous y consacrez 1 heure).
D’abord parce que les patients qui prennent rendez-vous par internet n’appellent plus au cabinet. Ensuite parce que ce type de services permet d’échanger des informations avec le patient en amont du rendez-vous et d’éviter, là encore, des appels inutiles.
Exemple : quand un rendez-vous est programmé pour un patient, le patient recevra plusieurs emails et SMS de rappel la semaine précédent le rendez-vous. D’abord pour lui rappeler l’horaire et la date du rendez-vous, mais aussi pour lui partager les informations d’accès au cabinet (code de la porte, étage, etc.). Ces communications automatiques aux patients réduisent considérablement le nombre d’appels au cabinet. Un confort pour les patients comme pour les praticiens !
🎙Évie : “Je comprends. Mais pour que le nombre d’appels diminue, il faut bien que mes patients changent leurs habitudes et acceptent d’utiliser Internet pour prendre rendez-vous. Tous ne sont pas prêt à le faire (certains ne sont pas équipés, par exemple). Et je trouve que c’est important de leur laisser la possibilité d’appeler au cabinet pour maintenir un lien physique.”
Le service de prise de rendez-vous en ligne ne remplace jamais intégralement votre téléphone. Vos patients peuvent toujours appeler au cabinet pour prendre rendez-vous. Mais ceux qui souhaitent le faire en ligne peuvent désormais le faire. En passant par Internet, ils désencombrent votre ligne et vous permettent de garder les appels téléphoniques uniquement pour les questions qui nécessitent absolument un échange par téléphone.
Il est par ailleurs essentiel d’informer et d’accompagner vos patients si vous souhaitez qu’ils passent à la prise de rendez-vous en ligne. Dans ce but, un message vocal est installé sur votre ligne téléphonique pour leur proposer de prendre rendez-vous en ligne. Quand un rendez-vous est pris pour une séance, votre patient est informé automatiquement par mail et SMS. Le service encourage le patient à modifier ou à annuler son rendez-vous directement en ligne, via un lien actif intégré au mail et SMS. Petit à petit, les patients prennent l’habitude de passer par le service en ligne plutôt que par le téléphone.
🎙Évie : “Si les rendez-vous peuvent être pris en ligne et par téléphone, je vais devoir gérer 2 agendas au lieu d’1 aujourd’hui. Je n’ai pas envie d’avoir à gérer 2 agendas avec l’un pour les patients qui passent par internet et l’autre pour les patients qui appellent. Comment éviter ça ?”
Les services de prise de rendez-vous en ligne sont généralement couplés à un logiciel de gestion d’agenda. Que les rendez-vous soient pris par vous, votre secrétaire ou en ligne par vos patients, ils sont tous enregistrés dans ce logiciel.
Certains patients continueront en effet à préférer prendre rendez-vous par téléphone. Dans ce cas, c’est vous ou votre secrétaire qui prendrez rendez-vous pour eux dans votre logiciel d’agenda.
🎙Évie : “Comme nous nous partageons la gestion des appels à 4 kinés, nous avons souvent à gérer les rendez-vous de nos collègues. Avec votre système avons-nous accès aux agendas des collègues ?”
Si vos collègues sont d’accord pour partager le contenu de leurs agendas entre eux, aucun problème ! Le logiciel de gestion d’agenda permet de gérer plusieurs comptes sur une seule et même interface. Cela permet par exemple de trouver des rendez-vous plus rapidement en cas d’absence de l’un des praticiens du cabinet.
🎙 Évie : “Merci pour cet échange qui répond à beaucoup de mes interrogations. C’est plus clair pour moi à présent !”
