DocuSignとMicrosoft Flowによる連携(2) 実際の使用例

前回DocuSignとMicrosoft Flowの連携の概要とトリガーについて解説しましたが、今回はDocuSignとSharepoint連携にてMicrosoft Flowを使い契約書の契約日と契約終了日と契約金額をSharepointの検索プロパティとして DocuSign上で入力されたフィールド項目から自動で設定する例について解説します。

準備設定

DocuSign上でテンプレートを作成します。この時に配置するフィールドの名前をデータフィールドで設定します。ここでは金額、契約日、契約終了日を設定しました。

Sharepoint上のドキュメントの列の追加で、上記のDocuSignフィールドにマッチするように契約日（日付）、契約終了日（日付）、金額（数値）を設定しておきます。

Microsoft Flowで処理ロジックを記述します。大まかにはエンベロープステータス変更時にエンベロープドキュメントを取得してSharepointにそのファイルを書き戻すとともに検索プロパティをドキュメントフィールドから取得して設定します。

トリガーイベントでDocuSignのAccountを選択し、Connect nameを設定（任意）Envelope eventをCompletedにします。

Get envelope documentsでDocuSign AccountとEnvelopeは動的コンテンツでEnvelope IDを選択します。ここではCertificate of completionをいいえにしています。

Apply to eachで動的コンテンツのRecipientStatusを選択し、条件ではRouting Orderがstring(1)に等しい場合を設定しています。

条件がはいの場合、Sharepointでのファイルの作成とファイルプロパティの更新を設定しています。

ファイルの作成では書き込み先のサイトのアドレスとフォルダーパスを背設定します。ファイル名はDocuSignの動的コンテンツから生成し、ファイルコンテンツはDocuSignの動的コンテンツのFile Contentを指定します。

ファイルプロパティではサイトのアドレスとライブラリ名とSharepointのItemIDを指定し、DocuSignの動的コンテンツからタイトル=Subject、契約終了日、金額、契約日を各フィールドから@item()?[‘tabs’][‘金額’]のように入力します。（最終的な表示はtabs.金額のようになります）

保存します。

動作

Sharepointのドキュメントにアップロードした契約書からDocuSignを使用して署名を取得を選択します。DocuSignにログインしていなければログイン、複数アカウントがあれば、アカウントを選択します。

DocuSign側でテンプレートを設定しておけば、一致するテンプレートを指定できます。

送信された契約書に契約金額と契約終了日を入力して署名して完了します。

列に契約日、契約終了日、金額にDocuSignで署名者が入力された情報が反映されていることを確認します。これによりSharepoint上で契約書が検索プロパティにより、日付や金額による範囲指定検索も可能になります。

ご覧のようにDocuSignとSharepointの連携をMicrosoft Flowで自動化することによりSharepoint上で契約書に検索プロパティが自動で設定されることをご紹介しました。これによりSharepoint上で契約書内容の全文検索だけでなく、契約書の日付や金額による範囲指定検索も可能になります。