【工作整理術】用Evernote整理你的2017,建立2018的「行動資料庫」!
打造你的專屬資料庫,然後開始行動!
為什麼要寫這篇文章?用過Evernote的朋友,一定曾思考該如何使用「記事本」與「標籤」;但即便我們常常試著分類資料,卻也常發現,來自各方的訊息,依舊會在某一天變得混亂,於是就得在混亂的狀態下工作。為了讓自己順利地執行2018年所設的目標,我決定好好整理第二大腦 — Evernote,找找看到底什麼樣的原因,「讓我即便有一堆想做的事情,卻仍然沒辦法開始」。以下則是在我整理過後,一個真正能夠展開行動的Evernote資料分類心得。※如果是Evernote老手,可以直接讀:>>【工作整理術】打造Evernote行動資料庫,5個「記事本命名」的實戰教學!
>>【工作整理術】打造Evernote行動資料庫,4種「標籤分類」的實戰教學!
為什麼要進行資料整理?
在開始做任何事之前,我們都應該要回到我們最初的目的,就是為什麼要做這些事。
可能是為了區分出哪些事情比較重要、為了快速找到某個文件,但無論如何,你一定是為了某個現在或未來的「行動」才在蒐集與整理。
- 「區分」重要任務,是為了找到最重要的事情來「進行」;
- 「區分」文件是哪個專案,是為了更快「交給」客戶資料;
- 「整理」網路上的好文章,是為了在想閱讀時,能快速「找到」它們。
但資料的整理,不外乎就是為了
- 找到資料,然後「交給別人」使用
- 找到資料,然後「開始執行」想做的事
而這次想跟大家介紹的,就是後者「找到資料,然後開始執行想做的事」,也可以說是:
「為了開始行動,而進行的資料整理」。
你真的瞭解「記事本」、「標籤」嗎?
了解「Why-為何整理」之後,我們還要知道「What-用什麼東西整理」,而Evernote裡頭,資料整理的2大工具就是:
「記事本」、「標籤」
而它們創造的目的、特性是什麼,就是這篇文章最主要說明的事,而開頭提到的「行動資料庫」,也是依據這樣的特性所延伸出來的。
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首先我們要知道,記事與記事本之間,都是單向的單一階層關係:
- 一個記事本裡可以有很多記事,但一則記事只能存在一個記事本中
- 一個記事本裡可以有很多記事本,但一個記事本只能放在另一個記事本中
它們的階層關係如下圖:
標籤比記事本的變化性更高,可說是雙向的多階層關係:
- 一個標籤裡可以找到很多記事,一則記事也可以有很多標籤
- 一個標籤裡可以找到很多標籤,但一個標籤只能放在某個標籤之中
我們可以很明顯發現到,標籤可以說是記事本的強化版,不但有多個階層關係,相同的記事,還可以有多個不同的標籤。
理論上來說,其實可以只使用一個記事本,就蒐集並整理所有資料,剩下的全部都用標籤來分類整理就好!(事實上也是如此)
那麼問題就來了:
為什麼我們還需要記事本呢?
在我看來,「記事本」有一個標籤無法取代的重要性,也就是「單一性」。
記事本的最大用途:「讓你專注」
所謂記事本的單一性,指的是:
「徹底展現一則記事,只存在於這個記事本之中」
因此,你可以把記事本看作為一種「工作的專注性」
例如,當我在讀文章時,我不會同時在唱歌;當我在家庭旅遊時,我不會同時在工作;當我在讀書時,我不會同時規劃一場活動。
也就是說,如果現在有一篇教人唱歌的文章,為了讓專注性發揮作用,當我想閱讀時,我會將它放到「閱讀」的記事本;當我想要唱歌時,又會把它放到「唱歌」的記事本之中。
記事本,可以讓我更專注地做我想做的事情。
非專注性的資料分類法
那如果是「以標籤來表達專注性」的話,會發生什麼事呢?
舉例來說,如果現在有一篇文章「Apple成功的3個祕訣」,被歸類在「好文章」記事本,而上面的標籤是「工作資料」、「寫作資料」。
這樣的記事本和標籤分類,會讓我們產生2個行動選擇-工作或寫作。
但所謂的專注,指的是只進行一項行動,而用標籤分類,卻讓我們看起來可以進行2個行動。很明顯的,我們因為標籤而分心了!這也是為什麼我認為記事本的單一性,反而有利於我們的行動。
因為,「專注」可以幫我們清除雜訊,讓我們知道當下應該做什麼事情,如此就能更輕鬆地展開下一步行動。
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所以,比較好的分類,會用記事本表示正在專注的事。例如把「Apple成功的3個祕訣」放到寫作中,來代表我打算開始寫作。
到這裡,大家應該漸漸有感覺了,一個行動導向的資料分類,應該是用「記事本」來告訴自己:
「我現在應該專注在什麼事情上」
「並因為看到裏頭的資料,開啟下一步行動」
標籤的用法:「告訴你這個東西是什麼」
前面提到,每則記事可以有多個標籤,如果把它轉換成情境,可以說:
「標籤」是這份記事的「描述」
用來描繪你對於它的期待。
怎麼說呢?
以剛剛的例子而言,你會認為「Apple成功的3個祕訣」是什麼?
.是在網路上看到的文章?
.是明天報告的資料?
.是我寫作的素材?
.是讀書會將要討論的書本?
生活中的資訊就是這樣,一筆訊息就有這麼多種可能,如果我們有能力,大概會用萬言書來描述它。
但受限於時間,我們必須化繁為簡,然後用一個簡單的方式記憶它,所以才給它一個個「標籤」,好讓我們知道它是什麼,例如:
好文章、專案資料、閱讀書本、寫作資料、讀書會。
因此,每當我們看到標籤時,其實就在上演一個情境:
你在問:「這個東西是什麼?」
而標籤就在告訴你:「它可以是...」
記事本+標籤=我現在應該專注在這件事情上
現在,我們已經搞清楚了,一個行動資料庫的分類,應該要
- 用「記事本」,來到訴自己將會「專注」某個行動。
- 用「標籤」,來「描述」這些事情是什麼。
如此進行分類,每當你打開某個記事本,並且看到這些標籤,你就會開始做某件事情,這也達到了行動資料庫的概念。
這次,我們只提了記事本與標籤的核心概念,雖然理論懂了,但距離整理好資料還有一小段距離,因為記事本、標籤的命名有著很大的學問。
尤其你可能會問:
如果我想要在「工作時」、「寫作時」都找到「Apple成功的3個祕訣」怎麼辦?他們不會在我打開兩個記事本時都出現啊!
因此,下一回我們將提到「記事本」應該如何命名,才能幫助你真正的保持專注。還會舉一些不錯的命名方式,進行實戰演練,來幫助你建立屬於自己的「行動資料庫」。
重點回顧:這次,我們提到了資料整理應該是為了行動,並介紹了打造行動資料庫的基礎概念。1.為什麼要資料整理?
找到資料,然後「交給別人」使用;找到資料,然後「開始執行」想做的事2.記事本的概念:
記事與記事本之間,都是單向的單一階層關係,是為了要讓你保持專注,告訴你「現在應該專注在什麼事情上。」3.標籤的概念:
記事與標籤之間,是雙向的多階層關係,是為了描述事情,告訴你「這份資料是什麼。」※延伸閱讀:>>【Evernote工作術】文章總表
>>【工作整理術】打造Evernote行動資料庫,5個「記事本命名」的實戰教學!
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