Notion工作管理｜(一)如何用Notion建立OKR目標管理系統！

教你在Notion上建立OKR目標管理結構，輕鬆查看目標達成狀況，方便偵測、查看過往紀錄！

這篇系列文，不講解細節操作、管理方法，只講重點步驟，並說明建立的邏輯，希望能具備管理知識、Notion基本操作的朋友，能更好將兩者相輔相成！
. 基本功能可以參考 Notion的官方教學 裡面內容很豐富！(文章中也會附提示連結)
. 理論部分，可以參考我的 OKR目標管理系列文

最終成果

建立OKRs的資料庫（Database）

OKR的目標管理方式，基本上由兩個項目、兩種關係組成。

1. 目標（Objectives）對目標（Objectives）
2. 目標（Objectives）對關鍵指標（Key Results）

而在Notion中，我的習慣是

相同格式的東西，使用一個獨立的Database來管理

這是一個建立資料庫的小技巧，主要是為了讓它的更容易擴充，並讓每個表格的資料都變得很乾淨。（所以像是在使用Access、Excel…等資料庫時，也可以這樣操作）

也就會變成目標（Objectives）、關鍵指標（Key Results）兩個Database。

並且

當它們之間密切關聯，就會放在同一個Page中，方便查看

而我首先會在Notion建立OKR的項目，步驟如下：

1. 建立Page
2. 建立目標（Objectives）的Database
   （https://www.notion.so/guides/creating-a-database）
3. 建立關鍵成果（Key Results）的Database
4. 建立 Linked databases
   （https://www.notion.so/guides/using-linked-databases）

有了基本項目後，我們首先來體現O-KR的一對多關係，也就是一個目標（Objective）對應多個關鍵成果（Key Results）。

O-KR的一對多關係，Notion建立步驟如下：

1. 在目標（Objectives）建立Relation欄位，並連結到關鍵成果（Key Results）的Database（https://www.notion.so/guides/creating-a-database）
2. 在目標（Objectives）的Database新增關鍵成果（Key Results）

除了O-KR的一對多關係，因為OKR本身是以O為主體、組為單位的，因此，目標（Objective）也會有 O-O 的一對多關係，這個關係可能是父子、大小、階層..等。

O-O的一對多關係，Notion建立步驟如下：

1. 跟剛剛一樣，在目標（Objectives）建立Relation欄位，並連結到同一個目標資料庫。
2. 此時它會跳出兩種選項，選擇「Create a new property」，將資料庫的欄位同步。

這樣就可以創建類似下方的結構，當你加上目標期間之後，就可以從整個目標面板中，看到知道目標－目標之間的從屬關係。也可以在單獨的目標頁面中（Page），知道這個目標的源頭（上層）。

在OKR實踐的過程中，需要定期檢驗目標達成的狀況，持續記錄KR的變化。此時，我們會有兩個層級的資料變化要處理：

1. 下層－關鍵成果
2. 上層－目標

而KR的變化，又會有三個項目。

1. KR是什麼？
2. 紀錄的時間為何？
3. KR的數值為何？

因此會形成一個三層的資料結構

我們首先來建立KR紀錄表，Notion建立步驟如下：

1. 建立KR紀錄表的Database（KR Records）
2. 在紀錄表中，建立Relation關聯到KR的Database
3. 在KR的Database中，建立Rollup，Relation選擇（KR Records）、Property選擇（完成比率）、Calcilate選擇（Max）。
   （https://www.notion.so/guides/using-relation-and-rollup-properties）

再來我們需要看到目標層級的完成狀況。我這邊採用的是將KR的數字平均，當作目標達成的比率。

建立目標狀況紀錄表，Notion建立步驟如下：

1. 在KR的Database中，建立Formula欄位（達成率參照），讓它的數值=KR達成率，公式中輸入： prop(“達成率”)
2. 在目標的Database中，建立Rollup欄位，與剛剛建立的達成率參照進行關聯。

以上就完成OKR基本結構了！

當然除了上面的方式以外，也還有很多種變化形態，例如改變計算方法，用數值而非比例、用公式替他們做加權平均..等。

當然，如果想要簡單一點，也可以刪除KR Records的層級，手動更新KR的數值就好。

如果想要更瞭解OKR的管理知識，可以參考我的OKR系列文。

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