【OKR 實戰手冊】(一)如何有脈絡地把目標管理好？
OKR、KPI 到底該如何落實 ? 目標管理與目標設定應該如何進行 ? 這篇文章將告訴你如何系統性、有脈絡地用OKR管理目標！
為什麼要寫這個系列文？過往讀到很多OKR、目標管理的書籍，發現都難以落實在工作上，不是架構不夠完整，就是配套措施沒說清楚。在長期的研究、實驗後，這次希望能告訴大家「如何讓OKR的管理方法真正落實到每一天」當然，這個系列文融合了SCRUM、麥肯錫等各種方法論，以及我個人不同的實際經驗，雖然可能還是有許多瑕疵，但還是希望能協助大家建立一個完整的脈絡，以及不同得啟發。為了讓你能了解文章的背景，建議先讀一下引言→「這篇」。當然你也可以選擇直接切入重點，繼續往下看~讀完這篇，你會知道什麼?1. 什麼是願景、使命、目標
2. 如何以OKR的方式制定目標
3. 如何建立更小的的目標、管理目標
一件事情的起源–在OKR前你需要想清楚的事！
「願景」那些你渴望發生的事
說來老套，但經歷了各式各樣的工作後，我發現一件事情是否有方向，要想的不是「為什麼要做」，因為說真的，理由怎麼想都可以想到一堆，但有一個東西是真實不變的，就是
「什麼事情發生，你會覺得會很棒？」
不管它背後帶來的利益、代表的意義，只要它發生了，你就會覺得這世界真是太美好了，這個值得追求的景象，就是我所定義的「願景」。
願景越大，能成就的事情就越多，它如果是一件達成後你就甘願死的事情，通常就夠大了。而公司的願景，就是達成後，公司不再有任何成長都沒關係的事情。這也是我認為管理目標的終點。
「願景」是一種對於未來的想像與渴望，它是一種存在於社會的情境、情感、畫面，不單單是冷冰冰的數字、指標。
而它還有另一層涵義，就是「功不必在我」。也就是我希望這件事情發生，如果有任何人也有著相同願景，我會很開心，只要它發生就好。
例如，類似以下的願景
- 職涯社團願景「每個剛畢業的大學生，都能找到一份很契合自己的工作」
- 小樹屋空間出租願景「每個活動都在一個最適合它們的地方發生」
- 流程駭客願景「讓所有理論都能以流程為媒介，落實真實的任務上」
「使命」那些你願意扛起責任、實現夢想的事
這是在願景的下一個層次，這就是很實際的東西了，就是為了讓願景發生，我(們)想要負責哪一個範圍、打算在哪方面努力。
它的用意是劃定一個範圍，讓團隊成員知道，我們最近會去做什麼事，同時也說了不會做什麼事。例如：
- 職涯社團使命「讓每個大學生，都能瞭解到職場的多元性與真實情況」
- 小樹屋空間出租使命「打造多元、舒適、實用的小型空間」
- 流程駭客使命「用文章，將理論變成簡單易懂的工作手冊」
那「目標」又是什麼呢 ?
我的定義是「為了負起責任、完成使命，近期最優先要做的事情是什麼」。
這個「近期」到底多近沒有正確答案，要看組織大小、執行能力…等等。相較於組織的能力，當目標越大，就需要越長的時間，可能是1個月，也可能是5年。
但需要強調一點是，目標、使命，都會是動態的，他們的成功，都是為了達成上一個層級的目標。既然是動態的，它要花多久時間，當然取決於什麼時候需要變動。這個變動，會在文章講策略的時候，有更明確的答案。
從「目標的動態性」來看待這三者，也就是
- 願景－幾乎不太會變動
- 使命－會因組織的核心思維而有所變化
- 目標－則是更常變化的事
甚至可以更精確的說，上述三者都是目標，只是為了快速掌握它們的大小、變動程度，用不同的詞彙來稱呼罷了，但本質上，它們都是為了成就更大的事情。
你想過為什麼要「設定目標」嗎 ?
我的答案是
「讓願景盡快成真」
雖然只有願景，而不繼續設定更小、更細緻的目標，公司當然還是有辦法運作；人生就算沒有明確的目標，也還是能過活。只是希望發生的事情就不會這麼容易發生了罷了。
但反過來說，如果能設定更小、更明確的目標，我們就會知道要完成什麼事情，就更有機會讓夢想實現。
這裡所說的更小、更明確，不是那種「打算要幹嘛」的事，而是那種「現在正在做」的事情。目標最小、最極限的樣貌，會小到讓你不知道該怎麼設定，感覺「下一步就是這樣做了」、「連這個也要討論，太浪費時間了吧」
例如：
最小目標的樣貌可能會是「拿出筆電」，但它前面可能有一大堆更大的目標，脈絡可能會是：
流程駭客>寫文章>寫OKR文>寫第一篇文>寫大綱>思考草稿>拿出筆電
目標該怎麼寫比較好？OKR又是什麼呢 ?
「目標」我先粗淺地將它定義成「我們要完成的事」。
而為了讓我們想要完成的事更清楚，讓其他人可以幫忙一起做，或是避免自己忘記，我們就需要用一些方式來表達目標，最好是能滿足下列3點
- 定義目標 → 讓目標不會因為表達者不同而改變
- 清楚表達 → 讓想要幫忙完成目標的人能快速理解
- 傳遞到下一層級 → 讓事情往後能變更小，直到讓所有人可以有效的行動
而OKR( Objectives and Key Results)，就是一種設定、表達、管理目標的方式。（OKR是一個簡單、易擴充的方法，當然也可以用其他方式說明目標）
要怎麼用 OKR 來表達我的目標呢 ?
OKR的架構其實很簡單，它是以「組」為單位，並包含兩個元素
- O 目標（Objectives）
- KR 關鍵成果（Key Results）
而一組OKR，會由1個O，配上1~5個KR組成，類似這個樣子
- 目標 O (Object) 的用意，是替我們要做的事情下一個標題，能讓我們快速「掌握重點」
有點像是一篇文章的標題，要能讓讀者快速理解文章打算寫什麼、可能的用意、並且內容還要吸引人。
在實務上，當我們需要快速分辨做的事對不對，就會搬出「目標」作為衡量對錯的標準，是一種判斷事情的輔助工具。(輔助，意味著它並不是一種真理、定論，而是用來協助更知道目標為何)
- 關鍵成果 KR (Key Result) 的用意，則是讓人可以客觀、清楚地知道，目標是否有達成，可說是「衡量目標」達成狀況的一個指標。
為了讓事情更客觀、可衡量，KR通常會是比較冰冷的數字、計算公式。
它甚至能讓不太理解目標、不太瞭解組織狀況的人，也有辦法在看到KR後，就能偵測目標達成的狀況。
因此我們通常會說，如果KR都達成了，目標基本上就算達成了！
而工作時，我們會更常看著KR思考，事情做完後KR會如何增減、改變。
依照過往的經驗，如果你發現目標難以衡量，通常會建議加上KR輔助，但如果訂目標時，就是以目前客觀、可偵測的數字來制定，那也不用硬要訂一個KR來衡量。．
實務上，我就曾在「職涯丼」中設定了我們在Facebook社團的貼文目標：
O 目標：讓對職涯有興趣的人，很想閱讀我們的內容．KR1 貼文底下「已看過」人數達社群總人數 60% （如圖右下角）
．KR2「點擊率」達到 50% （點擊連結人數/已看過人數）
第一個KR代表的是「有足夠多人看到我們的內容」，這保證了點擊率的分母有夠大的樣本數。
第二個KR，則是我們定義的喜歡程度，我們認為50%的點擊率，代表大家真的很愛我們，也是我們想要達到的地步。
而當2個KR都達成後，我就可以很有信心的對外宣布，想要聊解職涯的人，真的會很想閱讀我們的文章。
有了一組OKR，不代表你能做事，你需更多組OKR！
如果一組OKR的目標太遠大，你會很難做事，就像是願景、使命一樣，主要是因為可以做的事情太多了，會讓組織的方向變得很失焦。
例如，剛剛的「提高點擊率」，可能可以透過改變
- 發文的時間
- 內容
- 張貼的地方
- 圖片顏色….等等各式各樣的事情
雖然都可以做，但在資源有限又想順利達到目標的時候，我們需要辨別哪些事情更重要、哪些事情更值得做。
但如果只把這幾件事情攤在桌上，又會難以比較它們的影響性的，因此我們需要把做完事情的影響定得更清楚，用的方法就是將較大範圍的OKR切割成多組小範圍的OKR，以個別評估思考。
但要怎麼變小呢 ? 此時我們會需要演繹樹這個工具了。
演繹樹 : 把大的OKR，分割成小OKR的好方法！
在了解演繹樹以前，我們要先知道「如何把大東西，完整切分成小東西」，這個方法我們可以根據 ME.CE 法則，也就是：
- 相互獨立(Mutually Exclusive)
- 完全窮盡(Collectively Exhaustive)
例如一家人，可以切割為：父、母、小孩
相互獨立-ME(Mutually Exclusive)
是指在這個家中，父親不會同時是母親；小孩也不會是父親。他們彼此獨立的，並不會角色重疊。
完全窮盡-CE(Collectively Exhaustive)
是指的是這個家庭少任何一個人，都沒辦法說這個家全員到齊。
用 MECE 原則的好處是，你可以自由變化用「不同的方式」切割，不但能把事情「分開討論」，最終又能「完整考慮」到所有的細節。
不同方式，例如一個家，我可以切割成
- 20歲以上、20歲以下
- 男生、女生
- 有工作、沒工作
有了不同方式，再加上持續切分，就可以用來細化家庭並管理家庭，例如
同樣地，我們如果保持著MECE的原則，就能像家庭一樣，把目標透過不同的切割方式，持續向更小的單位切，最後就能把遠大的目標，變成一天可執行的代辦清單。
但實務上，切割的用意，是因為資源有限，需要選擇重要的事情做，所以在切割時建議以「行動導向」的方式。
例如，目標是「文章觀看人數」
我可以用很無意義的切割法，例如
「文章觀看人數」．穿紅衣服看文章的人數
．不穿紅衣服看文章的人數
但很顯然，這樣的區隔對於行動毫無幫助。比較實際的做法是，用行為流程來切割，例如切割成：
「文章觀看人數」．發現文章：發現這一篇文章
．點擊文章：點擊連結，來觀看更多
．觀看文章：實際上把文章讀完
但為了讓目標更能展現行動，我們最好再加上動詞，例如
「提高文章觀看人數」．提升發現文章的人數
．提升點擊文章的比率
．提升觀看文章的比率
切割完目標後，我們就可以獲得這個演繹樹要表達的事情：
文章觀看人數=發現文章人數×點擊率×觀看率
而要能「提高文章觀看人數」，就一定要提升後面這三個數字，沒有這三個以外的方法（完全窮盡），而且可以很明確區分他們的差別（相互獨立）。
接著，就可以分析這三個方向，決定哪件事情更重要、價值更高，因為這三件事情，本質上是較為獨立的項目，我們能更容易針對它們來進行分析。
最後，當能把目標持續用MECE的原則分割，就能演繹出一顆掛滿目標的演繹樹，來完整的評估哪些目標更為重要。
例如小樹屋想提高使用率，就會得到類似這樣的成果：
至於要切割到多細才停止、如何評估重要性，會在之後講到。這邊要提醒的是「使用演繹樹，是為了創造更細緻的目標、進行比較、促發行動」。
如果你很難考慮到所有面向、難以切割得獨立也不必擔心，只要你有進行細化，我們就能在一個不完美的架構下，做出比原本更優的選擇、行動。
不必執著在MECE、OKR本身，有行動、能讓目標更快達到才是最重要的。
— 小節 —
目前為止，我們談到了OKR、目標管理的初步架構，大致上是
- 從願景、心中的渴望出發
- 利用MECE的原則，畫出演繹樹，將願景切割成較小的目標
- 用OKR說清楚目標是什麼
執行完後，你應該會有像這樣的目標圖、OKR，來幫助組織成員知道目前該努力的方向，以及任務份配等等。
．每一個演繹樹下層的目標，都會有助於完成更上一層的目標
．同一個層級的目標，要能盡量達到相互獨立、完全窮盡
．目標都以OKR的形式，來幫助所有人釐清目標、衡量目標之前曾提到目標有大、小的關係，現在看起來就沒那麼重要了。
我們現在關注的事情是，在整個演繹樹中
- 我們團隊要往哪個方向努力
- 在哪個位置
- 為什麼 a 目標有助於完成A目標
- 如何評估我們完成的狀況…等等
但要釐清這些事情，我們還有一個懸而未決的問題，就是「如何決定哪個目標要做、先做」，這個議題會在下一篇分享。
在閱讀下一篇以前，建議你開始練習畫演繹樹，它會有助於你之後選擇目標的時的實作。
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（輔）可以用什麼工具來畫演繹樹、撰寫OKR ？
目標發展的終點，是我們必須真的做些事情，目標才會達到，所以當然不是自顧自地畫出來就沒事了。需要讓所有跟目標有關的人，都對於OKR有一定的理解。
包含目標的用詞、KR的計算方法、演繹樹分支的邏輯…等等。在瞭解這些事情之後，才有辦法想一個更好的做法、決定更細的目標。
為了讓他人知道，可以利用工具來表達你的想法，這裡邊也推薦你一些實用的工具。但如果你還在習慣這個方法論，那就不用太追求工具的擴充性，建議都先用紙筆就好。
如果需要我幫忙推薦或介紹，可以留言或在這一段拍手，人多的話就會專門做一篇各工具比較給大家。從這裡連結到網站後直接註冊，可獲得高階功能或更多空間 !- PPT、Google簡報、紙+筆（簡單實用）
- Process on
範例都用這個，個人覺得當作練習和基本設定很剛好，擴充度也還行 - 幕布
可在樹狀圖、階層圖自行切換，快速練習演繹樹很好用，但較難包含OKR - Worktile
含完整的樹狀圖、OKR設定、偵測功能，擴充性高，上手難度也較高 - Ｎotion
沒有樹狀圖功能，只能顯示階層，但較容易與代辦清單、其他軟體結合 - Workflowy
只能顯示階層，但容易新增，也可用於練習演繹樹
