【Scrum規劃會議】(二)說好Stroy的KPI與Criteria
Scrum規劃會議前，先釐清每個Story的KPI與Criteria吧！
為什麼要寫這篇文章?規劃會議，可說是Scrum裡面除了精煉會議以外最難的會議，其中Criteria和KPI的制定，又時常搞得大家一頭霧水，這次想要分享的是我對於Criteria的細節的一些看法。讀完之後你可以多瞭解什麼?1.Criteria怎麼定會更好
2.KPI與Criteria的差別
3.管理者與執行者之間的模糊地帶
2022.03 更新版請點此：(二)如何產出好的代辦清單
參考最新版的Scrum手冊，修正一些觀念與描述用詞，希望大家會喜歡。
關於Story的基本
前一回談到，規劃會議要說明長、中、短期目標，也說了Stroy是由角度、目標、做法三個重要元素組成。而且短短一句Story描述，還隱藏了不少的意涵：
身為一個…：正以某角度來思考事情
我希望…：為了某個目標
所以我要…：打算做一個目前覺得最好的做法
但其實真正要執行時，單單的一句Story其實還不夠用，所以規劃會議還要注意的是Story一些幾本與Criteria細節。
※延伸閱讀>>【Scrum規劃會議】(一)先說好目標與Stroy
Story的基本標準
在Scrum的基本介紹中，有六項檢核標準，可以幫我們測試看看是不是一個好Story，也只有好的Story，進入到後面的投票、執行才有意義。
1.獨立：不能和其他故事同時完成、不能因為其他故事而影響執行的時間。
換句話說，每一個Story如果不管重要性、時間限制性，應該都要可以立刻進行。它不能受到當期衝刺的其它的Story影響。
例如，如果我要進行的是一個裝潢房子的任務，但如果有另外一個Story是要看房並與房東簽約，這兩個任務就不該同時出現。
因為裝潢房子前，一定要先看房簽約，但如果看房時發現房子有問題，就完全無法進行裝潢，這樣第二個Story可說是在第一個沒有如預期完成以前，完全沒有在這次Sprint中存在的意義，因為很可能會進行許多變動。
2.可修改：在實際結束前，能保持彈性，可以修改標準、調整task、story目標與分數。
Sprint的本質，不單單是為了專注、可預期、提高效率而已，還有一個要點是保持彈性，所以我們可以在執行期間，加入、移出、修改任何經過PO同意的Story。
3.有價值：要能夠為目標對象傳遞價值
意思就是要站在某個人的角度想，並且能傳遞出一種願景。
4.可估算：可估算時間、成本、人力等資源。
5.規模小：為了讓故事可以列出task，他應該要讓人看到，就知道該如何列出task。
6.可測試：故事在結束時，必須通過檢驗。
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1~3的標準，相信大家還可以輕易理解，但可估算、規模小、可測試，其實比想像中更複雜，也就是這篇最主要想解釋的事情。
KPI v.s 可測試的Criteria
Story的撰寫，其實是一個管理上的問題，所以我想先聊聊我對於管理者、PO的一些看法。
管理者、PO的責任到底是什麼？
我認為，管理者與執行者最大的差別，就在「換句話說」的能力差距而已。
更高職位的人，有能力把更大的目標換句話說成小的目標，低階職位的人只能把一些較小的目標說好。
舉個例子吧！假設我們公司的目標是「成為產業龍頭」，我相信隨便問一個小職員，一定不知道現在要做什麼。但能成為管理者、CEO的人，就是能跟大家說：
1.我們要先把營業額做到100萬
2.然後把顧客滿意度提高到30%
3.接著布置15種的通路管道
這樣，我們就能成為產業龍頭。
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但CEO說的，還是讓小員工一頭霧水，怎麼樣才能把營業額從現在的50萬變100萬呢？這時，可能就需要一個位階居中的業務主管來幫忙換句話說：
1.每個月比現在多跑100個客戶
2.調整定價公式，並調價所有產品
我們就能把營業額做到100萬。
這時候小職員就聽懂了，他現在每個月跑200個業務，要再多跑100個業務的話，他的行程和跑業務的方式就要調整。
所以職位的高低、是管理者還是執行者，最大的差別就是「換句話說」的能力高低，越厲害的人、位階越高的人，越有能力把大事變小事，把小事再變成下一秒可以開始做的事。
而對於Scrum的PO，或是任何管理人員而言，最重要的責任，就是把一個看起來比較難實現的目標，「換句話說」成讓人可以理解、執行的任務。
Story裡的換句話說
一般而言，Story會包含下面三個要素：
身為一個…：正以某角度來思考事情
我希望…：為了某個目標
所以我要…：打算做一個目前覺得最好的做法
以換句話說的角度來說，其實一個Story，就把長期目標換一句話，說成Story目標(我希望…)；並把Story目標換句話，說成更小的做法(所以我要…)。
PO的責任，其實就是要能換句話說現在的目標，直到讓小職員能夠聽得懂、能執行的地步。
另外，PO可能還會額外思考一件事情，我換句話說完之後，我的Scrum團隊真的知道Story中的「所以我要…」，要怎麼做才符合標準嗎？
這其實全部都暗藏這次的主題裡：Story的Criteria
Criteria的用途
每一個Story，應該都要有一個完成的標準-Criteria，它的用意是說明：
這個Story要「做哪些事」，才可以算完成。
而且這些事情，應該要是「幾乎可以完全預期的。
先說說什麼叫作「完成」
如果我們的Story是這樣寫的
Story:身為一個行銷人員，我希望帶來更多商品曝光，所以我要建立一個關鍵字廣告。Criteria:1.如果我的Criteria設定到
2.建立一個廣告活動，只要跟商品相關即可
3.預算3萬
4.無須投放
當團隊最把這個Story評為5分，那什麼時候才可以拿到這個分數呢？
就是當Criteria全都被滿足的時候，也就是Story中的「可測試」原則。
因為有了Criteria，一方面可以更清楚應該要做哪些事，寫task的時候可以更容易。另一方面也是告訴我們，當通過檢驗後，就可以不用再浪費時間做相關的事情，而省下時間，也就等於加速了整個Scrum的運行
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另外，前面有提到說，PO會擔心執行人員不知道怎麼做才符合標準。
以剛剛的廣告例子來說，大可以直接拿以前做過的，然後改好預算就好了
但如果Criteria改成
1.建立一個廣告
2.包含新的3組關鍵字
3.每組可預期帶來1000的曝光
4.預算3萬、投放7天。如果是這樣，就還需要再額外做許多事情，也就是說，Criteria，其實就包含了PO對於這個Story完成後的所有想像。
這些更細緻的說明，其實也是對於「做法的換句話說」，它不但需要管理者的能力，也會被用來評估執行是否完成的標準。
Criteria與KPI的差別
前面有提到，「把目標的換句話說」，就是一個主管的責任，而KPI其實就是對於「目標的換句話說」，往往需要十分具體的數字，為的就是幫助我們衡量距離目標還有多遠。
Criteria則一種對於「做法的換句話說」，這些說詞不必是具體數字，但要能精準的預期完成。
你可以把Criteria想成，只要我做了1.2.3.4…件事情，我可以達到這個Story的KPI。
大家容易搞混Criteria和KPI的差別，其實就是對於「做法的換句話說」和「目標的換句話說」不理解，而兩者之間存在主要差異就是：
是否可以預期。
舉例來說，如果前面廣告的Criteria設定為：獲得1000次曝光
其實就這就代表著，沒有達到1000人看以前，這個Story永遠不會完成。
令員工困惑、加班的原因，往往都是主管只說「我希望有1000人來看我們的產品」，但這幾乎不是員工可以控制的。
員工們可以下廣告、可以上街推銷，但如果人家就是不看，那我怎麼樣也做不完。就變成說這個Criteria不是我能預估的。既然前面有提到，Story要「可預期」，那當有了這個Criteria，Story就有問題了
反過來說，當一個Criteria如果不可預期，它就是一個對於目標的換句話說，它應該存在的不是Story的Criteria中，而是接在Story本身的「我希望...」後面。
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但有一點十分有趣，如果同樣的「獲得1000次曝光」是由一個廣告投放高手來做，他有能力每次預期廣告會有多少人看，只要給他足夠的時間與金錢，他就可以很精準地說，在3天後，將會有1000點擊廣告。
此時，這件事情又變成可以預估的了！
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目前為止，你可能會發現一件事情，Criteria的制定者，其實應該是實際執行人才對，因為只有執行的人，有權利說，這件事情我有辦法預估。
PO雖然有責任把長遠的目標，換句話說成短期的Story目標，甚至精細到做法的初步說明，但對於做法的細節要達到怎樣的程度才算完成Story，一定得跟執行的人討論才行。
否則當Story無法預估，基本上都是白搭。
規劃會議與精煉的界線
規劃會議，除了目標，說明Criteria也是一大工程，大部分的時間應該也是在講Criteria，就如同前面看到的，就算Criteria只增加一個項目，需要做的事情也可能會暴增。
我們團隊在執行時，也很常發現規劃會議時難以確定Story，往往是因為邏輯策略、換句話說的方式、可預期、可檢測上出了問題。
但這些，本都應該在規劃會議之前的精鍊會議完成，規劃會議當天應該著重在重複說明與確認，並且進行接下來的評分、撰寫Task。
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另外，PO最苦惱也最常思考的，就是怎樣的Story才能讓執行者朝著正確的方向走、才不會做錯。也因此花了大量的時間撰寫Story。
但其實，Criteria到底要定義到多細節，取決於管理者平日的溝通，以及對於執行人員的信任感。溝通力與信任感越強，就越能省去需多執行與目標細節的定義。
我自己認為，不要過於拘泥這些執行的小瑕疵，只要做的方向是正確，這些問題很容易在1~2次Sprint就被修正完成。
與其執著於完美的Story，不如讓Story可以被執行。畢竟，在Scrum之中最重要的不是完美，而是持續的進步。
花了這麼大的篇幅講規劃會議，就是因為Story實在太重要了，他就像是所有人的指南針一樣，為了讓在執行人員能時常確認自己的方向，也讓管理者釐清策略。
反過來說，如果能持續與團隊一同精進Story的撰寫，相信成長的速度將會出乎預料。
之後將介紹的是關於評分、撰寫Task的一些細節。
另外，我自己覺得Story的撰寫與說明，就如同管理一樣是一門藝術，有千百萬種方式與見解，也很歡迎大家留言與我交流！
※延伸閱讀>>【SCRUM工作術】文章總表
>>【Scrum規劃會議】(一)先說好目標與Stroy
>>【Scrum規劃會議】(三)進行Story Point的評估．如果你喜歡我的文章，歡迎給我拍拍手~「1下」拍手：到此一遊，留個記錄吧。
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