【Scrum規劃會議】(四)如何撰寫工作計畫,並總結規劃

開發團隊最重要的任務「撰寫Task」,也就是列出自己的「待辦清單」,讓團隊更好地完成任務。

為什麼要寫這篇文章?為了確保衝刺期的執行順暢度,並更好地評估是否能完成工作,規劃會議的最後一步,會需要制定工作計畫。讀完這篇文章後,你可以瞭解什麼?1.工作計畫的精隨所在
2.如何做最後的檢視
3.規劃會議的結論要包含什麼

工作計畫的基本概念

工作計畫的撰寫,會由實際執行的開發團隊來討論,過往經驗大概都會花2~3小時來進行。

簡單來說就是「拆解工作步驟」,把 User Story 拆解成小於等於一天的工作單位,最多大概是一個 6 小時的工作量,我把這個單位定義為Task,並且除了單純的拆解,也可以加上,誰來做、做的時間多久。

換句話說,「當把這些Task完成後,就可以完成User Story了」

如何寫出真實的工作計畫 ?

對於從來沒有詳細列出工作計畫的人,在寫Task時一定會有些困擾,可以想想看你會如何寫這個項目的工作計畫?

「把大象放進冰箱裡,要怎麼做?」

第一次寫有,有些人會寫:

Task 1-「把大象放進冰箱」

但這樣會跟沒寫差不多,並沒有真的把Story拆解成更小的單位。需要做的是,加入更多的「動作」與「細節」:

Task 1-「把冰箱的門打開」

Task 2-「把大象放進冰箱」

Task 3-「把冰箱的門關上」

簡單來說,就是寫完的Task要感覺它會動一樣,以我的經驗,只要分數超過5分,Task如果寫不到5個,時間通常會比預期想得還多。

寫出動態感還有另一個好處,就是當工作足夠小、足夠明確,團隊就有互助的可能。因為他人可以很清楚知道,現在這個工作在哪個狀態,事後檢討時,也可以辨認出究竟是哪一個細節,使得Story遲遲無法完成。

但也需要考慮一點,就是當我們過度在意細節時,整個任務執行的彈性就可能降低,會讓人覺得「必須」這樣做,而不是以「目標導向」的方式來工作。

親自撰寫,反映實際執行狀況

如果有些工作項目,已選定由某人執行,建議就該由他來決定Task的內容,換句話說,不要幫人寫Task。

畢竟,完成任務有各式各樣的方法,每個人適合、擅長的方式也不同,幫其他人寫,甚至可能會讓人不知所云,為了避免影響到執行的彈性與順暢度,由執行者親自撰寫才是較好的選擇。

安排順序,時間點

由於整個衝刺期,會有多件事要做,為了更有效率地協作,需要把一些時間點和順序寫出來。

例如:

第一周:開始 Story A→B→C

第二周:開始 Story D→E→F

第三周:完成 A、B、D、E

第四周:完成 C、F

也可以使用甘特圖來進行排序,主因是每個工序之間,多少都需要等待他人完成,才能做下一步,善用等待期間,不僅讓單個Story能順利完成,也讓多個Story在交錯的工序中更有效率。

三個問題,進行最後檢驗

當把 Task 寫完之後,可以運用三個問題,重新檢視行動計畫是否足夠好。

1. 為什麼這樣做,可以完成User Story?

這個問題,用於檢視Story與Task的關係,前面有提到Task大原則是「做完之後,就意味著User Story」完成了。

重新檢視Story與Task的關係,可以幫助我們查看是否有漏掉一些重要步驟,或是順序不佳導致影響產出品質的可能。

2. 為什麼這樣做,與衝刺目標一致?

有個很特別的情況,就是即便我們擁有目標,對未來有一個美好的想像,但真正在撰寫工作計畫時,有一些落差會被凸顯出來。

可能源自於技術落差、工作時間的評估落差,如:技術上不可行、這件事好像沒有價值、花費時間比預期多太多、目前產品程式架構難以配合。

畢竟,在沒有真正想每一步該怎麼做以前,很難判斷易一些細節。因此,即便我們能完成單項的User Story,也可能在思考工作計畫時發現一些盲點。

3. 有沒有更快、更省、效果更好的方式?

前面有提到,為了讓目標有效率地達成,我們應該保持計畫的彈性,為了主動利用這個彈性,可以在撰寫工作計畫的任何時刻,詢問類似的問題:

  • 「有沒有更省力的方式?」
  • 「為什麼會想用這個方法?」
  • 「有沒有一些創新的做法?」

大家透過腦力激盪、彼此提醒,更能在過程中保持靈敏的思緒。

宣布衝刺清單(Sprint Backlog)

在一個10人以下、一個月衝刺期的Scrum團隊,規劃會議應該要在8小時內完成,在這之後,我們也來到了規劃會議的終點,宣布、回答一開始的三個問題,也就是本次衝刺期後

  1. 將帶來什麼樣的價值
    也就是短、中、長期的目標,並著重本次的衝刺目標(Sprint Goal)
  2. 將完成哪些產品代辦清單(Product Backlog)的項目
    也就是預計會「完成」的User Story。
  3. 將會如何協作完成
    也就是Story、Task的工作時間、時間點、順序關係。

如此,就完成整個規劃會議了!

接下來就是開始執行任務,並在衝刺期間進行每日的會議!

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Kevin Wu
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