Hackathon Nasıl Düzenlenmez?
Pandeminin yıkıcı etkisiyle beraber şirketlerin uyum sağlamak zorunda oldukları ortam koşulları ve işlerini devam ettirebilmek için uğraştıkları sorunlar, yeni bakış açılarına ve yeni becerilere olan ihtiyacı ortaya çıkarttı.
Bu yazıda, şirketinizin çözebilmek için gerekli yetkinliklere sahip olmadığnı düşündüğünüz veya çözümü için farklı bakış açılarına ihtiyaç duyduğu sorunlarınızı yeni nesil bir yaklaşım ile çözebileceğiniz “Hackathon” organizasyonun nasıl düzenlenebileceği ve şirketinize en fazla faydayı nasıl sağlayabileceği üzerine görüşlerimi paylaşacağım.
Hackathon Nedir?
Hackathon, belirli bir sürede, katılımcıların fikirlerini ürüne/sunuma dönüştürmeye çalıştıkları yarışma türüdür. Şirketler için bu yarışmalar işe alım sürecinden, yeni bir problem çözümlemelerine hatta reklam çalışmalarına kadar farklı amaçlara hizmet edebilmektedir.
Ne Zaman Yapılır?
Şirketinizin, organizasyonunuzun sınırları belirlenmiş bir problemi veya ulaşmayı amaçladığı kısa vadeli bir hedefi varsa ve yeterli kaynağı bu iş için ayıramıyorsa Hackathon yapmayı düşünmenin zamanı gelmiş demektir.
Kahve yapımında tecrübeli insanların jüri olduğu, kahve yapmaya hevesli ve yetenekli insanların da yarışmacı olduğu bir Coffethon düzenleyerek şirketinizin kahve sistemini farklı bir boyuta taşımak mümkün.
Nereden Başlanır?
Probleminizin sınırlarını belirledikten sonra üç soru sorarak Hackathon için ilk adımı atabilirsiniz. Bu sorular
- Şirketinizin karşılaştığı probleme yönelik çözüm üretmeye yeteneği olan ve çözmesi için motive edebileceğimiz insanlar kimler
- Yeteneği olan insanları hangi mentörler ile yönlendirmeliyiz ki çözümlerini hayata geçirilebilecek hale getirebilsinler
- Hangi jüri üyelerini seçelim ki proje fikirlerinin hayata geçip geçmeyeceğine yönelik tecrübelerinden yararlanabilelim
Bu sorulara verdiğiniz cevaplara göre iletişime geçmeniz gereken kişileri belirleyebilirsiniz. Bu kişilere ulaşabileceğiniz kanallar ve nasıl ulaşabileceğiniz üzerine detaylıca düşünmeniz iyi olacaktır.
Her ne kadar düzenleyeceğiniz hackathon 2 ya da 3 gün sürecek olsa da planlamalarına 2–3 ay önceden başlamanız gerekebilir. Kayıtların gerçekleşeceği siteden tutun, sosyal medyada paylaşacağınız içeriklere kadar her detay doğru yeteneklere ulaşabilmeniz için önemli olacaktır. Bu süreçleri iyi yönetebilmek için dijital pazarlama konusunda yetkinliği olan birimlerinizi sürece dahil etmek doğru olacaktır. Diğer bir hedef kitleniz olan jüri ve mentor adaylarının yoğun programları olduğunu göz önünde bulundurarak belki aylar öncesinden etkinliğe katılacakları saati ve içeriği belirtmeniz, hatta düzenli aralıklarla katılım durumlarını kontrol etmeniz gerekebilir.
Pandemide sağlayabileceğiniz çalışma ortamı kısıtlı olsa bile katılımcılar ile mentorların en verimli bir şekilde çalışabileceği ortamı hazırlamanız Hackathon sonucunda elde edeceğiniz kazanımların kalitesini etkileyecektir. Zoom, Slack, MS Teams gibi platformları katılımcı ve mentorlarınız arasındaki iletişimi sağlayabilmek için kullanırken, Miro, Mural gibi ortak çalışma alanları sunan uygulamalar ile katılımcılarla daha etkileşimli çalışmalar yapabilirsiniz.
Etkinliğinizi katılımcılar için bir sadece maraton olarak değil aynı zamanda kendilerini de geliştirebilecekleri bir süreç olarak tasarlayabilirsiniz. Düzenleyeceğiniz workshoplar, katılımcıları analizlerini, tasarımlarını ve final sunumlarını daha iyi yapmalarına katkı sağlayacaktır. “11-Steps Guide to Run Agile Workshops” yazısını okumanız workshop düzenlerken sizin için yol gösterici olacaktır.
Ekipler Tamam Ya Sonra?
Alanında uzman jürileri davet edip, motivasyonu yüksek yetenekleri bu etkinliğe katılmaya ikna ettikten sonra artık şirketinizin çalışanlarıyla beraber siz de Hackathon’da yerinizi almalısınız.
Sadece son ürün odaklı bir süreç tasarlamak yerine, belirlenen süre zarfında ekiplerin fikirlerinin nasıl gelişip değiştiğini ve hangi açılardan probleme yaklaştıklarını şirketteki çalışanlarınızla beraber gözlemlemek sizler için doyurucu bir süreç olacaktır.
Şirket içi ekibinizle beraber bu süreçte takımları gözlemlemeniz, fikirler hakkında tartışmanız ve önerilerde bulunmanız sizlere fikirleri detaylıca değerlendirip özümseyebilmenizi sağlayacaktır.
Jürinin bu fikirlere yaklaşımı ve tecrübelerine dayalı yorumları ekibinize ve belki değerlendirilmeyen, şirket içi projenizin farklı bir yönde ilerlemesi için de katkı sağlayacaktır.
Bu süreci sadece ekipler tarafından üretilen çözümleri şirketinizde uygulayabilmek üzerine kurgularsınız, hackathondan elde edebileceğiniz faydanın önemli bir kısmını kaçırmış olursunuz.
Ödül Töreni Bitince Hackathon Biter Mi?
Hayır. Hackathon’da çok farklı ekiplerden, farklı yaklaşımlar gözlemleme fırsatınız oldu ve jüri üyeleri kısa vadede uygulanabilecek projeleri seçti. İyi bir hackathon bu projelerle sınırlı kalmamalıdır.
- Farklı ekiplerde gözlemlediğiniz yetenekli insanlar
- Problemi kullanmak için kullandıkları farklı teknolojileri ve yöntemleri şirketinizde uygulanabilirliği
- Çözmeyi hedeflediğiniz problemin sınırlarını ne kadar isabetli belirleyebildiğiniz kesinlikle değerlendirmeniz gereken noktalardır.
İşe alım sürecinde ölçme fırsatınız olmayan yetkinlikleri, katılımcılarla yaptığınız sohbetlerde ve proje sunumlarında gözlemleyebileceğinizi de unutmamanız gerekmektedir. Dogma Alares ile de bir Hackathon’da tanıştığımı belirtmeden geçemeyeceğim.
Hackathon’da 48 Saat
Şu ana kadar hackathon düzenlemeyle ilgili görüşlerimi paylaştım. Bu kısımda da kısaca kendi hackathon deneyimlerimi paylaşacağım.
0. Saat Yerleşme-Tanışma
Hem online hem yüz yüze gerçekleşen etkinliklerde etkinliğin “en sıkıcı” kısmını oluşturan şirket reklamı odaklı olan bu kısımlar hackathon’un nasıl sonuçlanacağıyla ilgili ufak ipuçları içeriyor genellikle. Hackathon’un tanıtım mı yoksa proje çözümü odaklı mı olduğunu bu süreçten anlayabiliyorduk.
1.Mentorlar ile Görüşme
Proje fikrine yönelik çözümü yavaş yavaş ortaya çıkartmaya başlarken, mentorlar ile gerçekleşen görüşmeler projenin farklı katmanlarını zenginleştirmemize yardımcı oluyordu. Şirket içinde çalışan mentorlar ile görüşmeler şirketin istek ve ihtiyaçlarını daha iyi anlayabilmemizi hatta şirkette yapılan benzer uygulamaları öğrenerek yapım aşamasındaki fikrimizi yeniden konumlandırabilmemize yardımcı oluyordu. Şirket dışından gelen alanında uzman mentorların tecrübeleri ise 48 saatte aklımıza gelmeyecek çözüm yöntemlerine gidebilmemizi mümkün hale getiriyordu. En zevkli kısımın bura olduğunu söyleyebilirim kendi adıma.
2. Kodlama ve Diğer Çalışmalar
Mentorlardan aldığımız geri bildirimler ve planlarımızı belirledikten sonra kod yazarak, pazar araştırması ve bolca kahve ile geçen uzun saatler. 48 saatlik hackathonda tekerleği tekrardan keşfetmeye çalışma hatasına sıkça düşsek de hızlıca elimizdeki çalışmaları birleştirip ortaya çalışan bir örnek çıkartmaya çalışmanın daha doğru olduğunu 5.hackathon deneyimimizden sonra öğrendiğimizi söyleyebiliriz. Bu süreçte araştırıp öğrendiğimiz bilgilerin daha kalıcı olduğu gerçeğinden de bahsetmezsem olmaz.
3. Eğitimler
Yazılım geliştirmeden sorumlu arkadaşlarımızı kaçmaya çalıştığı(genellikle katılmadığı) eğitimler, sunum ve iş geliştirme odaklı ilerliyorlar. Bazı hackathon’lar bu eğitimlerde verdikleri şablon doğrultusunda sunumumuzu ya da iş modeli kanvasımızı teslim etmemizi bekliyorlardı. Eğitici ve farklı düşünmeyi teşvik edici bir süreç. Yaptığınız işe ne kadar hakim olsanız da kanvası doldurma sürecinde “biz bunun için ne yapıyorduk” diye düşünmenizi sağlıyor.
4. Final Sunumu
Yaptığınız bütün işleri en iyi şekilde sunabilmeniz yazdığınız her satır kod kadar önemli. Jürinin tecrübeleriyle ilgili yaptığınız araştırmalar, sunum tekniği eğitiminde aldığınız ipuçları ve güzel tasarlanmış bir sunum şablonuyla bitirişi çok iyi bir şekilde yapılabiliyor. Değerlendirme kriterlerine dikkat etmeyi de unutmamak gerek. Etkinliğin bu kısmında moderatörlerin süre kullanımını iyi sağlaması kritik nokta. Soru kısmında gelebilecek soruları iyi düşünmekte de yarar var. Çok iyi bir sunum ters köşe bir soruyla kötü bir duruma düşebilir.(Burası hackathon’un şansa dayalı kısmı)
5. Yemek-Konaklama-Hediyeler
Pandemi döneminde artık çok yaşanmayan ama yemek ve konaklama kısmını bu yazıda paylaşmıyorum. Son olarak güzel anılarla beraber güzel eşyalarla ayrıldığınız bir hackathon’un daha kalıcı olduğunu söyleyebilirim.
Dogma Alares’de Hackathon
“Yeni Nesil” danışmanlık prensipleriyle, sorunları ve süreçleri farklı yetkinlikler ile değerlendirip çözüme giden Dogma Alares de hackathon organizasyonunu uçtan uca değiştirecek yeni yöntemler geliştirmek için çalıştığı haberini sizlerle paylaşabilirim.
Hackathon Nasıl Düzenlenmez
- Problemin sınırlarını belirlemeden
- Çözüm üretebilecek doğru kişileri belirlemeden
- Doğru kişilere, başarılı bir şekilde ulaşamadan
- Fikirlerin gelişmesi için gerekli ortam sağlanmadan
- Sadece kazanan takımın kodlarını alarak bir Hackathon düzenlememelisiniz.
İyi bir Hackathon için
- Şirketin problemini iyi belirlemek
- Problemi çözebilecek kişileri doğru seçmek
- Fikirlerin en rahat gelişebileceği ortamı sağlamak
- Kazanan fikirleri ve diğer fikirleri şirketiniz adapte etmeye çalışarak iyi bir Hackathon düzenleyebilirsiniz.
Bonus: Katılımcılara sunduğunuz ortam koşulları ve ödüller şirketinizin cömertliği ve kurum kültürü için önemli bir kriter. Bu yüzden pandemi sonrası düzenleyeceğiniz hackathonlarda pizza ve kahveyi bol tutmayı unutmayın :)
