Como estruturamos nossa operação de design na dti digital

Com o grande crescimento de qualquer empresa, sente se a necessidade de criar estruturas que deem suporte a organização com mecanismos para que cada profissional consiga executar o seu trabalho de forma mais efetiva e gerando mais resultados para a companhia. Muitas empresas investem em áreas de controles internos, compliance e desenhos de processos complexos que em muitos casos existem para não serem seguidos.

Na dti optamos por seguir um caminho diferente. Devido a natureza da nossa estrutura organizacional, possuímos times menores com autonomia para autogestão, denominado tribos. Cada tribo reune ainda times de produto, denominados squads. Esses squads possuem natureza multidisciplinar e reunem vários profissionais, desde designers, desenvolvedores a pessoas de dados e conteúdo quando necessário.

Essa divisão gera uma grande troca entre os profissionais do squad, mas por outro lado dificulta a troca de conhecimento de boas práticas, novos métodos e ferramentas para a melhor execução do trabalho entre pessoas da mesma área. Com isso surge o chapter, uma estrutura com o foco em reunir profissionais de uma mesma área de atuação para possibilitar essa troca.

Por outro lado, existem as guildas, que reunem profissionais com interesses em comum, mas não necessariamente mesma atuação, com o objetivo de disseminação e troca de conhecimento. Contudo, surge um questionamento, qual o papel prático da guilda e do chapter já que ambos são para disseminação de conhecimento.

O papel da guilda e do chapter na dti

Devido a enorme quantidade de profissionais, trabalhando nos mais diversos contextos, é evidente que muito conhecimento é gerado dentro desse grande organismo. A guilda pretende contribuir pra disseminação desse conhecimento, com encontros que ocorrem semanalmente e que apresentam tópicos que estão sendo discutidos na comunidade de design e de experiência do usuário, como design e negócios, técnicas de pesquisa, pesquisa remota, métricas e etc. Os encontros acontecem em um formato de meet up, com alguém apresentando um conteúdo e as pessoas levantando dúvidas e questionamentos.

Mas nesse cenário, o principal objetivo não é ensinar as pessoas como serem mais efetivas nas atividades que elas já desempenham, mas sim trazer o senso de reflexão sobre coisas que podem tornar os produtos ou o processo de desenvolvimento mais efetivo. Digamos que ela tem um caráter mais educacional e inspiracional.

E onde se encaixa o chapter nisso tudo?

Por muito tempo nos questionamos sobre isso também, e entendemos que ainda não estava claro para nós o objetivo do chapter. Iniciamos os chapter como mini guildas, onde fazíamos encontros para apresentar conteúdos, mas o chapter ainda não conseguia de forma efetiva mensurar o impacto que esses encontros estava representando na atuação dos designers. Ao realizar uma pesquisa com os designers, foi possível identificar as principais dores que os designers sentiam em relação ao chapter e em relação a sua atuação, e nesse momento, ficou evidente a necessidade do chapter ser um suporte a operação de design,

• Ajudando os designers a trabalharem melhor em equipe
• Conseguirem executar suas atividades de forma efetiva
• Criar impacto com o trabalho de design

Os mesmos pilares que sustentam uma estrutura de DesignOps.

O que é DesignOps?

DesignOps é a estrutura criada para enfrentar os desafios de crescimento e evolução das equipes de design, melhorando a qualidade e o impacto dos resultados de design. O objetivo é estabelecer processos e medidas que suportem soluções escalonáveis para esses desafios, de modo que os designers possam se concentrar em projetar e pesquisar.

Todos os campos devem descobrir como mitigar a crescente burocracia e a sobrecarga de comunicação e interação, principalmente no cenário de tele trabalho. Cada área de atuação terá suas próprias soluções e DesignOps é a nossa solução. No entanto, os profissionais de UX têm mais necessidade do que a maioria de descobrir como lidar com “mais” de forma eficiente. Freqüentemente, crescemos em um ritmo mais rápido do que a nossa velocidade de estruturação enquanto time.

Por que agora?

Muitas mudanças estão acontecendo na forma como os designers trabalham e interagem uns com os outros e com diversos membros dos times. Durante muito tempo lutamos para “conseguir o nosso lugar na mesa” e conseguirmos atuar de forma mais estratégica, gerando resultados para o negócio. Embora muitas ainda não saibam exatamente qual o papel do designer e como se dá de fato a sua atuação, hoje a importância de se ter esse profissional nos times de produto é clara, e basta dar uma rápida pesquisada no LinkedIn para ver como está em crescente o número de vagas para esses profissionais.

Infelizmente, essa participação em conversas estratégicas vem com uma demanda adicional de trabalho que competem com as “atividades diárias” de projeto e pesquisa. O resultado disso é que os designers ficam muito atarefados para fazerem design.

Junte essa realidade ao fato de que os designers estão lutando em contextos mais complexos do que nunca: como muitas organizações adotam modelos de equipes específicas para produtos ou projetos incorporados, há uma crescente falta de conexão entre os designers que estão espalhados por essas equipes. Os produtos e experiências que projetamos continuam a se tornar mais elaborados e as equipes costumam estar dispersas pelos locais; como resultado, os fluxos de trabalho e a tomada de decisões são cada vez mais distribuídos.

Para gerenciar as complexidades de design que aumentam rapidamente, precisamos dimensionar o design aplicando nossos próprios métodos de design-thinking e centrados no usuário aos processos de design.

Logo, nosso chapter pretende atuar nesses pontos de dor mais pungentes da organização, e o seu foco mudará conforme os desafios da empresa evoluem ou mudam com o tempo.

Os pilares do DesignOps na dti

Para definir nossos pilares, nos espelhamos no modelo de maturidade em DesignOps apresentado pela Kate Kaplan no NNGroup, que são eles:

Como nós trabalhamos juntos

Organizar: como estruturamos nossas equipes e construímos a equipe certa?

• Identificar as expertises de cada designer do time
• Criação de equipes de design com habilidades complementares
• Definir o papel dos designers individuais e o papel do time de design como um todo

Colaborar: Como criamos ambientes e encontros que permitem uma comunicação eficaz?

• Criação de ritos e reuniões para troca de experiências e apresentação de cases
• Grupos de apoio para trabalho em grupo e resolução de problemas de design.
• Oficinas para prática de habilidades e compartilhamento de interesses

Humanizar: Como podemos garantir que as práticas de contratação, integração e desenvolvimento profissional tratem os funcionários como seres humanos em primeiro lugar?

• Projetar práticas de entrevista que são específicas para as necessidades da equipe de design
• Estabelecer práticas consistentes de contratação e integração para preparar novos membros da equipe para o sucesso
• Deixando transparente as possíveis trajetórias do designer dentro da empresa
• Programa de mentoria para capacitar e promover o crescimento profissional dos designers
• Feedback estruturado com o objetivo de garantir para o designer a visibilidade das skills que o designer pode desenvolver.

Como fazemos nosso trabalho

Padronizar: como facilitamos a qualidade do projeto por meio de conjuntos de ferramentas e processos consistentes?

• Ferramentas de documentação do processo de design de alto nível, desde a iniciação, passando pelos testes, até a entrega
• Definir e alinhar atividades esperadas da atuação dos designers
• Utilizar ferramentas que possibilitem a organização e gestão de artefatos de design
• Criação de toolkit para auxiliar designers na hora de selecionar qual a melhor ferramenta para determinado tipo de objetivo

Harmonizar: como podemos compartilhar e expandir a inteligência de design para que todos trabalhemos a partir do mesmo entendimento compartilhado e construamos um terreno comum?

• Escalonar e gerenciar sistemas de design para criar eficiências para designers
• Criação de repositórios pesquisa por cliente.
• Repositório de cursos, livros e artigos de interesse.

Priorizar: como tomamos decisões sobre em quais projetos trabalhar e quando trabalhar neles?

• Descobrindo e expondo gargalos no fluxo de trabalho de design
• Compreender a capacidade da equipe de design para estimar e alocar projetos com precisão
• Usando métodos objetivos e consistentes para priorizar designers ou projetos

Como nosso trabalho cria impacto

Medir: como tornamos o design responsável ao definir e medir a qualidade do design?

• Criação de definições de pronto do trabalho do designer
• Check de design para acompanhar a qualidade operacional
• Criar e usar princípios de design em todo o processo de design como medidas objetivas

Socializar: como educamos os outros sobre o papel e o valor do design?

• Elaborar uma mensagem consistente sobre a função e o valor do design e compartilhar essa mensagem de forma proativa com os parceiros de design
• Capturar e compartilhar histórias de sucesso de processos de design centrados no usuário
• Reconhecer e recompensar as equipes que aplicam práticas de design ao seu trabalho
• Auxiliar lideranças e times a compreender o papel do designer através da construção de materiais de apoio
• Auxilio nas negociações comerciais para entender qual a melhor estratégia para o designer gerar valor perante o desafio do cliente

Habilitar: como cultivamos a compreensão e o uso das atividades de design, mesmo por aqueles fora da equipe de design.

• Educar pessoas fora da equipe de design sobre como usar ferramentas e atividades de design
• Criar manuais de atividades de design acessíveis para evitar o desafio da equipe de design como gargalo
• Implementar treinamento de habilidades para garantir que as atividades sejam compreendidas e usadas de forma adequada
• Treinamentos sobre técnicas de facilitação, entrevista e levantamento de objetivos.

Considerando isso, o DesignOps é a cola que mantem a operação de design rodando e saudável, permitindo o crescimento profissional dos designers e o crescimento do negócio através do resultado gerado pelo trabalho de design.