Como integrar designers através de produtos
Equipes devem interagir. Isso é o básico que aprendemos dentro de processos de trabalhos ágeis.
Sempre nos perguntamos como criar uma cultura de comunicação interna sendo que não trabalhamos perto, algumas vezes nem no mesmo ambiente. Em textos, sempre lemos as formas que empresas com grandes grupos de designers trabalham, como eles fazem um time remoto trabalhar dentro do mesmo escopo, mas caímos na mesma história: “nós não temos um produto só”.
Internamente temos uma divisão por tribos, na qual alocamos mais de um designer, com squads trabalhando em diversos produtos. Trabalhamos diretamente com os times, tentamos ter no mínimo um designer por projeto. Atualmente, somos mais de 20 designers. Ao vermos os desenvolvedores compartilhando conhecimento sobre tecnologias e processos, queríamos utilizar esta mesma ideia de troca de conhecimento e feedbacks constantes entre projetos, por mais distintos que sejam. Isso ajuda a gerar novas hipóteses, tornar produtos melhores — aumentando a interação entre a equipe -, além de ser um crescimento pessoal.
Dentro de minhas leituras, achei uma ideia de board do trello (aaaaah, o trello! S2) de como criar grupos de feedbacks alinhados ao kanban sistema. Assim começamos com um grupo de teste antes de expandir ao resto da equipe essa ideia. Afinal, somos ágeis, testamos antes de implementar. “Ok, mas como funciona?”
A metodologia inicial
É bem simples, nos dividimos em grupos menores de 5–6 pessoas e reunimos uma vez por semana durante uma hora. Temos um mediador, responsável por puxar a reunião e manter os ânimos controlados, e alguém apresentando seu projeto ou dúvida. Alguns dias antes, escrevemos em um item do trello um resumo do que iremos falar para manter todos na mesma página, já que a reunião é bem dinâmica. Durante a apresentação os participantes escrevem em post-its que no final são lidos um por um pelo mediador e discutidos com o grupo. Cinco minutos antes de terminar a reunião fazemos outro item com “O que foi bom?”, “O que podemos melhorar?”, além de marcar a próxima reunião. Bem simples, não é?
Como realmente fazemos
O que está escrito muitas vezes não funciona na vida real. Iniciamos com um grupo (6 pessoas, quase metade da equipe na época) e fomos adaptando de acordo com a necessidade.
Sem post-its.
Sei que pode parecer um absurdo para quem ama esses papeizinhos, mas no nosso cenário a estratégia dos post-its não funciona. Nossas reuniões eram muitas vezes uma mistura entre presencial e virtual, uma vez que alguém sempre ficava no computador e não conseguia fazer parte dessa dinâmica. Anotamos nossos pontos e conversamos com o apresentador sem um intermediário.
O mediador é apenas o organizador
Sabemos que muitos designers juntos pode virar uma bagunça, porém dificilmente saímos do assunto. O mediador é aquele que não deixa os outros participantes se esquecerem da reunião, é o responsável pela videochamada e cobra para que o item do board seja feito. Ele é quem faz a ata final e marca a próxima reunião.
A estrutura do board
Se você acessar o link da metodologia inicial pode ver como é estruturado inicialmente. Percebemos que os cards de feedbacks eram desnecessários e a quantidade de listas não se adequava ao que estávamos propondo. Reduzimos para três listas, “Pontos da reunião”, “Próximos huddles” e “Huddles passados”.
O que compartilhar
A reunião virou um ponto de apoio coletivo.Além de projetos ou problemas, começamos a trazer outros itens em que precisávamos de ajuda. Abrimos espaço para entender como funciona nosso cliente e maneiras de nos relacionarmos melhor com outros membros dos projetos. Levamos técnicas de pesquisa e análise de dados para a equipe. Até mesmo como fomentar o entendimento do que é o design. O intuito é compartilhar.
Revezamento
Essa é uma questão essencial. Temos que revezar os membros do huddles para percebemos visões diferentes do mesmo produto. Cada projeto apresenta particularidades que podem dar inspiração para outros. Então, depois de 5–6 semanas o grupo é desfeito e montamos outro grupo com pessoas diferentes.
Horário
Nossa maior dificuldade é ter uma hora por semana de cada designer no mesmo dia. No começo vai ser difícil justificar essa reunião com o gerente do projeto ou com o cliente, mas assim que começarmos a ver o impacto que isso resulta, se transformará em prioridade. Por isso é importante que em cada reunião seja marcada a melhor data possível para a próxima reunião (geralmente depois do almoço é o melhor horário). Aceitamos que nem sempre todos irão participar e está tudo bem, gostamos de manter uma presença de 60% para que a reunião aconteça sem ser necessário remarcar o horário.
Dessa maneira, criamos um rito descentralizado, muito importante para a equipe que cresce a cada dia. Nos adaptamos com as dificuldades moldando o processo que daqui a um mês pode ser outro. Temos plena noção que esse tipo de comunicação é essencial para o aprimoramento da empresa como um todo. É assim que fazemos aqui na dti digital, como vocês fazem na sua empresa?
