Олон баг оролцсон төсөл удирдахад юунд анхаарах вэ?
Олон баг оролцсон төсөл удирдахад хамгийн хэцүү нь communication буюу харилцаа. Тиймээс stakeholder management гэдэг юмыг сайтар анхаарах хэрэгтэй. Баг бүрийн key person(гол хүмүүс) -г тодорхойлоод ямар мэдээллүүд тэр хүнд хүргэх бэ гэдгээ тодорхой болгоод хүрсэн эсэхийг нь шалгаж тэмдэглэж явдаг. Main contact гэж хэлсэн ч болно. Тэр хүн чинь цаашаа багийн гишүүдтэйгээ тулж ажилладаг байхаар зохицуулдаг.
Хурал хийх бол гол хүмүүсийн оролцоог хангахад анхаарах, ирээгүй тохиолдолд өөрийн биеэр хурлын агуулгыг танилцуулж гол ажлуудаа тайлбарлаж “ойлголоо, төдөн хүртэл хийнэ” гэдэг үг сонсож тэмдэглэж авах зэрэг… Мэдээллээ гүйцэт хүргэхэд их ажил ордог. Төслийн эхний хугацаанд эдгээр харилцааны асуудлаа сайхан хийж төслийн гол хүмүүстэй итгэлцэл үүсгэж чадвал амар байдаг. Тэгэхгүй бол төсөл дуусан дуустал оролцогч талуудын хооронд үл ойлголцлоос үүдсэн үл итгэлцэл үүсэж төслийн менежментийг улам бүр хэцүү болгох талтай.
Зарим хүмүүсийг харж байхад ярьж тайлбарлахад бага цаг зарцуулаад бичиг баримт бэлдэхэд хэт их цаг зарцуулаад байх шиг бдаг. Их цаг зарж бэлдсэн бичиг баримтаа ямар ч тайлбаргүй “уншаад үүний дагуу хий” гээд чатаар шиддэг, эсвэл маш олон хүнд нэг удаагийн 30 минь хурал тавьснаа энд ийм бичиг баримтууд бий, уншаад хийгээрэй гэдэг. Гэтэл олон хүн оролцож хийдэг төсөл ихэвчилэн ойлгоход амаргүй, асуулт дагуулсан зүйл ихтэй байх талтай.
Бичиг баримт бэлдэх дэмий гэсэн үг биш. Маш сайн ойлгомжтой бэлдэх хэрэгтэй. Цаг зарах нь зүйтэй. Гол унших завтай хүн ховор байдаг. Надад л гэхэд 10-с дээш өгүүлбэр төвлөрч унших цаг тэр бүр гардаггүй.Хальт гүйлгэж байгаад ойлгохгүй үлдэх юм их. Бичиг баримт бэлдсэн хүн болон уншиж буй хүн 2 өөр өөр өнцөг, байр суурьнаас харж байгаа тул ойлголтын зөрүү үүсгэх талтай. Үүнийг аман харилцаагаар засаж өгөх нь зөв.
Нэгтгээд дүгнээд бичвэл төслийн эхнээс л дараах 3 зүйлд анхаарвал зүйтэй.
- Баг бүрийн үүрэг оролцоог тодорхой болгох
- Баг бүрийн key person -гол хүн хэн байхыг тодруулах. Жич: Энэ хүн маань тухайн багийн гол шийдвэр гаргагч байна. Бусад багийн гишүүдээс өөрсдийн хариуцсан ажлын талаар асуулт гарвал хүлээж авч, хариулдаг гол хүн болно.
- Баг бүр ажлын явцаа танилцуулах үүргийг анхнаасаа key person -д оноож өгвөл зүгээр байдаг.
Дараагийн бичлэгээр төслийн багийн гишүүдийг харилцааг хэрхэн зохицуулах талаар буюу communication plan гэсэн сэдвээр бичье.
Хүндэтгэсэн,
Номиноо
