Communication plan гэж юу вэ? Хэрхэн гаргах вэ?
Төслийн менежментэд communication plan гэх ойлголт байдаг ба төсөл эхлэхэд зайлшгүй хийх ёстой ажлын нэг юм. Communication plan -д төсөлтэй холбоотой чухал мэдээллүүд төслийн явцад оролцогч талуудад хэрхэн яаж мэдээлэгдэх вэ гэдгийг урьдчилан тодорхойлсон бичиг баримт юм. Түүнчлэн тэдгээр мэдээллийг хэн, хэзээ, хэрхэн, хэр давтамжтай хүлээх авах ёстойг тусгаж өгсөн байдаг. Дараах зурагт template орууллаа. Ерөнхийдөө коммуникэйшн план тань иймэрхүү л зүйл байна.
Үүн дээр нэмээд хэлэхэд өдөр тутмын харилцаа өрнөдөг груп чат бэлдэж өгвөл зүгээр байдаг. Email-р мэдээлэл солилцох бол mailing list үүсгэсэн нь дээр.
Дээрхи template -д жаахан тайлбар нэмье.
- Meetings- хурал: Ямар зорилготой ямар хурлууд, ямар давтамжтай болох, ямар хүмүүс оролцох гэдгийг тусгана. Жнь: team standup
- Reports- Явцын тайлан: Хэзээ, хэн рүү, ямар мэдээлэл хэн тайлагнах, тайлан ямар форматтай байх вэ гэдгийг тодорхой болгоно. Тайлан бэлтгэхэд багийн гишүүдээс ямар нэг форолцоо хэрэгтэй бол урьдчилан тодорхой болгож өгнө. Жнь: project status report
- Medium- Харилцааны хэрэгсэл: Төслийн багийнхан хоорондоо ямар харилцааны хэрэгслээр харилцах вэ гэдгээ тодорхой болгоно. Е-мэйлээр харилцах уу, чатаар харилцах уу, Q&A хуудас үүсгээд асуулт гарвал тэр хуудастаа бичингүүт нөгөө хүн нь хариулж бичдэг байх юм уу төслийн онцлогоос хамаараад тохирсон харилцааны хэрэгсэл сонгоно.
- Frequency- Давтамж: Хэр их давтамжтай хурал хийх вэ, хэр давтамжтай тайлан тавих вэ, багийн гишүүд хэр давтамжтай цугларах вэ, харилцах вэ гэдгээ тодорхойлж өгөх маш чухал байдаг. Бусад хүмүүс ч прожект менежерүүд ч ажлаа төлөвлөхөд их амар болдог. Түүнчлэн хурлын давтамж бол хурлын зорилгоос их хамаарна. Хэрвээ төслийн багаас гадуур хүмүүст төслийн талаар танилцуулах хурал бол сард 1–2 удаа, багийн гишүүдийн ажлын явц, тулгарч буй асуудлаа хоорондоо хуваалцах бол өдөр бүр, Release Judgement хийх зэрэг төсгөлд нь ганц удаа хийнэ гэх мэт. Асуулт хариулт бол чатаар хэрэгтэй үедээ харилцана. Email бол долоо хоногт 1 удаа илгээнэ гэх мэт
- Objective- Зорилго: бүх хурал, тайлан, e-mail, ямар зорилготой, ямар асуудлууд авч хэлэлцэх вэ, ямар мэдээлэл хоорондоо солилцох вэ гэдгээ маааш тодорхой зааж төслийн явцад тэр зорилгоосоо хазайхгүй барьж явах ёстой . Одоохондоо ёстой гээл орхичихъё. Харилцааны хэрэгслүүд ч гсн яг зориулалтаар нь ашиглахыг зорих хэрэгтэй.
Хүндэтгэсэн,
Номиноо
