7 kroků pro efektivní schůzky

Už jste někdy zažili nudné a ubíjející schůzky? Vsadíme se, že ano. Nekonečné meetingy o ničem, na kterých ve výsledku ani nemusíte sedět, jsou nešvarem moderní doby. Čas strávený na podobných zbytečných schůzkách se dá samozřejmě využít efektivněji. Třeba vývojáři chtějí programovat, ne trávit čas na zbytečných schůzkách. Z vlastní zkušenosti vím, že stačí pár jednoduchých triků k tomu, aby z vašich setkání lidi odcházeli s dobrým pocitem správně využitého času.

Neefektivní a dlouhé schůzky jsou nešvarem dnešní doby v malých i velkých firmách. Přitom se stačí řídit pár jednoduchými pravidly, která mohou přinášet kýžené výsledky. A navíc na ně lidi budou chodit rádi.

Sedm kroků pro efektivní schůzky:

1. Zvažte, zda je osobní setkání nutná. Někdy se dají věci vyřešit jen telefonátem nebo krátkým rozhovorem se zainteresovanými osobami.
2. Požádejte účastníky, aby přišli připraveni. Pokud je to možné, nesvolávejte meeting na poslední chvíli.
3. Před začátkem určete moderátora, který bude mít průběh schůzky na starosti. Kromě hlídání času by měl zvládnout taktně ukončit irelevantní diskuzi či zastavit komunikaci odchylující se od tématu a včas ji vrátit do správných kolejí.
4. Každá schůzka by měla mít jasně daný cíl, který se na začátku dozví všichni účastníci. Stejně jako smysl a program meetingu. Jen tak bude produktivní a smysluplný.
5. Zvěte jen tolik lidí, kolik je opravdu nutné, a to v zastoupení relevantních rolí. Vyhnete se tak sáhodlouhým debatám upovídaných lidí, které k ničemu nevedou.
6. Soustředění je klíčem k maximální efektivitě. Všichni by měli odložit telefony i počítače, pokud nejsou potřeba nebo někdo nečeká důležitý hovor.
7. Schůzky by měly být bezpečným prostorem pro všechny zúčastněné, kteří se chtějí o věcech bavit a najít nejlepší možné řešení. Nenechte slovo jen těm nejhlasitějším jedincům, vyjádřit by se měl každý, koho se téma týká. Zejména pohlídejte, aby i introverti měli prostor promluvit (ano, i oni mluví).

Tyto kroky vám pomůžou vést pracovní setkání efektivně a zkrátit jejich trvání na nezbytné minimum. Myslete taky na to, abyste neřešili detaily, ty můžete probrat se zainteresovanými osobami mimo samotnou schůzku. Zaměřte se na hlavní témata a podle nastavených očekávání se spíš orientujte na jejich naplnění.

Řídili jste se výše uvedenými pravidly, ale máte pocit, že i tak schůzka nebyla příliš efektivní? Zvažte propříště změnu průběhu, času nebo prostředí. I maličkosti jako je zasedačka s okny nebo vyvětraná místnost jsou důležité. Stejně jako doba meetingu. Vyhněte se brzkým ranním hodinám (ne každý chodí do kanceláře na osmou), času hned po obědě (organismus je zatížen trávením) nebo naopak pozdnímu odpoledni, kdy jsou lidi myšlenkami doma místo na schůzce.