Organização e produtividade: como identificar o que deve ser feito
Zerar a lista de tarefas nem sempre significa ser produtivo
Por Fernanda Dalke, PO na DZ Estúdio
Quem é atendimento, PO (Project Owner) ou GP (Gerente de Projetos) sabe o quanto a organização — ou a falta dela — impacta no nosso dia a dia e na produtividade das equipes. Com o digital ganhando cada vez mais espaço na vida dos públicos com quem falamos através das nossas campanhas, nos deparamos com projetos cada vez mais complexos, cheios de particularidades e de volume de entrega. Nesse caso, pra tudo sair conforme o planejado, é fundamental uma organização de demandas bem estruturada.
Recentemente, fui convidada a compartilhar com os colegas em um workshop algumas dicas de organização que tornam a minha rotina de PO mais fluída. Isso porque tenho alguns rituais dos quais não abro mão e percebemos que eles acabam refletindo tanto no dia a dia com a equipe, quanto nas entregas para o cliente.
Pra começar, é importante deixar claro que a organização não é o todo. Ela faz parte de um processo que nos ajuda a dividir o todo em partes, para enxergarmos as coisas com mais clareza, e conseguirmos agir sobre o que é prioritário. No fundo a gente usa da organização para sermos mais produtivos.
Mas ser produtivo não é zerar a lista de tarefas? Nem sempre. Você é produtivo quando consegue dar atenção àquilo que realmente precisa ser feito, e quando sabe fazer distinção do que não merece o seu tempo em determinado momento. E isso é importante para não sermos engolidos pela pauta.
E pra explicar melhor tudo isso, fui atrás de artifícios que endossassem os meus rituais — e que estivessem alinhados ao que a DZ já faz naturalmente. Nessa busca encontrei o GTD (Getting Things Done), que é uma metodologia de produtividade criada por David Allen que tem como premissa minimizar o estresse e a ansiedade, ao mesmo tempo em que maximiza a produtividade. Ela é composta por 5 etapas:
1 — Capturar
Essa é a hora de pensar em todas as suas obrigações, atividades, tarefas, projetos, ideias. Coloque pra fora tudo o que requer sua atenção. Vale anotar em um caderno, planner ou até aplicativo de tarefas. O objetivo é esvaziar a mente.
2 — Esclarecer
Momento de analisar cada um dos itens que registrou na etapa anterior e verificar o que merece sua atenção de verdade.
Se você identificar um item que não demanda nenhuma ação, você tem a opção de jogar fora ou guardar como referência em alguma pasta de e-mail, por exemplo.
Se você identificar um item que precisa de uma ação, e ela for de rápida execução (menos de 2 minutos), faça na hora. Se você não é a melhor pessoa para executar, delegue. E se demora mais de 2 minutos, mas você precisa fazer o quanto antes, adie para a lista de próximas ações.
Mas se o que você precisa fazer tem duas ou mais etapas, o método sugere que você terá um grupo de tarefas referentes a essa ação, como receber informações de outras pessoas, aprovar orçamento e outros. Aí, o que você sempre tem que se perguntar é: qual a próxima ação?
3 — Organizar
Com todas as tarefas visíveis e esclarecidas, chega o momento de organizar os itens acionáveis por categoria e prioridade para definir prazos. Você pode ter um backlog com uma lista de tarefas, pode usar um quadro kanban, pode ser organizar através de uma ferramenta específica de controle de pauta. Assim, conseguimos entender o que é necessário fazer primeiro e quais tarefas podem ser executadas juntas, para que elas sejam realizadas com mais eficiência.
4 — Refletir
Esse é o momento em que você já fez várias coisas e já surgiram novas ações. Então, é preciso revisar a sua lista e reavaliar as prioridades, acrescentando as novas obrigações e conferindo o que foi delegado. A periodicidade dessa revisão vai depender do tamanho da sua lista ou do projeto em questão.
5 — Engajar
Por fim, faça as tarefas conforme o que foi listado e organizado por ordem de prioridade. A ideia é focar para executá-las por completo e, dessa forma, realizá-las com maior eficiência.
O método é muito mais completo e complexo do que os itens abordados aqui (vale a pena conhecer mais) e, apesar de não ser o método oficial da DZ, está intrínseco nos nossos rituais diários porque temos um fluxo de trabalho totalmente orientado pelos métodos ágeis.
Nós capturamos tarefas no sprint semanal, esclarecemos e organizamos nas dailies, refletimos e reorganizamos sempre que necessário, porque sentamos juntinhos, e assim engajamos muito mais. Esses momentos nos fazem perceber a importância de parar pra pensar sobre tudo o que temos pela frente, especialmente se for junto com quem faz acontecer. Métodos e rituais pessoais de organização são importantes para conectar a nossa mente com os processos da empresa, mesmo que ela já seja organizada e ágil. Isso ajuda a aliviar a ansiedade e, consequentemente, a produzir mais (e melhor).
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