EXPO EDUCAÇÃO

Construindo um relacionamento entre estudantes e instituições

Muitas feiras são desenvolvidas no Brasil, com objetivos difusos, espaços de saldão, resultados não planejados e normalmente são justificadas pelos departamentos de marketing como investimentos institucionais e aumento de reputação a longo prazo, gerando assim um espaço de baixa inovação e principalmente focados na escasses de diminuir os custos. A EXPO Educação, até então LAE Fair, não nasceu diferente.

Mas a nossa leitura era de que tinhamos a oportunidade de repensar a experiência que girava em torno das feiras de educação, reposicionar a LAE no mercado e qualificar o processo convidando as principais instituições de ensino da Oceania para estudantes e profissionais.

Além disso, seria necessiario, desenhar uma estratégia e formato de trazer resultados comerciais à feira, que em anos anteriores haviam sido menos relevantes. Portanto, uma estratégia comercial bem amarrada mostrava-se fundamental. Ao invés de ser um evento endossando o negócio, repensamos o nome do projeto para abraçar uma nova atmosfera e ambiente para se propagar e engajar pessoas a partir da oportunidade de expandir o conhecimento e aprendizado globalmente. Ali nascia a EXPO EDUCAÇÃO.

O planejamento estratégico do negócio, foi desenhado para acontecer em 5 estados diferentes do Brasil, fomentar e viabilizar a vinda de pelo menos 20 das melhores instituições de ensino, atingir o breakeven, alimentar o pipeline comercial da empresa e pensar no projeto como um piloto de algo que vai se tornar muito maior.

Um mega desafio operacional e estratégico, cujo resultado foi construído durante todos o processo, com um grupo de pessoas engajadas.


O conceito da feira

A Expo Educação é um evento anual, com foco em promover instituições de ensino da Austrália e Nova Zelândia para estudantes brasileiros. Como não são destinos tão comuns para quem é do Brasil, precisávamos facilitar a criação de relações mais fortes entre ambas as partes — estudantes e instituições.

Em uma feira comum de intercâmbio, é usual aos estudantes irem direto para os stands das universidades com nome mais forte, mesmo sem conhecê-las. Para a experiência da feira, isso é ruim, pois gera filas quilométricas em certos lugares, enquanto outros ficam completamente vazios. Claro que instituições renomadas chamam mais atenção, mas queríamos ali valorizar os países como um todo, dando oportunidade aos visitantes de conhecerem lugares até então não tão conhecidos, mas que tivessem fit com seus perfis.

Os desafios logísticos

O evento foi para acontecer em 5 estados, ao longo de duas semanas. Com curto espaço de tempo entre cada evento, nossos grandes desafios foram a operação e logística envolvidas.

Belo Horizonte — Florianópolis — Porto Alegre — Rio de Janeiro — São Paulo

Cada uma dessas cidades comportava um escritório da LAE, agência de intercâmbio realizadora do evento. Com cinco equipes independentes, a Expo Educação era uma oportunidade não apenas comercial, mas também uma chance de unir toda a equipe em volta de uma operação, criando assim um senso maior de pertencimento e engajamento com o coletivo.

Nosso grande parceiro de operação foi a BMI, empresa expert em recrutamento de estudantes internacionais, que foi fundamental na montagem dos stands e na operacionalização de cada um dos eventos.

Para ativar a feira e garantir os resultados esperados, além de todos os esforços logísticos e de operação, fizemos também a ponte com alguns canais de mídia, como:


Depoimento do Pedro Marchi, sócio-diretor da Expo Educação.

Uma experiência diferente

Dividimos a experiência da feira em três grandes áreas:

1. Identidade
Para o stand da LAE, criamos a campanha turning point teve como foco conceitual os diversos pontos de virada que uma pessoa encontra na vida: pontos de partida, de virada e de chegada. Queríamos, como Expo Educação, possibilitar que cada visitante pudesse viver esses diferentes pontos: começar um novo curso, mudar e morar em outro país, fazer um intercâmbio, etc. Queríamos ajudar as pessoas a traçarem novos rumos e novos caminhos.

Todos os materiais criados tinham como objetivo tangibilizar esse conceito nos diversos pontos de contato dos visitantes com a feira: do folder institucional aos materiais de brinde.

2. Fluxo
Um dos grandes problemas de uma feira de intercâmbio é a desorganização do fluxo de pessoas, que acaba gerando gargalos em diversos pontos do evento e prejudicando a experiência como um todo.

Para resolver esse problema, criamos duas diferentes ações:

Aplicativo Smart Journey
O Smart Journey foi um aplicativo criado para facilitar o match entre instituição e aluno. Depois de responder algumas perguntas sobre seu próprio perfil, o estudante recebia automaticamente um roteiro composto com as principais instituições que ele precisava visitar no evento. Assim garantíamos que, mesmo com pouco tempo, era possível que o visitante conhecesse os lugares mais importantes para ele.

A criação do app em si foi um desafio e parte de uma estratégia muito maior. Por isso, dedicamos um texto inteiro explicando sua história:

Stand central
Criamos também um stand central, que tinha como objetivo inicial receber e dar vazão aos visitantes. Com comunicação de destaque, era o primeiro ponto de contato de quem entrava na feira. Ali, os facilitadores recebiam as pessoas, ouviam suas necessidades e indicavam os lugares que julgavam ter maior fit com o estudante, caso não houvessem feito download do app. Era a oportunidade de criar um vínculo pessoal com os visitantes, mostrando o cuidado com que a LAE atendia seus clientes.

3. Atendimento
A experiência de atendimento dos estudantes, tanto pela LAE quanto pelas instituições de ensino, foi pensada para garantir sua excelência. Desde o começo, quando a equipe direcionava aos lugares corretos, até o fim, quando o roteiro criado pelo app direcionava o estudante de volta ao stand da LAE, que finalizava o atendimento do estudante.

Era também ao final da visita que entregávamos um prêmio para quem houvesse concluído o roteiro indicado pelo app e captávamos as informações mais relevantes de cada usuário, qualificando cada um dos leads para que o contato seguinte fosse feito de maneira mais estratégica.

Vivências comerciais

Como parte importante do processo, a equipe DZN visitou cada um dos escritório da LAE no Brasil, para garantir que o atendimento feito durante a feira fosse coeso entre todas as praças e tivesse o toque de humanização e personalização que se mostrava ser o grande diferencial.

Criamos vivências para:
1. Testar a performance comercial da equipe, no live;
2. Otimizar e padronizar o atendimento dos facilitadores;
3. Integrar as equipes de cada escritório;
4. Expor teorias, conteúdos e ferramentas comerciais.

O resultado foi lindo. Muita entrega, amor e integração permearam as duas semanas de experiências, permitindo que não só mudássemos a forma como o atendimento era feito, mas também a percepção das pessoas sobre elas mesmas e sobre a equipe com quem conviviam.

Resultados

Em todas as esferas, o resultado da feira foi excelente, tanto como reconhecimento de um posicionamento diferente quanto em número de leads captados.

Foram mais de mil leads qualificados captados; e uma base com mais de três mil, ao todo. Desenvolvemos e aplicamos estratégias para cada tipo de lead, garantindo que os usuários fossem atendidos nos tempos corretos, minimizando a perda de pessoas ao longo do pipeline comercial. Para cada escritório envolvido, acompanhamos as estratégias e ações adotadas.


O futuro

Um ambiente que proporciona qualidade na interação entre alunos e instituições na jornada como um todo, no pré, durante e pós evento. Criamos engajamento, captamos leads qualificados e fortalecemos relações de longo prazo com diversas instituições, contribuindo de maneira bastante relevante para a evolução da carreira e, consequentemente, para a vida dos estudantes presentes.

Após o impacto feito, a Expo Educação 2017 já está confirmada. E, novamente, queremos garantir uma experiência mais relevante aos visitantes do evento, às instituições e países envolvidos.

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