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Mache deine Bexio-Daten sichtbar mit Earlyinsight

Earlyinsights

TL;DR

Nachdem wir keine Lösung gefunden haben, die unsere in Bexio erfassten Arbeitsstunden auswertet und anzeigt wie viele Ferientage man noch beziehen kann, oder die aufgewendeten Projektstunden in Verhältnis zu anderen Projekten anzeigt, haben wir bei Earlybyte das Tool Earlyinsights entwickelt, welches uns hilft die Daten, die wir in Bexio erfasst haben, sichtbar zu machen. Mit Earlyinsights haben wir ein Werkzeug, welches uns hilft im hitzigen Geschäftsalltag den Überblick zu bewahren und die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Über Bexio

Bexio ist das Produkt der gleichnamigen Firma bexio AG aus Rapperswil in der Schweiz. Mit Bexio lassen sich fast alle administrative Prozesse eines Unternehmens abwickeln. Der Funktionsumfang geht von Kontaktverwaltung, Offert- und Rechnungswesen, über Buchhaltung bis hin zur Zeiterfassung.

Dabei sind alle Prozesse eng miteinander verknüpft, sodass möglichst wenig Informationen mehrfach manuell eingegeben werden müssen, das spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch die Fehleranfälligkeit. Schnell ist eine Offerte erstellt, mit einem Klick in einen Auftrag umgewandelt und ein paar Klicks später die Rechnung dafür versendet. Der Zahlungseingang wird automatisch im angehängten E-Banking Konto erkannt und gleich in der Buchhaltung verbucht. Weiter kann man Projekte erfassen, die Stunden darauf rapportieren um so die Geschäftstätigkeiten nachvollziehbar zu dokumentieren. Es lassen sich Produkte und Lagerbestände verwalten, Eingänge und Ausgänge erfassen. Kurz gesagt Bexio bietet alles, was man sich wünscht. Auch für die Lohnbuchhaltung gibt es ein Modul, welches die Zeit die für Administration investiert wird, enorm reduziert.

Bexio - Preise

Das alles und sogar noch etwas mehr gibt es für einen, wie wir finden sehr fairen Preis von 99 CHF pro Monat für 25 Benutzer. Natürlich gibt es auch noch kleinere Pakete ab 29 CHF pro Monat, hier ist der Funktionsumfang dann aber doch deutlich eingeschränkt, sodass wir mit gutem Gewissen die Pro+ Version empfehlen können.

Fehlende Auswertungsmöglichkeiten

Trotz all den raffinierten Features und den schön integrierten Prozessen, die uns Bexio bietet, haben wir bei Earlybyte mit der Zeit bemerkt, das gewisse Auswertungsmöglichkeiten fehlen. Die Daten sind zwar alle sauber erfasst, jedoch ist es teilweise sehr umständlich sie sichtbar zu machen, um sich einen groben Überblick darüber zu verschaffen. Im Speziellen ging es uns um die Arbeitszeiterfassung, die Projektstunden und gewisse Key Performance Indicators (KPI oder Business Metriken)

Arbeitszeiterfassung

In Bexio lassen sich die Arbeitszeiten auf die einzelnen Arbeitspakete von Projekten erfassen. Erweiterte Felder wie die “Tätigkeit” (Art der Stunden, z.B. intern, verrechenbar etc.) und der Status (im Fakturierungsprozess) helfen, die geleistete Arbeit sichtbar zu machen und unterstützen die Rechnungsstellung.

Bexio - Arbeitszeiterfassung

Umso mehr erstaunt es, dass keinerlei Möglichkeiten zur gezielten Darstellung der Arbeitszeit existieren. Gerade aus Sicht des Mitarbeiters wäre es wünschenswert anzuzeigen wie viele Überstunden geleistet wurden und wie hoch der Feriensaldo ist. Weiter könnte man den Mitarbeitern anzeigen, an welchen Tagen sie arbeiten müssen und wann offizielle Feiertage sind.

Projektstunden

Ein weiteres Problem, auf welches wir des Öfteren gestossen sind, ist, dass wir zwar alle Arbeitszeiten auf die jeweiligen Projekte erfasst haben, es aber enorm schwierig ist sich einen Überblick über mehrere Projekte zu verschaffen. Eine Übersicht wohin die geleisteten Arbeitsstunden geflossen sind, ist nur mit Excel Export und Pivot Tabellen möglich. Selbiges gilt, wenn man das Stundenverhältnis von einem zu einem anderen Projekt sichtbar machen möchte. So sind zwar alle Daten da wo sie hingehören, es fehlt aber an den Visualisierungsmöglichkeiten, die zur Entscheidungsfindung in wichtigen Geschäftsfragen notwendig sein können.

KPIs

Über das Dashboard von Bexio lassen sich ganz allgemeine KPIs anzeigen. Dazu gehören die aktuellen Projekte mit einer Prozent-Anzeige für die geleisteten Stunden, die Umsätze, flüssige Mittel Eingänge und Ausgänge, sowie Debitoren und ein Kuchendiagramm von allen Ausgaben.

Bexio — Dashboard

Leider zeigt sich auch hier wieder dasselbe Bild. Es fehlen etwas spezifischere Kennzahlen, mit denen z.B. das Verhältnis von verrechneten zu total Stunden, wie hoch der Stundensatz auf alle geleisteten verrechenbaren Stunden war, und wie hoch der Stundensatz auf alle geleisteten Stunden war. Dies sind alles Kennzahlen, die wichtig sind, um aufzuzeigen, wie es um die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens steht.

Earlyinsights

Für uns war eigentlich schon immer klar, dass wir mit Bexio für viele Anwendungsfälle ein sehr gutes Tool zur Hand hatten, dass uns funktional wie auch kostenmässig überzeugte. Deswegen wollten wir auch keine Lösung die Bexio ersetzt, sondern etwas das gut in Bexio integriert ist. Über einen längeren Zeitraum haben wir immer wieder verschiedenste Applikationen getestet welche die Lösungen auf unsere genannten Kritikpunkte sein sollte. So richtig überzeugen konnte uns jedoch keine davon. Irgendwie schien es als hätten wir einen einmaligen Anwendungsfall, der nicht so einfach durch ein Tool ab Stange gelöst werden konnte. Also entschlossen wir uns dazu unser Glück in die eigenen Hände zu nehmen und das Werkzeug unserer Träume selbst zu erschaffen. So ist Earlyinsights entstanden. Integriert mit unserem Azure AD bringt uns Earlybyte Sichtbarkeit für Daten, die vorher nur irgendwo verborgen in Bexio-Listen zu finden waren.

Earlyinsights

Arbeitszeiterfassung

Mit Earlyinsights hat jeder Mitarbeiter immer Zugriff auf eine aktuelle Übersicht seiner geleisteten Arbeitsstunden. Einerseits gibt es den Übersichtsbereich in welchem der verfügbare Feriensaldo und die geleistete Überzeit angezeigt wird.

Earlyinsights — Arbeitszeiterfassung

Andererseits gibt es ein Diagramm, das intuitiv anzeigt, an welchem Tag wie viel gearbeitet wurde. Mit einem Schalter wechselt man von den geleisteten Stunden zu einer Übersicht in der alle Arbeitstage und Feiertage erfasst sind.

Earlyinsights — Arbeitstage Übersicht

Projektstunden

In der Projektübersicht kann man sich anhand einer einfachen Bar-Chart die Übersicht über alle geleisteten Projektstunden in einem gewissen Zeitraum verschaffen. Schnell lässt sich ausmachen, wohin die geleistete Arbeitszeit geflossen ist und wie das Verhältnis von verrechenbaren zu nicht verrechenbaren Stunden aussieht.

Earlyinsights — Projektübersicht

KPI’s

Die KPI’s zeigen uns, warum sich unser Unternehmen entwickelt wie es sich entwickelt. Anhand von ausgewählten Kennwerten sehen wir schnell, ob sich unsere Effizienz steigert, oder ob es Nachholbedarf gibt. So haben wir in unserem Unternehmen stets alles im Griff und können uns auf die wirklich wichtigen Arbeiten konzentrieren und nicht darauf mit Excel forensische Datenauswertung zu betreiben. Selbst unser CFO kann jetzt Nachts wieder ruhig schlafen.

Earlyinsights — KPIs

Wir suchen Tester für die kostenlose Earlyinsights Pilotphase

Photo by Nick Fewings on Unsplash

Nachdem wir den enormen Mehrwert von Earlyinsights für uns entdeckt haben, kamen wir auf die Idee dies mit anderen Unternehmen zu Teilen. Fehlen auch euch bei Bexio die oben erwähnten Funktionen, dann meldet euch bei uns. Wir zeigen gerne wie das Tool genutzt werden kann und prüfen, ob wir euch in die Pilotphase von Earlyinsights aufnehmen können.

>> Hier für Earlyinsights Pilot anmelden <<

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Über den Author

Remo Höppli ist Co-Founder und Software Engineer bei Earlybyte.

Earlybyte ist ein IT-Dienstleister aus Winterthur, der sich auf die Entwicklung von Lösungen im Bereich IoT und Digitalisierung für Firmen rund um die Welt spezialisiert hat. In enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden entwickeln wir Software, die Zeit für die wichtigen Dinge schafft.

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Remo Hoeppli

Remo Höppli is co-founder and software engineer at Earlybyte. He is a technology enthusiast and minimalism advocate striving for simplicity and efficiency.

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