Tempo é dinheiro
7 Estratégias para teres reuniões mais eficientes
Reuniões de trabalho são, desde sempre, essenciais para o sucesso das empresas e equipas. Sobretudo nos tempos de hoje — em que graças ao teletrabalho podemos dividir tarefas com pessoas em qualquer parte do mundo — as reuniões regulares com a tua equipa ou one-to-one são o combustível que conecta toda a empresa e abre caminho para o seu (e o teu 😎) sucesso. 🖇️
Para os verdadeiros #EatTasters, tempo é tudo. ⌛ Não queremos perder nem um minuto com coisas que não importam. E, como bem sabes, uma boa gestão do horário é ainda mais importante durante o Verão: não vais deixar trabalho por fazer, mas também não queres perder tempo com processos ineficientes na tua empresa.
As estratégias que te apresentamos podem ajudar-te a preparar a tua equipa para reuniões e processos mais produtivos que te vão levar a um tempo de férias mais descansado. 😎 Tudo para aproveitares a família, a praia ou uma bela refeição da melhor forma possível.
Começamos pelo princípio? Reuniões requerem obrigatoriamente sempre duas coisas: uma boa organização e um objetivo muito claro. Se não, porquê marcar uma reunião sequer? Há milhares de formas de melhorar a eficiência destas sessões, algumas podem encaixar perfeitamente na tua equipa, outras nem por isso. Aqui estão 7 estratégias que podes tentar:
- Identifica o assunto da reunião com antecedência
Primeiro que tudo, garante que a reunião é realmente necessária. Alguns assuntos podem ser tratados de forma eficaz através de uma mensagem ou email. Depois disso, sem o planeamento necessário e a contribuição de todos os envolvidos, o resultado pode ser… nada de produtivo. 👎 A sessão deve ser organizada e estruturada, dando a todos os envolvidos tempo para se prepararem sobre o tema. Se vais liderar o momento, prepara-te para aproveitares o tempo da reunião da forma mais dinâmica e construtiva possível.
2. Nomeia tarefas e responsáveis
Depois de identificar o assunto central ou a lista de tarefas, certifica-te de que estes refletem com precisão os objetivos maiores do negócio. Atribuir objetivos individuais e de grupo para a reunião é uma boa estratégia para garantir que o tempo é utilizado da melhor forma antes e durante a sessão. Confirma que as agendas estão livres para o trabalho e adiciona outros assuntos à descrição do invite à medida que possam ir aparecendo. Assim, ninguém será apanhado de surpresa. 👩💻
3. Divide o tempo por tema
Planeia uma margem de tempo clara para os objetivos serem alcançados. Faz um cronograma e organiza intervalos para cada etapa do trabalho. Aqui, é importante seres realista e deixares tempo também para alguma incerteza e discussão. Assim, todos os elementos estão preparados para — quase — tudo.
4. Atira ideias para cima da mesa
Dar a todos a oportunidade de exprimirem as suas ideias e diferentes pontos de vista é essencial! Dá o exemplo e fala sem medos. Cria um espaço seguro para a partilha de opiniões e permite que os teus colegas se sintam ouvidos e envolvidos nas tomadas de decisão. Encontra em grupo novas soluções e caminhos para velhos desafios.
5. Às vezes é preciso um reset
Mantém em mente que nem toda a gente entra numa reunião com o mesmo mindset e isso é perfeitamente normal. Alguns podem estar distraídos com outras responsabilidades, tarefas ou ainda a processar reuniões anteriores. Dá algum tempo de início para que todos consigam algum foco e estejam verdadeiramente presentes e ativos.
6. Reconhecer é importante
Words matter. Reconhece verbalmente a presença e participação dos teus colegas na discussão. Assim é mais provável que se sintam confortáveis a partilhar diferentes ideias, perspectivas e possíveis soluções. Motivando-as a ter um papel cada vez mais ativo e uma reunião mais produtiva.
7. Resume as decisões-chave
No final, é essencial destacar e repetir, se necessário, os insights críticos e os passos seguintes mais importantes. Assim será mais fácil para todos se lembrarem dos novos objetivos definidos após a reunião. Atribuir tarefas individuais e em grupo, partilhar ideias e dar datas de entrega específicas incentivará a equipa a fazer um esforço de grupo eficiente.
E porque não queremos que te falte nada, aqui vai um conselho extra. 🤫 Depois de cada reunião, reflete no que poderia ser melhorado e do que gostarias de fazer diferente. Mantém-te conectado com a tua equipa e dá a todos o espaço para também trocarem ideias, partilhas e refletirem de forma mais informal. Se estiverem a partilhar uma boa refeição, ainda melhor. 😋 Conhecemos a comida certa para isso.
