KPI Nedir? Tedarik Zincirinde KPI

KPI Nedir?

Şekil 1: KPI Nedir?

KPI, Key Performance Indicator kelimelerinin kısaltmasıdır. Şirketlerde çeşitli birimler KPI yöntemini performansı daha iyi değerlendirmek için kullanmaktadır. Şirketlerin hedeflerine daha hızlı erişebilmek, gerekli iyileştirmeleri yapabilmek ve olabilecek problemleri önceden tahminleyebilmek için KPI kullanmaları gerekebilmektedir.

Örnek ile KPI kullanımını daha net hale getirelim. Daha iyi bir satış performansı mı isteniyor? Departmana ve amaca yönelik başarılı metriklerden seçilerek satış için ölçümler hesaplanır ve performansın iyi mi kötü mü olduğu kötüye giden nedenin hangi metrikten kaynaklı olduğu ölçüm yaparak görülebilir. E-ticaret sitesinde satış performansı ölçümlenmeye çalıştığını düşünelim, görsel kalitesi düşük ve görsel sayısı az olan ürünün satış adedi ile daha kaliteli, etkili görsellerin yüklendiği ürünün satış adedi ölçümlenerek bunun satışı nasıl etkilediği ölçümlenebilir.

Tedarik Zincirinde KPI

Tedarik zincirinde KPI tedarikçilerin ürünleri zamanında getirme, ürün adedini doğru getirme gibi konularda davranışlarını takip edebilmek ve ölçümleyebilmek için kullanılır. Böylece tedarik zinciri ekibinin tedarikçinin performansını takip edebilmesi sağlanacaktır.

Tedarik zincirinde KPI kullanımını da örneklendirirsek, tedarikçi ürünü getireceğini söyleyip rezervasyon yaptığı tarihte getiriyorsa, depo gününü buna uygun olarak planlayabilir. O gün kaç adet ürün geleceğini bilir gününü ona göre planlar. Satışa ürünler ona göre ayarlanarak açılır. Hatta ürün reklamları bile o tarihe göre ayarlanır. Fakat tedarikçimiz ürünü getireceği tarihte getirmiyor veya söylediği adetten az getiriyorsa. Hatta getirdiği ürünlerin bir kısmı defoluysa? Tedarik zincirinin bu durumda tedarikçilerin performanslarını kontrol etmesi, takip etmesi gerekiyor. Onlara notlandırma yapması karnesini çıkarması gerekiyor. KPI kullanmak işte bu noktada devreye giriyor ve işimizi kolaylaştırıyor.

Peki verdiğim örnekte hangi metrikler kullanılabilir? Bunu senaryolaştırıp özet geçelim.

Senaryo

Tedarikçi ürünleri depoya getireceği tarih için rezervasyon yaptırdı, yaptırırken getireceği adedi de belirtti. Fakat verdiği adetten az ürün getirdi, üstelik bazı ürünler de defolu çıktı. Bizim bu tedarikçi ile iş ortaklığı yolumuz devam mı etmeli? Bu sorun bu aya mı özeldi tedarikçi nasıl takip edilmeli?

Çözüm:

Öncelikle tedarikçinin ürünleri vaktinde getirdiğini ölçümleyeceğimiz bir “Rezervasyon Metriği’ne” ihtiyacımız var. Sonra müşterinin getirdiği ürün adedi verdiği söz ile aynı mı kontrolü için “Karşılama Oranı Metriği’ne” ihtiyacımız var. Müşteri defolu getirdi bu durumda “Ürün Kalite Metriği’ne” ihtiyacımız var. Bu metrikler ile müşterinin performansı haftalık, aylık vs tasarlanan yapıya göre hesaplanıp karne notu çıkarılır. Bu not sabit bir sistemde olması için örneğin 0–100 arasında verilebilir. Sonrasında tedarik zinciri tedarikçilerin notlarını net bir şekilde görerek bu tedarikçi ile yolunu ayırabilir. Veya ödül sistemi kurarak tedarikçiyi daha ileriye götürebilir. Bütün bunlar tedarik zincirinin KPI amacı doğrultusunda değişip şekillenecektir.

Verilen örnek senaryodaki durumlar artabilir bu durumda her duruma uygun çeşitli metrikler kullanılabilir. Bu metrikleri yazımın ilerlerinde detaylandıracağım.

KPI Metriği Seçiminde Nelere Dikkat Etmeli?

Şekil 2 : KPI Metrik Seçimi

Yanlış seçimler sizi doğru sonuca götüremeyeceğinden metrik seçimi KPI ölçümünde çok önemlidir.

Ø Öncelikle her işte olduğu burada da amaç belirlenmeli ve amacınıza uygun metrikler araştırılıp bu metrik sonuçlarının size sağlıklı sonuçlar verip vermeyeceği kontrol edilmelidir.

Ø Başarının tanımı yapılmalıdır? Aslında amaçlarımızdan biri de başarılı olmak değil midir? Peki sizin için başarı nedir? Örnek vermek gerekirse bizim için başarının tanımını aşağıdaki gibi verebiliriz;

Başarı Formülü = Hedef + Hedefe Bağlılık + Daha İyisinden Vazgeçmemek

Ø Metriklerin uygulanmasındaki gerçekçilik tartılmalıdır. Metriklerin uygulanacağı hedef kitleniz bellidir. Tedarikçiler örneğinden gidersek hedef kitle tedarikçilerdir. Belirleyeceğimiz metriklere tedarikçilerin ne kadar uyabileceği belirlenmelidir. Uyulması çok güç uç metrikler veya çok düşük metrikler ve metrik puan hedefleri verilmemelidir. Belki bu noktada hedef kitle ile karar vermek de gerekebilmektedir.

Ø Kpı metrikleri yukardaki maddelerle de ilişkili olan SMART’a uygun olmalıdır. Peki SMART nedir?

SMART Nedir?

SMART; Spesicfic, Measurable, Accepted, Relevant, Time kelimelerinin baş harflerinden oluşmaktadır. Proje yönetiminde hedefleri tanımlamaktadır.

Detaylandırmak gerekirse;

S = Spesifik : Hedef kesin ve net olmalıdır.

M = Ölçülebilir : Hedef her durumda ölçülebilir olmalıdır.

A = Ulaşılabilir : Hedef kabul görülür, gerçekçi olmalıdır.

R = Uygun : Hedef makul olmalıdır.

T = Zaman : Hedefin başı, sonu zamanı belli olmalıdır.

Asıl soru şu metrikler nasıl hesaplanacak?

KPI Metrikleri Neler Olabilir, Nasıl Hesaplanır?

1. On Time (OT)

Sipariş satırı bazında ölçümleme yapılır. “1” veya “0” olarak değerlendirilir. Teslimat tarihi (Son teslim tarihi) değerlendirilen aya karşılık gelen siparişler ilgili ayın ölçümüne dahil edilir. (Mal girişi olmayan siparişler hesaplama dışında bırakılır. Bu bilgi iptal olacaktır, örnek referans alınacaktır.)

Formül = OT değeri “1” olan sipariş satır sayısı / Mal girişi olan sipariş satır sayısı

Zamanında getirdiyse değeri 1, zamanında getirmediyse değeri 0 olur. 10 günde geç getirse 1 günde geç getirse 0 olacaktır.

Örneğin; Tedarikçinin siparişine ait 10 satır ürün olsun bu 10 satırın hepsini tek seferde getirmeyebiliyor. Her bir satır için zamanında getirmiş mi diye kontrol edilmesi gerekmektedir. Teslimat tarihi haziran ayındaysa haziran performansına girecektir. Mal gelmemiş ise zamanında mı gelmiş diye ölçümlenemeyeceğinden mal kabul girişi olan mallar zamanında mı gelmiş ölçümlenmesi yapılmaktadır. Tedarikçi teslim etmesi gereken 10 satırın 4’ünü getirdiyse On time metriği 4 / 10 olacaktır. Tedarikçi 8 satırda getirse Formülasyon 4 / 8 değil gene 4 / 10 olacaktır.

2. In Full (IF)

Satır bazında ölçümleme yapılır. “1” veya “0” olarak değerlendirilir. Teslimat tarihi değerlendirilen aya karşılık gelen siparişler ilgili ayın ölçümüne dahil edilir.

Formül = IF değeri “1” olan sipariş satır sayısı / Toplam sipariş satır sayısı

Örneğin; Birinci ürün 100 adet ise 99 adet tedarikçi getirdiyse başarısız olarak değerlendirilir 0 olarak puanlanır. Siparişi 30 hazirana kadar getirmesi gerekiyor ama temmuzda getirmiş olsun Infull değeri güncellenmesi gerekecek. Yani infull değeri 1 ay geriden de hesaplanması gerekir.

3. OTIF

Satır bazında ölçümleme yapılır. “1” veya “0” olarak değerlendirilir. OT ve IF değerlerinin her ikisinin de “1” olması durumunda ilgili satırın değeri “1” olarak hesaplanır. En az birinin “0” olması durumunda alacağı değer “0” dır.

Formül = OTIF değeri “1” olan sipariş satır sayısı / Toplam sipariş satır sayısı

OTIF değeri için OT ve IF değerinin ikisinin de başarılı olması yani 1 olması gerekmektedir.

4. Karşılama Oranı (Adet)

Adet bazında ölçümleme yapılır. Teslimat tarihi değerlendirilen aya karşılık gelen siparişler ilgili ayın ölçümüne dahil edilir.

Formül = Karşılanan miktar / Sipariş miktarı

Örneğin; Tedarikçi 800 ürün getirdiyse 1000 ürün getirmesi gerekiyorsa metriğin hesabı için 800/1000 yapılarak hesaplanması gerekmektedir. Belki 200 ürünü sonraki ay getireceği için in fulldaki gibi 1 ay geriye dönük olarak bakması da gerekecektir.

5. Karşılama Oranı (TL)

TL bazında ölçümleme yapılır. Teslimat tarihi değerlendirilen aya karşılık gelen siparişler ilgili ayın ölçümüne dahil edilir.

Formül = Karşılanan tutar / Sipariş tutarı

Bazı tedarikçiler beklentiden fazla ürün getirebiliyor. Bu yüzden bu metrikte karşılama oranı (adet) ile benzer şekilde max 100 olarak alınacaktır. Yani, eğer karşılanan tutar > sipariş tutarı ise oran %100 alınacaktır.

Örneğin; Tedarikçi sipariş edilen 1000 ürün için 10.000 TL lik sipariş tutarına sahip, 8.000 TL’lik ürün getirdiyse metrik hesabı için 8.000 / 10.000 yapılacaktır.

6. Rezervasyon Uyumu

Rezervasyon tarihi değerlendirilen aya karşılık gelen siparişler ilgili ayın ölçümüne dahil edilir. Rezervasyon sayısı bazında ölçümleme yapılır. Depo mal giriş tarihi, aracın depoya gelişinden daha sonraki bir tarih olabildiğinden, depodan gerçek veri talep edilecektir.

Formül = Rezervasyon tarihinde gelen sipariş sayısı/ Toplam rezervasyon alınan sipariş sayısı

7. Onaylanan Miktar Uyumu

Satır bazında ölçümleme yapılır. Teslimat tarihi değerlendirilen aya karşılık gelen siparişler ilgili ayın ölçümüne dahil edilir.

Formül = 1- ((Onaylanan adet — Karşılanan adet ) / Onaylanan adet)

Puanlama hesaplama örneği aşağıdaki tabloda verilmiştir.

8. Sipariş Cevap Performansı

Sipariş belge tarihi + 2 gün sonrasına kadar siparişlerin onaylanması beklenmektedir.

Formülasyon = Beklenen süre içerisinde onaylanan siparişler / Toplam sipariş sayısı

Örneğin; 27 Temmuz’da belge tarihi oluştu 29 Temmuz’a kadar tedarikçinin onaylaması beklenmektedir. Tedarikçinin belge tarihi oluştuktan sonra 2 gün içinde siparişi onaylanması beklenmektedir. Eğer tedarikçi 2 gün içinde onaylamadıysa sipariş cevap performansı metriğinden düşük puan alacaktır.

Evettt… Şimdi başarılı olmak için bütün olanaklara sahipsiniz 😊

KPI mantığını çabuk kavrayacak, karne notu yüksek tedarikçiler ile daha iyi ürünlere ulaşıp başarıya ulaşmanız dileğiyle. :)