Evento = Experiencia

Ya sea un taller o un concierto, una conferencia o una obra, cualquier evento público puede convertirse en una experiencia única para los participantes.

¿Por qué convertir un evento en una experiencia?

Porque los participantes a cambio del boleto de entrada o invitación, obsequian a los organizadores algo muy valioso: su tiempo y su atención.

Quien organiza eventos regularmente conoce muy bien que las dos, tres o cuatro horas (o más) que dura un evento, es tiempo que los participantes no tendrán de vuelta jamás. Es por eso que la obligación como organizador es convertir ese tiempo en una buena inversión.

Un evento no ha salido exitosamente si sus participantes piensan que perdieron su tiempo o no estarían dispuestos a regresar o recomendar el evento a alguien más.

¿Quiénes son los participantes?

La respuesta común es: el público. Pero en ebento vemos como participantes a todos los involucrados: asistentes, público, ponentes, invitados, artistas, partners, patrocinadores, etc; por lo que se debe trabajar una experiencia para todos ellos.

Las necesidades y expectativas de cada uno de los participantes va en función de su rol, cada uno busca un fin diferente al participar dentro del evento.

¿En qué momento empieza la experiencia?

Para los organizadores, la experiencia comenzó semanas (o meses) antes, cuando se decidieron a realizar el evento. Buscar insumos y proveedores, armar el programa y el contenido, contactar partners y patrocinadores… forman parte de la experiencia para ellos.

Para los asistentes, la experiencia comienza cuando se hace público el evento. Es bien sabido que no hay segunda oportunidad para una primera impresión, así que la primera impresión que genera un evento en sus futuros asistentes es una parte importante de la experiencia.

¿En qué momento termina la experiencia?

¡Nunca! Es verdad.

La mayoría de los organizadores crean eventos pensando en convertirlos en una serie semanal, mensual o anual. Pocos organizadores de eventos públicos piensan en una única edición, comúnmente aspiran a que el evento se repita.

Es por esto que la experiencia para los participantes continua aún en los meses en los que la edición actual (o siguiente) está en planeación.

¿Cómo se hace de un evento una experiencia?

Bueno, ese será el tema central de las entradas de nuestro blog.

En ebento queremos ayudar a los organizadores a crear experiencias, por eso diseñamos una serie de herramientas para que cualquier evento, sin importar su tamaño, pueda ser (verse y sentirse) muy profesional, de manera que al final: sea una buena inversión de tiempo.

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