(For Users) รูปแบบการจำหน่าย ของ MS Office สำหรับ Commercials ทั้ง Subscription และ Perpetual

Content difficulty — Moderate

https://www.microsoft.com/en-us/licensing/product-licensing/office

ถ้าไม่นับ License ที่สำหรับ ใช้ในบ้าน ตัว MS Office ที่ลงบน Desktop ก็ค่อนข้างที่จะมีหลากหลาย Plans ให้บริษัทได้นำไปใช้ในเชิงพาณิชย์ (Commercial use) ซึ่งการเลือกใช้ ก็ขึ้นอยู่กับ งบประมาณ และ การวางแผน เพื่อ deploy ลงเครื่อง PC ของ users ซึ่งค่อนข้างจะมีหลายหลาย Plan มาก คำถามจะเกิดขึ้น เช่น

Professional Plus vs Pro Plus เป็นยังไง?

Office แบบเก่ากับแบบ Cloud Services ต่างกันอย่างไร?

บทความนี้จะไม่กล่าวถึง License ที่ใช้ในบ้าน เช่น Office 365 Personal, Office 365 Home หรือ Office Home & Student และในส่วนของ Education หรือ Government จะกล่าวถึง license ที่ใช้เชิงพาณิชย์ (ใช้เพื่อสร้างกำไร)เท่านั้น สามารถดู License terms ได้ ที่นี่

ซึ่งจะขอแยก เฉพาะส่วนการซื้อขายตัว Microsoft Office ซึ่งมีกันหลักๆ 2 แบบ ใหญ่ๆ คือ แบบ Perpetual และ Subscription

Perpetual (Office Professional Plus/ Standard)

แบบ Perpetual (บางทีเรียกกันคร่าวๆว่า On-prem) คือแบบที่มีการซื้อขาด ซึ่งเป็นการซื้อขายที่เป็นก่อนยุคที่จะมี trend ของ Cloud Computing ลักษณะการซื้อขายก็จะเป็นแบบ ซื้อทีละเยอะๆ One time purchase เพื่อให้ครบจำนวนของพนักงานในบริษัท เรียกสิ่งนี้ว่า Volume Licensing ซึ่งทีม IT ก็จะเอา key license จากตัว VLSC (Volume Licensing Service Center) ซึ่งเป็น website ที่จัดการเรื่อง Key License ขององค์กรที่ได้ซื้อมากับทาง Microsoft ไปลงให้กับ PC ของพนักงานทุกคน (เรียกว่า การ Deployment) เพื่อให้ใช้ MS Office กันแบบ ถูกลิขสิทธิ์แต่ อยู่ในขอบเขต 1 License ต่อ 1 เครื่อง

ก็แล้วแต่สัญญาที่มีการซื้อขาย เช่น Open Licensing หรือ Enterprise Agreement ที่ซื้อกับทาง Microsoft Partner

ซึ่งก็ต้องมีการจ่ายเงินต้นที่สูง และ ตัว MS Office จะไม่มีการ update เป็นเวอร์ชั่นใหม่ เช่น ถ้าซื้อ MS Office 2013 แล้ว พออยากจะใช้ MS Office 2016 ก็ต้องซื้อโล๊ะทั้งหมด ซึ่งปัจจุบันก็จะมีอยู่ 3 รุ่น ที่เป็นแบบ Volume Licensing

1. Office Standard 2019 มี Word, Excel, PowerPoint, Outlook และ Publisher
2. Office Standard 2019 for Mac (เหมือนอันแรก แต่ไม่มี Microsoft Publisher)
3. Office Professional Plus 2019 (เหมือนอันแรก แต่มี Access กับ Skype for Business) ซึ่ง Access และ Publisher ไม่ support ใน Mac

ซึ่งจุดต่างของตัว Standard กับ Professional หลักๆ คือ

ตัว Professional จะมี MS Access และ Skype for Business และมี features ในการให้ IT Admins จะบริหารจัดการ Enterprise features ได้มากกว่าของ Standard เช่น ส่วนของการทำ Right Management Services (Feature ใน Windows Server AD RMS), Data Loss Prevention, In-Place Archive and eDiscovery (Feature ใน Exchange Server) แต่ทั้งสองยังสามารถที่จะทำ Group Policy ได้

นอกจากนี้ ยังมี Plan ย่อย อีก 2 Plan แต่การซื้อจะเป็นแบบกล่องคล้ายของ Office Home ไม่ใช่ Volume License เรียกว่า Full Package Product (FPP)

1. Office Home & Business 2019 จะมีแค่ Word, Excel, PowerPoint และ Outlook ซึ่ง 1 License ต่อ 1 PC หรือ Mac
2. Office Professional 2019 ซึ่งเหมือน Home & Business โดยมี Access และ Publisher ซึ่งไม่ support กับเครื่อง Mac อาจจะต้องใช้ Tools เช่น Boot Camp

Subscription (Office Business/ ProPlus)

แบบ Subscription (เรียกกันคร่าวๆว่าแบบ Cloud) จะไม่ใช่เป็นการซื้อขาด แต่จะได้ สิทธิประโยชน์ในเรื่องของ การ upgrade version ที่ทำให้ใช้ feature ใหม่ๆ กว่า แบบแรก ซึ่งแบบ Subscription จะต้องมีการ Sign In กับ Microsoft Cloud เพื่อ check ว่า account นั้นยังมี license ที่ valid อยู่ การอัพเดทนั้น IT Admin สามารถ ปรับได้ว่าจะให้ ถี่ขนาดไหน ซึ่งเรื่องการ update จะขอพูดในคราวต่อไป

นอกจากนี้ ยังมีระบบ เช่น OneDrive for Business ที่ให้ Cloud Storage, Mail server (Exchange Online), ทำ Collaboration portal (SharePoint Online), teleconferences (MS Teams/Skype for Business), Video Portal (MS Stream) ต่างๆเพิ่มมาให้ users ด้วย ซึ่งของพวกนี้ถ้าทำบน local จะต้องซื้อ Hardware และ License ที่มีราคาสูงมากๆ แต่สำหรับ cloud คิดเป็น per user ซึ่งมาพร้อมกับ MS Office อยู่แล้ว (ขึ้นอยู่กับ Subscription Plans ว่าเป็น แบบไหน)

ซึ่ง 1 License สามารถลงได้ 5 PCs, 5 Tablets และ 5 Smartphones จะอยู่ใน Plan ดังนี้ (ข้างล่างโชว์เฉพาะ Plan ที่มี MS Office ลง Desktop ได้) ส่วนตัว MS Project กับ Visio จะเป็น Standalone plans ซื้อแยก มา add-in ได้ มีทั้ง Desktop version และ แบบ Online

สำหรับ Business Plans (Office Business)

1. Microsoft 365 Apps for Business/ Microsoft 365 Business Standard (ซึ้อได้สูงสุด อย่างละ 300 licenses ต่อองค์กร)
2. Microsoft 365 Business Premium (ซึ้อได้สูงสุดแค่ 300 licenses ต่อองค์กร)

มีการเปลี่ยนชื่อ Plan จากชื่อเก่าตามนี้
Office 365 Business เปลี่ยนชื่อเป็น Microsoft 365 Apps for Business

Office 365 Business Essential เปลี่ยนชื่อเป็น Microsoft 365 Business Basic (ซึ่ง Plan นี้ไม่มี Office Desktop ให้เลยตัดออก)

Office 365 Business Premium เปลี่ยนชื่อเป็น Microsoft 365 Business Standard
Microsoft 365 Business เปลี่ยนชื่อเป็น Microsoft 365 Business Premium

สำหรับ Enterprise Plans (Office ProPlus)

1. Microsoft 365 Apps for Enterprise/Office 365 E3/Office 365 E5
2. Microsoft 365 E3/E5

มีการเปลี่ยนชื่อ Plan จากชื่อเก่าตามนี้
Office 365 ProPlus เปลี่ยนชื่อเป็น Microsoft 365 Apps for Enterprise ซึ่งทั้งสองคือตัวเดียวกัน เปลี่ยนชื่อเฉยๆ แต่ในบทความนี้จะเรียกเป็น ProPlus ละกันครับ

สำหรับ Enterprise Plans ตัว Office Apps (ProPlus) จะสามารถ run บน Virtual Desktop Infrastructure (VDI), ทำ Rights Management โดย Azure Information Protection (AIP), Office Telemetry และ support การทำ Group Policy, Office Add-ins/ActiveX/BHO, และใน Excel จะมี features พวก Power Pivot, Power View, Power Query, Spreadsheet compare, Spreadsheet Inquire ที่ Office Business ไม่มี ดูเพิ่มเติมได้ ที่นี่

และเฉพาะ แบบ Subscription ของ Enterprise Plans จะมี Client Access License (CAL) เป็นสิทธิ์ให้กับ user คนนั้นๆ กลับเข้าไปใช้ Server Products เช่น Exchange Server, SharePoint Server หรือ Skype for Business Server บน Local (on-premise) ขององค์กร แถมมาให้แล้วในตัว ในกรณีที่องค์กรมีการทำ Hybrid ระหว่าง Office 365 และ On-premise

หลักๆ Office App features ของ ProPlus และ Professional Plus จะคล้ายๆกันมีความต่างเพียง ProPlus จะ set ตัว Azure Information Protection (AIP) ทำ Right Management เพื่อการ Classify และ ป้องกันเอกสารได้

Azure Information Protection (AIP) ทำ Label, Classification และ Protection เอกสาร

Microsoft 365 Business เป็นข้อยกเว้นสามารถ Rights Management โดยใช้ Azure Information Protection (AIP) แต่สำหรับ local Right Management ผ่าน Windows Server AD RMS นั้น ได้ทุก Plan ทั้ง Business, ProPlus หรือ Professional Plus

การซื้อขายถึงเป็น Cloud ก็ยังคงเป็น แบบ Volume Licensing มีการจัดการผ่าน VLSC เหมือน Perpetual แต่พิเศษตรงที่มี Option การซื้อขายประเภท Cloud Services Provider (CSP) ที่สามารถเลือกจ่าย เป็นรายเดือน Post Paid ได้ ทำให้ Option การซื้อขายตัดสินใจมีมากขึ้นกว่า แบบ Perpetual (on-prem ที่มี option น้อยกว่า) ซึ่ง CSP มีมาสำหรับ แบบ Cloud เท่านั้น รายละเอียดว่า สัญญา Program แบบไหนซื้อ Office 365 Plans ไหนได้บ้างดูได้ ที่นี่

มาถึงตรงนี้คือความแตกต่างคร่าวๆ ของทั้งสองแบบ และส่วนในตอนต่อไปจะเป็นความแตกต่างในเชิงลึกในแง่มุมต่างๆ เช่น การ activated, update หรือ deployment ครับ