(For Admins/Users) Manage Contacts in Office 365 (Exchange Online)

Content difficulty — ทั่วไป

การ Manage Contact เป็นสิ่งที่ทำให้ user ในองค์กร ค้นหา email เพื่อนร่วมงานของเราได้ง่าย เพื่อที่จะส่ง email, chat ไปหา หรือ ดูที่อยู่ ตำแหน่งงาน และรายละเอียดอื่นของคนๆนั้น เพิ่มเติม ซึ่งถ้ามีการสร้าง user ใน Office 365 เราก็จะสามารถหาเพื่อนร่วมงานเราได้อยู่แล้วจากใน Portal ของ Office 365 เอง, Outlook, Microsoft Teams, SharePoint Online, Microsoft Search, Delve ฯลฯ

Search ชื่อ เพื่อนร่วมงานใน Office 365 โดยพิมพ์แค่ Display name ไม่ต้องพิมพ์ email

แต่สำหรับ contacts ที่เป็นคนนอกองค์กร เช่น บริษัท vendor หรือ คู่ค้าที่เราร่วมงานด้วย ซึ่งไม่ได้ register ในระบบของ Office 365 ก็จะมีการจัดการที่ต่างกันออกไป ซึ่งขอแยกเป็นสองวิธีครับ คือ ทำโดย ระดับ user และ ทำจากฝั่ง Office 365 Admin

การจัดการ Contact ข้างล่างนี้ใช้กับกรณี email เท่านั้น ไม่ได้ใช้ search ได้จากใน Microsoft Teams, SharePoint Online หรือ service อื่นๆแต่อย่างใด

วิธีที่ 1

เป็นการที่ user ทำการ New Contact เองผ่าน Outlook client หรือ Outlook Web App บน Browser โดยผ่านหน้า People ซึ่งจะสามารถ save เป็น ฺBusiness contact ได้ หรือ จะ save เป็นประเภท Contact Group เพื่อเป็น mail list (1:many) เก็บเป็นรายชื่อกลุ่มคนที่เราจะต้องส่งเมลบ่อยๆ ทำให้เราสามารถพิมพ์แค่ชื่อ Group

ในการส่ง email เราไม่ต้องนั่งพิมพ์ email เต็ม ระบบทำให้เหมือนเรามีที่เก็บ นามบัตร Digital ของคนที่เราต้องทำงานด้วย (และยัง share นามบัตรไปใน mail หรือ Signature ได้อีกด้วย)

New Contact ได้หน้า People ใน Outlook

ดับเบิลคลิกที่ Business Card ข้างๆเพื่อ ปรับ Layout หรือ สีของหน้า Card ได้ด้วย

หรือจะคลิกขวา Add to contacts ได้เลย (จากรูปทำใน OWA)

ซึ่งมันจะ Sync กันทั้งคู่

Forward ต่อเป็น contact (.msg) หรือ เป็น นามบัตร (.vcf) ได้เลย

ทำนามบัตรตัวเอง สามารถ add ลงไปใน Signature ของทุก email ที่เราส่งได้ด้วย แต่ถ้าจะลบนามบัตร ไม่ create ตัว signature ใหม่ก็ไปลบ .vcf file ใน folder ที่อยู่ใน C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

ใน Address Book จะเก็บไว้ใน Contacts

วิธีแรก เป็นการทำในระดับ user ซึ่งเป็นเหมือน contact บันทึกไว้ใช้ส่วนตัวของเขาทำให้ user คนอื่นไม่ได้ใช้หรือหาเจอไปด้วย ซึ่งการที่จะให้ใช้ร่วมกันได้ทั้งองค์กรจำต้องให้เก็บ Contact ไว้ในสิ่งที่เรียกว่า Global Address List (GAL)

วิธีที่ 2

ให้ทาง Admin ของ องค์กร (Global Administrator หรือ Exchange Administrator) สร้างสิ่งที่เรียกว่า Mail Contact ขึ้นมา ซึ่งจะสามารถทำได้ จาก Office 365 Admin Center กลาง หรือ Exchange Admin Center

การสร้าง Mail Contact บน Exchange Admin Center

เมื่อ Create แล้ว ก็คลิกชื่อกลับมาอีกทีเพื่อ Edit information เพิ่มเติม

ส่วนอีกแบบนึงจะเรียกว่า Mail user (อันนี้ Add ได้แค่ใน Exchange Admin Center) ซึ่งเหมือน Mail Contact ทุกประการ ต่างตรงที่เราต้องกำหนด username/password ให้ เพราะเขาสามารถ login มาที่ Office 365 portal ของเราได้ ใช้ในกรณีเรา ทำ Shared mailbox เพื่อให้เขาเข้ามาช่วยเรา manage inbox ในการ เช็คเมล reply ต่างๆใน Shared mailbox

ในกรณีทำ Hybrid ระหว่าง Local Active Directory กับ Office 365 ตัว Mail Contact และ Mail user ให้ไปสร้าง Contact Objectที่ Local Active Directory ให้ทำการ sync มาที่ cloud

ตัวอย่างเช่นเราจ้าง vendor มาทำ Helpdesk support ระบบ อาจจะสร้าง mail กลางมาเพื่อให้เขาช่วยตอบ ซึ่งทั้งสองประเภท Mail Contact และ Mail User จะปรากฏให้เห็นใน Global Address List (GAL)

Shared mailbox คือ mail กลางที่ admin สร้าง (เช่น helpdesk@contoso.com) ที่มี Inbox แยกเป็นของตัวเอง (ไม่ต้องจ่ายค่า license เพิ่มแต่อย่างใด) ต่างจากเมล์กลางเช่น Distribution list ที่ไม่มี inbox เป็นของตัวเอง ซึ่งเวลาเมล์เข้าก็จะ กระจายเข้าไปใน inbox ส่วนตัวของ user ที่เป็นสมาชิกของ distribution list ทุกคน

สร้าง Mail user ต้องตั้ง password ด้วย

ข้อสังเกตคือ Mail user จะไม่โผล่มาให้เห็นใน Admin Center กลางแต่จะเห็นใน Active users กับ Exchange Admin Center

ใน Address Book จะเก็บไว้ใน Global Address List (GAL)

ตอนต่อไปจะมาพูดเรื่องการ import contact ทีละหลายๆ contact (bulk import) ของทั้งสองวิธีครับ