(For Admins/Users) Life cycles ของ Teams/Office 365 Group
Content difficulty — ทั่วไป
Microsoft Teams เป็นหนึ่งใน Collaboration software ที่มีผู้ใช้งานมากที่สุด ณ เวลานี้ เนื่องจากมี feature เหมาะกับการทำงานที่ทำได้ในทุกขนาดขององค์กร ไม่ว่าเป็นบริษัท ขนาดเล็ก SME, Startup หรือ องค์กรธุรกิจระดับ Enterprise ที่มีพนักงานหลักหมื่นคน ก็ยังสามารถปรับจูน Policy การให้งานเข้ากับขนาดขององค์กรได้ และยัง integrates กับ ระบบต่างๆ เช่นใน Office 365, 3rd Party Apps หรือ การพัฒนา software application ภายในเพื่อให้เข้าใช้งานได้ร่วมกับ Interfaces ของ Microsoft Teams เป็นต้น
เนื่องด้วยการทำงานของ Microsoft Teams ส่งเสริมความเป็น Flat organization คือการสร้าง team group ต่างๆเพื่อมาทำงาน collaboration นั้น user สามารถสร้างเอง add member หรือ add user นอกองค์กรให้เข้ามา เป็น Guest ได้เลย โดยไม่จำเป็นจะต้องให้ทีม IT เป็นคนสร้าง ทำให้เกิด team ที่มากเกินไปและล้น ซึ่ง feature ใน Microsoft Teams อย่างเช่น เรื่องของการ Search หรือ Hidden ก็ทำให้ใน user ที่ account ตัวเขาเองอาจจะเป็นสมาชิกถึง 10–20 team นั้นได้หาทีมที่ต้องการได้ง่ายขึ้นและจัดการ clear เอา team ที่ตนไม่ค่อย active ซ่อนไว้
Default settings ของ Teamจะให้คนใช้สร้าง team ได้เองเลย แต่ Admin สามารถตั้ง Policy ไม่ให้ create ได้
ส่วนเรื่องการ Add user อย่างละเอียดสามารถดูได้ที่ https://link.medium.com/hHeEZCigw4
Microsoft Teams Admin Center เข้าได้จาก https://aka.ms/teamsadmincenter
เนื่องจากการสร้าง team ในฝั่ง Microsoft Teams จะเป็นการสร้าง Office 365 Group ทันทีโดยที่ไม่ต้องไปสร้างจากฝั่ง Office 365 Group ซึ่งทำให้ผูก service ต่างๆของ Office 365 เพื่อ ให้ user collaboration ได้เช่น SharePoint Online, Exchange Online mailbox, Planner, OneNote เป็นต้น เพราะฉะนั้น life cycle ของ Office 365 Group กับ Teams ก็จะเป็นอันเดียวกัน
Office 365 Admin สามารถสร้าง Office 365 Group ที่ไม่ได้ผูกกับ Microsoft Teams ได้จาก Office 365 Admin Center
กลับมาจากปัญหาข้างต้นคือ ทุกฝ่ายต้องมีการ Manage team/Office 365 Group จำนวนมาก ทำให้จะต้องมีการสร้างลบ team ต่างๆ ทำให้ status มี 3 แบบ คือ Active, Archived, และ Deleted
Active
เป็น status ปกติหมายความว่า member และ owner ทุกคนสามารถใช้ team ได้ในการ chat, file sharing, ใช้ 3rd party app ผ่านการสร้าง Tab รวมไปถึงการเข้า SharePoint Online, Planner หรือ แม้กระทั้งการ Add/Remove สมาชิกใน team
การ Create team หรือ Office 365 Group นั้นก็จะทำให้ Status เป็น Active ไม่ว่าจาก user บน Microsoft Teams เอง หรือ Admin ของ Office 365 เอง
Archived
เป็น Staged ที่ จะ freeze กิจกรรมของ Microsoft Teams ทุกอย่างบน team นั้นเอาไว้ user แม้กระทั้ง Owner ของ Team จะไม่สามารถพิมพ์ chat, add channel, App หรือ tab ในทีมได้เลย (มีผลต่อทุก channel และ private channel)
การ Archive นั้นจะทำโดยคนที่เป็น Admin user บน Teams Admin Center ซึ่งปกติแล้ว Owner/member ใน team จะยังสามารถจัดการกับ content บน SharePoint ได้อยู่ ซึ่ง Teams Administrator สามารถสั่งให้ Archive เป็นแบบ read only บน SharePoint Online ได้ ทำให้ Member หรือ Guest ไม่สามารถ edit หรือ upload ไฟล์หรือ SharePoint List (ใช้เวลาประมาณไม่เกิน 10 นาทีในการทำ read-only) ส่วน Owner ของ team จะยังสามารถจัดการ SharePoint ได้อยู่
หลังจาก Archive แล้วสิ่งแรกที่จะเกิดด้วยคือ user จะเห็น team นั้นถูกนำไปอยู่ใน Hidden Teams และจะแค่สามารถ Add/Remove/Promote user มาเป็น Member หรือ Owner, ทำ tags หรือ view content ได้เท่านั้น
ถ้า Admin ทำการ Unarchive แล้ว Team นั้นยังอยู่ใน Hidden Teams อยู่ user แต่ละคนต้องย้ายออกเอง
Deleted
เป็น Status ที่เกิดจากการที่ Owner ใน team ทำการ Delete หรือ Admin สั่ง Delete จาก Admin Portal (จากทั้งบน Azure Portal, Office 365 Admin Center หรือ Teams Admin Center) ทำให้ Service และ content รวมถึงไฟล์ต่างๆโดนลบทิ้งไป เมื่อลบแล้วจะเข้าไปอยู่ใน Staged ที่เรียกว่า Soft-delete ซึ่งหมายความว่าสามารถ Restore กลับมาได้ ภายใน 30 วัน โดย Admin สามารถไป restore กลับมาได้จาก Office 365 Admin portal, Azure Portal หรือ PowerShell ส่วนถ้าอยากจะ permanent delete เลยไม่รอ 30 วัน สามารถทำได้จาก PowerShell หรือ Azure Portal
ซึ่งถ้า team ตั้งมาเพื่อทำ Project ชั่วคราวเมื่อจะไม่ใช้แนะนำให้ทำการ Archived หรือ Backup file content ก่อนเมื่อมั่นใจแล้วค่อยทำการ delete
การ delete services อื่นๆ อย่าง SharePoint Site ที่ผูกกับ Office 365 Group อาจจะทำให้ Office 365 Group/Team ถูก delete ไปด้วย
Group Expiration Policy
องค์กรที่ user มี License ตัว Azure AD Premium P1 และ P2 สามารถทำสิ่งที่เรียกว่า Group Expiration Policy ได้ เหมาะสำหรับ Office 365 Group/Team ที่ inactive เป็นเวลานานจน user ลืม ให้มีการลบตัวเอง หรือเพื่อกันไม่ให้ Guest ที่จบงาน จบ Project ไปแล้วเข้ามาอีก โดยระบบจะดูว่า activity ใน team นั้น inactive มาเป็นเวลานานหรือยังตาม policy ที่กำหนด ถ้าหมดแล้วก็จะไปอยู่ใน Deleted Status ซึ่ง Soft-deleted 30 วันเช่นกัน
โดยปกติพอจับเวลาถอยหลังใกล้จะ Expire จะมี email ส่งมาเตือนให้ Team Owner ทำการเลือกคลิก renew หรือไป manual คลิกใน team เองก็ได้ ซึ่ง email จะมา 3 ครั้งคือ ก่อน expire 30 วัน, 15 วัน และ 1 วัน แต่หลายครั้งถ้ามี activity บน team นั้นอยู่เรื่อยๆ ระบบก็จะ auto-renew ให้เอง เช่นไป view channel ใน team นั้น หรือการ upload/view หรือ Share ตัว file บน SharePoint ที่ผูกกับ team นั้น
เมื่อทำการ renew แล้ว expiry date ก็จะเลื่อนไปวันใหม่ตามที่ Admin setting ไว้ ซึ่ง user จะเห็นอาจจะใช้เวลาประมาณไม่เกิน 24 ชม.
ระยะเวลา เลือกได้ตั้งแต่ 30 วันขึ้นไป
Group Expiration Policy ยัง ผูกกับ mail retention policy ได้ทำให้ mailbox ยังอยู่
Microsoft Teams พวกข้อมูล chat มี retention policy เป็นของตัวเอง setup แยกไม่ได้อยู่กับ mailbox บน Exchange Online (ไม่ support private channel)
