(For Users) การสร้าง Private Channel ใน Microsoft Teams

Content difficulty — ทั่วไป

ความสามารถของ Teams จุดหนึ่งที่เป็นข้อดีในการ collaborate กับคนในทีม (ทั้งในและนอกองค์กร ที่เป็น Guest) จะมีระบบ Channel เพื่อที่เราจะได้แยกหัวข้อสนทนา ไม่ให้มาปะปนกันกับ channel หลัก (General) อีกทั้งระบบ Tab ที่เราจะ add พวก 3rd party application อื่นๆก็เป็นอิสระจากกันด้วย

ตัวอย่าง Channel เช่น ถ้าเราสร้าง Teams เป็น Finance Team ก็อาจจะมี Channel แยก เช่น FY Planning, Forecasting, Account Payable, Account Receivable เป็นต้น ซี่ง Channel จะอนุญาตให้ทุกคนใน team เข้าดูได้หมด เรียกว่า Standard Channel

นอกจาก channel หลักชื่อ Default แล้วก็สามารถสร้าง channel ต่างๆ เพื่อแยกห้อง chat และ tab ได้อิสระ

Private Channel

ในหลายๆกรณี member ใน Team อยากจะสร้าง Channel ที่ให้ subset ของ member ใน Team เข้ามาคุยแยกกันเฉพาะ member ใน Team ที่เชิญเข้ามาอีกที ไอ้ครั้นจะสร้าง Team ใหม่ก็อาจจะดูเรื่องใหญ่เกินไปหรือทำ Group Conversation ก็อาจจะไม่ได้ collaboration experience อย่างเต็มที่ (เช่น การทำ Group Conversation ไม่ได้มี SharePoint Storage ส่วนกลางให้ ต้องใช้ พื้นที่ OneDrive ตัวเองในการ share file) จึงมี feature ตัว Private Channel เข้ามา

เหตุที่ต้องสร้าง Private Channel อาจจะมีหลากหลาย เช่น คุยเรื่อง Budget หรือ sensitive information ต่างๆหรือแค่ไม่อยากจะสร้าง Team ใหม่แยกเป็นต้น การที่จะพิจารณาสร้าง Private Channel ก็อยากให้คำนึง 3 เรื่องใหญ่ๆ

1. หัวข้อ หรือ เหตุผล ที่จะสร้างนั้นมีความจำเป็นที่ต้อง Private?
2. มีหัวข้อสำคัญๆหลายหัวข้อที่จำเป็นต้องมีอยู่แล้ว
3. เคยมี Team อื่นที่เคยสร้าง แล้วสมาชิกเป็นคนที่จะอยู่ใน Private Channel พวกนี้อยู่แล้วหรือไม่?

ซึ่ง Member หรือ Owner ของ Teams สามารถสร้าง Private Channel ได้ โดย Team Owner เองสามารถ allow ให้ member ใน Team สร้าง Private Channel หรือ ไม่ก็ได้ ส่วน Standard Channel ที่มีอยู่แล้ว ไม่สามารถเปลี่ยน เป็น Private Channel ได้และ Private Channel ก็เปลี่ยนกลับเป็น Standard ไม่ได้ด้วย

Team Owner สามารถไม่ให้สมาชิกสร้าง Private Channel ได้

เลือก Add channel

เลือก Privacy เป็น Private แล้ว Add สมาชิกว่าเป็น member หรือ Owner คู่กับเรา

คนที่ได้ invite ก็จะมี notification มาหา และที่ channel จะมีรูปแม่กุญแจให้รู้

โครงสร้างอย่างแรกเลยจะมีหน้า member management เป็นของตัวเอง คนที่เป็น Owner ของ Private Channel จะสามารถเข้าไป promote member ที่เป็น member ให้เป็น Owner ได้ ใน Private Channel นี้ Owner ก็ยังสามารถ add user นอกองค์กรมาเป็น Guest ได้เช่นเดียวกัน

Private Channel Owner เท่านั้นที่จะสามารถ Add, Promote/Demote member ได้

Guest ต้องอยู่ใน Team ก่อนถึงจะ Add มาใน Private Channel ได้

ดู member ใน Private Channel ได้ หรือ คลิก … เพื่อ Delete, Leave หรือไป Manage membership ใน Private Channel ได้

Manage Membership ใน Private Channel

ส่วนถ้าเข้าจาก logo ของ Team ตัวเอง อันนี้จะเป็น membership ของ Team เองไม่ใช่ของ Private Channel

โครงสร้าง

Private Channel จะมีการสร้าง SharePoint Site ที่เป็น Teams Site (เป็น Private) แยกจาก Site ของ Teams (Site ของ Teams จะปกติจะผูกกับ Tab ชื่อว่า File) ใน channel ทำให้เราสามารถ share file แยกจากคนใน Teams ที่ไม่ได้เป็นสมาชิกของ Private Channel นั้น ชื่อ site จะเป็น [ชื่อ Team]-[ชื่อ Private Chanel] มีขีดกลางคั่น

Site นั้นจะมี Parent ซึ่งผูกกับ SharePoint Site Collection หลักของ Teams ซึ่งคนใน Team ถ้าไม่ได้เป็น member ของ Private channel ก็จะเข้าไม่ได้อยู่ดี

Site Collection จาก Private Channel

เมื่อมีการ promote member หรือ demote จาก Member เป็น Owner หรือ Owner เป็น Member ก็จะเป็น role นั้นใน SharePoint ด้วย (ภายใน 4 ชม.) ซึ่ง SharePoint Site นี้ก็สามารถ add role เป็น Visitor ได้ สำหรับกรณีอยาก Share file ให้คนนอก Private Channel แต่คนๆนั้นไม่ได้อยู่ใน Private Channel ใน Team

SharePoint site นี้จะไม่สามารถเห็นได้ใน SharePoint Admin Center แต่จะ manage ได้จาก Graph API หรือ PowerShell ที่จะมีชื่อ ประมาณ TEAMCHANNEL#0

Message ต่างๆที่ chat ของ Private channel จะไปเก็บไว้ใน mailbox ของ user คนนั้นๆ ต่างจาก Standard channel ที่จะมี mailbox ของ Team Group นั้นไปเก็บไว้

เมื่อ ทำการ Leave หรือ Delete

Private Channel Owner สามารถ delete ตัว Private Channel ได้แล้วสามารถ ทำการ restore ได้

Private Channel ตัว Owner เองจะไม่สามารถ leave ได้ถ้าคุณเป็น Owner เพียงคนเดียวใน Private Channel ซึ่งอาจจะต้อง Promote คนอื่นก่อนแล้วตัวเองก็ leave ออกได้แต่ถ้า Owner ออกจากบริษัทแล้วโดน remove ออกไปแล้วจาก Office 365 ระบบจะ assign สมาชิกในนั้นให้เป็น Owner เอง

User ถ้าโดน remove หรือ leave จาก Team ตัว Owner จะต้องมีการ add เองใหม่เข้ามาใน Team ก่อนแล้ว Owner ของ Private channel ก็ค่อย add เข้ามา

จำนวน Channels และ Quota ที่สร้างได้

ใน 1 Team จะมี Quota ในการสร้างดังนี้

• สร้างได้ 200 Channels (รวม Deleted Channel ซึ่งเวลา delete จะอยู่เพื่อให้ restore ได้ 30 วัน)
• สร้างได้ 30 Private Channels (quota ถึออยู่ใน 200 channel)
• ตัว Private Channel จะมีได้แค่ 250 members (แต่ 1 Team มีได้ 10,000 members)
• Private Channel ไม่ support ตัว Bot, Planner
• Private Channel สามารถ meet now ได้แต่ schedule channel meeting ไม่ได้
• 24 KB Message size เวลาส่ง email ไปที่ channel (ถ้าเกินระบบจะส่ง link ให้ download แทน)
• แนบไฟล์ใน email ได้ 20 files (แต่ละไฟล์ไม่เกิน 10 MB)
• ชื่อ Channel ตัว Characters ห้ามเป็น ~ # % & * { } + / \ : < > ? | ‘ “ ..
• ชื่อ Channel ห้ามเป็น forms, CON, CONIN$, CONOUT$, PRN, AUX, NUL, COM1 ถึง COM9, LPT1 ถึง LPT9, desktop.ini, _vti_
• ชื่อ Channel ห้ามเป็นตั้งแต่ 0 ถึง1F หรือตั้งแต่ 80 ถึง 9F

Deleted Channel คือ Channel ที่คนใน Team ทำการลบ ซึ่งจะอยู่ให้กู้คืนได้ภายใน 30 วัน ซึ่งก็ยังกิน Quota อยู่ระหว่างช่วงเวลานั้น Team Owner สามารถ restore ได้ใน Settings ของ Team นั้นๆ แล้วไปที่ Channels แล้วจะอยู่ที่ Deleted

สามารถทำการ Restore ตัว Deleted channel ได้ภายใน 30 วัน

Administration

Global Administrator หรือ Teams Administrator บน Office 365 สามารถ Enable หรือ Disable การสร้าง Private Channel ได้ซึ่งเป็น Policy กลางผ่าน Teams Admin Portal ที่ https://admin.teams.microsoft.com/ แล้วทำการ Enable/Disable ที่ Global policy หรือ จะ สร้าง Policy Group ใหม่ แยกก็ได้

เลือก Policy ที่ต้องการเพื่อทำการ Enable/Disable

สามารถ assign Teams Policy ทีละหลายๆคนได้ ใน Tab ของ Users

ในส่วนของ Compliance ทางทีม Admin ยังสามารถทำ eDiscovery ในการ search ตัว Content ของ Private Channel ได้ แต่จะเป็นในรูปแบบ Search ทั้ง Team ส่วนการ hold เพื่อกันการ delete ทั้ง chat ทั้ง content เราจะต้องทำ legal hold หรือ case hold ทั้ง Team และ User ด้วยเผื่อไว้ เนื่องจาก chat content บน Private channel จะเก็บไว้ใน user mailbox ของคนที่ post ไม่ใช่เก็บไว้ที่ Team mailbox ตามที่เคยกล่าวไว้แบบใน Standard Channel