(For Users) ทำระบบจองร้าน สำหรับ Professional Services ได้ด้วย Microsoft Bookings (Part 1)
Content difficulty — ทั่วไป
Microsoft Booking มีการปรับหน้าตา UI ใหม่ ซึ่งใน blog นี้จะโชว์ทั้ง 2 แบบ คือ แบบดั่งเดิมและแบบใหม่
Office 365 เป็น ระบบคลาวด์ที่นอกจากจะมี โปรแกรม Microsoft Office ให้ใช้แล้ว ยังเป็นเครื่องมือที่สามารถช่วยในการทำธุรกิจอย่างครบวงจร ไม่ว่าจะเป็น ระบบ อีเมล (Outlook), ระบบ chat IM/teleconference (Microsoft Teams), ระบบ จัดแผนการ (Planner) ซึ่งได้ต่อยอดให้คนที่มีธุรกิจเล็กๆภายใต้ Business Apps สำหรับการจองในรูป แบบ Professional Services ได้ด้วย ซึ่ง Professional Services คือการให้บริการ โดยไม่ใช่รูปแบบของการผลิดสินค้า เช่น บริการซ่อมคอมพิวเตอร์, เสริมสวย, รักษาสัตว์ หรือ คลินิก เป็นต้น ซึ่งใน Office 365 มี tools ที่สามารถใช้ engine ของ Outlook Calendar ให้มาช่วยในโจทย์นี้ก็คือ Microsoft Bookings
Microsoft Bookings มีอยู่ใน Plans ดังนี้
- Academic Plans (A3, A5)
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Business Premiums
- Office 365 Enterprise E3,E5
- Microsoft 365 Enterprise E3,E5
User ที่มี license เท่านั้นจะดู Booking portal หรือใน Mobile App ได้
ส่วน user ที่เป็น Outlook หรือ Gmail หรือไม่ได้มี license สามารถมาเป็น พนักงานที่เป็น Guestได้แต่ไม่ได้มีสิทธิมาที่หน้า Booking Portal ซึ่ง Bookings calendar เวลาลูกค้าจองก็จะเข้ามาใน Calendar ได้ด้วย (user ที่จัดการเป็น Admin จะต้อง assign guest)
Admin จำเป็นต้องมี license เข้าหน้า portal แล้วก็ assign guestที่ไม่มี license เช่น Outlook, Gmail, หรือ Plans ที่ไม่มี license Enterprise E1/F3/F1
โดย feature ของ Microsoft Bookings จะมีเช่น
- ระบบจัดการ Calendar ที่สามารถให้ลูกค้าเข้ามาจองเพื่อขอนัดใช้บริการได้
- มีระบบจัดการ Staff และ Sync calendar ของ Staff คนนั้นๆ
- ลูกค้าเข้ามาจองผ่านหน้าเว็ปที่เราสามารถแชร์ให้ได้
- สามารถปรับใช้กับธุรกิจหลากหลาย เช่น คลินิก, เสริมสวย, บริการซ่อมต่างๆ ฯลฯ
- ผู้ให้บริการสามารถจัดการระบบ Booking ผ่าน web portal หรือ ดาวน์โหลด app ใช้ในมือถือได้
- พื้นฐานมาจาก Outlook และ Calendar มี mailbox แยกไว้ให้กับ Booking นั้นๆ
เริ่มต้นใช้งาน
ให้ไปที่ Office 365 Portal (https://outlook.office.com/bookings)แล้ว Sign in ด้วย username และ Password ของ Office 365
เมื่อไปที่หน้าของ Bookings หากยังไม่เคย Setup เลย ให้คลิกที่ Create new calendar จากนั้นใส่ชื่อ ร้าน และประเภท บริการ และชนิดของธุรกิจ และ คลิก Continue ซึ่งในตัวอย่างจะเป็นธุรกิจเปิดสอนการทำดริปกาแฟ และ ให้คำปริกษาเรื่องทำร้านกาแฟ
ประเภทบริการ จะใส่ไม่ใส่ก็ได้ แต่ถ้าใส่ก็จะมีตัวอย่าง sample การให้บริการของ ธุรกิจนั้นๆ ให้เพื่อให้เราทำการ edit หรือ modify เพิ่มเติมได้
Home เป็นหน้าที่จะบอก วิธีการ tips ต่างๆ หรือ feature ที่มาใหม่ นอกจากนั้นยังบอก Statistics เช่น มีลูกค้า จองมาแล้วกี่ราย รายได้โดยประมาณ (ก็จะสัมพันธ์กับการตั้งราคาของ services)
Steps การทำ Bookings คือ
1. Add Logo
2. Business Information
3. Service
4. Staff
5. Booking page/ Publish page
6. Calendar
7. Customer
8. Add/Import Customer (ถ้ามี)
Step 3-5 จะค่อนข้างสัมพันธ์กัน แต่ Step 3 กับ 4 ทำอันไหนก่อนก็ได้แล้วแต่ความสะดวก
Online Payment feature ได้ถูก retires ไปแล้ว หลัง March 2020 ล่าสุดจากใน web
1. Add Logo
สามารถเพิ่ม Business logo โดยคลิกที่รูปซ้ายมือได้ และสามารถเลือกสี Background ได้ แล้ว คลิก Save
2. Business Information
ใส่รายละเอียดของร้าน หรือ service เรา: URL website, ค่าเงิน, mail หลักที่ใช้ในการตอบ, วันเวลาที่เปิดทำการ เช่น ปิดทุกวันจันทร์ หรือ เสาร์อาทิตย์ ฯลฯ รวมไปถึง terms and condition หรือ Policy ให้ใส่ link ของ website ของ บริษัทได้
ซึ่งเวลาตรงนี้ เมื่อ Add Staff แล้วก็จะยึดตามนี้เลยเป็น default ยกเว้นเราเข้าไปแก้เวลาตามแต่ละ staff เองว่าจะให้ทำงานวันเวลาใด
3. Services
เป็นหน้าแสดงรายละเอียดการให้บริการทั้งหมด ให้เราใส่การให้บริการโดยการคลิก ที่ Add a Service ตามสิ่งที่ต้องการ เช่น ถ้าเราเปิดร้านนวด ก็อาจจะมี เช่น บริการแรก นวดไทย 1 ชม. 200 บาท บริการ นวดน้ำมัน 1 ชม. 400 บาท ฯลฯ ถ้าตอนแรกที่ถามประเภทธุรกิจแล้วเราใส่ไปตามที่มีใน sample ระบบก็จะใส่มาให้ ซึ่งเราสามารถ ลบ หรือ edit ได้ และแต่ละการให้บริการเราจะต้อง map กับ staff ที่มีความสามารถในบริการนั้นๆ ซึ่งลูกค้าเวลา book ก็จะจองทั้ง Service กับ Staff เผื่อในกรณีเช่นมี ช่างประจำ เป็นต้น ซึ่งถ้าไม่ได้ lock กับ Staff จะทำให้ลูกค้าจองได้ทุกคน (ตามวันเวลาของ staff ที่ว่าง) กรณีนี้พอเรา add service แล้ว เราไป step 4 add staff แล้วก็มา edit service ด้วยว่าแต่ละอย่างใครทำได้หรือทำได้ทุกคน
เมื่อเข้ามาสามารถกำหนดการให้บริการแต่ละชนิดอย่างละเอียดได้
ลักษณะการคิดค่าบริการมี Fixed price (ราคาเดียว), Starting at (เริ่มต้นที่), hourly (รายชั่วโมง), Free, Price varies (ราคาแปรผันตามช่วงเวลา), Call us (ให้ลองโทรมาสอบถาม), Price not set (ยังไม่ได้ตีราคาไว้)
Step 4: Add Online meeting คือ Feature ที่สามารถผูก service กับ Online meeting (Microsoft Teams)ซึ่งจะส่งไปหา mail ลูกค้าด้วยเหมาะกับ service ที่เป็นประเภท consult ซึ่ง staff จะต้องมี Online meeting account
Step 6: Buffer time เหมาะกับการที่ staff จะได้เตรียมตัวก่อน เช่น set ห้อง check อุปกรณ์ เพื่อให้มีเวลาเตรียมตัวให้เจอลูกค้ารอบต่อไปได้
Step 8: Group Bookings ทำให้ customer จองเข้ามาในวัน/เวลา และ staff ซ้ำกันได้ แล้วแต่ว่า set ว่า slot นี้ได้กี่คน
ต่อมาตรง Custom Fields ถ้า คลิก Modify เพื่อให้ลูกค้าใส่ข้อมูลที่จำเป็นในการติดต่อกลับ เช่น ว่าจำเป็นต้องกรอกอะไรบ้าง? (Email, เบอร์โทรม ที่อยู่ หรือ Note) อันไหนจำเป็นให้กรอกก็ checkbox ตรง required ไว้
สามารถสร้าง custom คำถามลูกค้าที่จะมาจองได้ เช่น มีประวัติแพ้ยามาก่อนหรือไม่? สามารถให้ตอบโดยพิมพ์หรือเป็นตัวเลือก อันไหนจำเป็นให้กรอกก็ checkbox ตรง required ไว ้แล้วสามารถเลือก คลิก เพื่อเรียงคำถามลำดับก่อนหลังได้ ซึ่งเราจะเห็นจาก Custom fields display order (แบบใหม่จะเป็นลูกศรเลื่อนคำถามขึ้นลง)
ต่อมาเป็นส่วนของ Reminder and notifications
จะมีเพิ่มเติมในส่วน เขียนข้อมูลเพิ่มเติมได้เพื่อที่เราจะสื่อสารกับลูกค้าเพิ่มเติมลงไปใน email confirmation (Additional information for email notification) เช่น ให้ลูกค้าต้องเตรียมตัวไรมาก่อนใช้บริการ หรือ แนบ link เพิ่มเติม
4. Staff
ดึงมาจาก active user ใน Office 365 เพื่อมาเปนลูกมือ และ สามารถจัดการ วัน/เวลา เบอร์โทรติดต่อ ที่ user สามารถให้บริการได้ และยัง สามารถ Add คนนอกมาเป็น Staff ได้ (คนที่ไม่ได้มี Office 365 แต่ใช้ free email เช่น Gmail, Outlook)
ไอคอน จะเป็นลักษณะตัวย่อชื่อหน้าและนามสกุล เช่น Kate Wong คือ KW กด +Add staff เพื่อ เริ่ม add แล้วใส่รายละเอียด เบอร์โทร อีเมล Role และวันเวลาที่สามารถมาทำงานได้
ปรับวันเวลาตามต้องการได้โดยเอา Use business hours ออก และเพิ่มวันเสาร์/อาทิตย์ได้โดย กด + ข้าง Day off ส่วนการ กด + ก็ยังสามารถ split เวลาได้ เพื่อ กรณีทำเป็นกะ
ส่วน Events on Office 365 calendar affect availability ถ้าเลือก จะทำให้ เวลา staff คนนั้น มีนัดอื่นเช่น Skype, Teams meeting หรือ สร้าง appointment เองใน Outlook (ซึ่ง action ไม่ใช้การที่ลูกค้า book) ก็จะทำให้เวลานั้นๆ staff ไม่ว่างที่จะจองตัว
Events on Office 365 calendar affect availability จะได้เฉพาะ Staff User ใน Office 365 เท่านั้น
สามารถส่ง email ไปบอกเจ้าตัวกรณีที่มีการสร้างหรือเปลี่ยนแปลง booking ได้ในกรณีที่ save ค่าไปแล้วให้ลอง refresh หน้าจอด้วยว่าระบบมัน save ให้หรือไม่ ถ้าไม่อาจจะต้องลองเข้ามา set ใหม่ Browser อื่น
Role ของ Staff คือเป็นในส่วนของ Permission ดังนี้
Administrator: สามารถปรับเปลี่ยน Calendar, Staff และ Setting ต่างๆใน Microsoft Bookings ได้ รวมถึงการ delete booking (ดูได้ทั้งใน Bookings portal และ mobile app)
Viewer: ดู Calendar ของตัวเองได้อย่างเดียว Edit ไม่ได้ (ดูได้ทั้งใน Bookings portal และ mobile app)
Guest: เป็น user ที่ถูก Add เข้าระบบเพื่อให้ Admin จัดการได้ โดย user นั้นไม่สามารถดู Booking mailbox ได้ ไว้สำหรับคนนอกเวลาถูก add จะเข้ามาใน role นี้สำหรับ user ที่ไม่มี license เช่น Outlook, Gmail หรือ Enterprise E1/F1/F3 ที่จะเป็น role นี้ส่วน Bookings ที่ลูกค้าจองก็จะเข้า calendar ใน email ตัวเอง
ตอนนี้ Administrator ก็เป็น staff ประเภทหนึ่งเหมือนกันที่จองได้ ฉะนั้น ถ้าอยากมี staff ที่เอาไว้ manage หน้าร้านเฉยๆโดยไม่ให้ลูกค้ามา Book จะต้องทำเป็น Super user ผ่าน script ของ PowerShell (ให้ Exchange Administrator หรือ Global Administratorใน Office 365 ทำให้)โดย user นั้นจะต้องเป็น Administrator role ของ Bookings https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/bookings/add-staff?view=o365-worldwide#make-a-bookings-user-a-super-user-without-adding-them-as-staff-in-bookings
ส่วนแบบใหม่จะมี role เพิ่มดังนี้
Team member สามารถ manage booking และ personal calendar ของตัวเองได้ แต่การถูก book ต่างๆก็เหมือน staff ทั่วไป
Scheduler มีสิทธิเท่า viewer ในมุม settings, staff และ services แต่สามารถจัดการ การจอง bookings หรือ customer details ได้
พอทำการ Add แล้ว User จะได้รับ Invitation mail (อาจจะอยู่ใน junk mail ให้กดบอกว่าไม่ใช่ spam) User Staff ที่เป็น Office 365 อาจจะได้รับเตือนว่าจะต้องมีการ share calendar ว่ามี free/busy ช่วงไหนเพื่อให้ลูกค้าจองได้ ส่วนคนนอก free email อาจจะไม่ได้รับ แต่จริงๆอยู่ในระบบแล้ว
ถ้ามีการปรับ Staff Approval ตัว staff เองต้อง approve ก่อนจะมีการเข้ามาใน Bookings
5. Booking Page/ Publish page
เป็นการจัดสรรเวลาให้ลูกค้ามาจองร้าน จอง service ที่เราตั้งไว้ใน step 3 ได้ ซึ่งก็ควรจะเทียบตามเวลาที่ staff ว่างหรือไม่ว่าง มีคน fill เวลาที่ staff บางคนไม่ว่างหรือไม่ เมื่อเรา Save and publish ก็จะเป็นการยืนยันที่จะให้ลูกค้าเข้ามา Book ได้ซึ่งจะ generate link มาให้เพื่อเข้าหน้า Booking ของลูกค้า ถ้าจะถอนเพื่อปรับแต่งเพิ่มสามารถ Unpublish หรือ Save and Publish ทับได้
Save and publish จะเป็นการยืนยัน Set up เช่น สีของ Booking Page, Staff ว่าว่างให้จองวันไหน, รายละเอียดของ Services ที่เราใส่ ต่างๆ รวมถึง Booking Policy
สามารถทำ booking page ที่ให้แค่คนในองค์กร (Office 365) ของเราเท่านั้นที่จองได้ โดยเลือก Require an Office 365 account from my organization to book ทำให้คนข้างนอกไม่สามารถเข้ามาจองได้ เหมาะกับบริการภายในที่ไม่ public และ ป้องกัน search engine result ของร้านมาโชว์ด้วย Disable direct search engine index of booking page
Customer data usage consent สามารถเพิ่มข้อความคำยินยอมเวลาลูกค้าเข้ามา book เลือกได้ โดยต้องให้ลูกค้นอ่านและ check box ก่อนจะ book สำเร็จ (เพื่อให้ไม่ผิด privacy)
แบบใหม่จะมีการกันไม่ให้คนใช้ Bing หรือ Google เพื่อค้นหาร้านได้
สามารถปรับสี theme ให้กับ Booking page เมื่อลูกค้าเข้ามาจองได้ โดย คลิกเลือก หรือ ใส่ Color code, checkbox ในส่วนของโลโก้ว่าจะให้โชว์หรือไม่ และ ปรับเวลา timezone และภาษา ในการจองของฝั่งลูกค้า
Scheduling Policy สามารถปรับแต่งเรื่องการจองได้ดังนี้
Availability ปรับได้ว่าจองได้เมื่อไหร่ โดยปกติ ก็จะเปิดทุกวัน (Bookable when staff are free) ตาม General availability คล้อยตามวันที่ เรา set ตัว staff availability ใน step 4 คือ ถ้า service ไหนมี staff คนไหนว่างไม่ได้หยุด ไม่ได้โดนคนอื่นจอง ก็จะจองได้ ้ร้านเปิดทุกวัน
สามารถ set ปิดร้านเลย Not Bookable คือ ลูกค้าจองไม่ได้เลย หรือ ทำ custom hour คือ เวลาร้านเปิดปิด ซึ่งจะ sync ตาม เวลาเปิดปิดของ หน้า Business Information ใน step 2
หรือเราจะ set event พิเศษได้ให้เปิด/ปิด ตามช่วงเวลา Date range ที่กำหนด ถ้าหมดช่วงที่กำหนด ก็ให้กลับมาตามที่ set ไว้ใน General availability
เมื่อปรับตามที่ต้องการแล้วให้ คลิก Save and publish (สังเกต Current status) เพื่อให้ลูกค้าทราบ และ ถ้าจะให้ลูกค้าจองวันนี้แล้วใช้บริการเลย ต้องปรับเวลา Minimum lead time ให้น้อยกว่า 24 ชม. เช่น 1 ชม
ทุกครั้งที่มีการเพิ่มลบ staff หรือ บริการต่างๆควรมาหน้านี้ แล้ว save and publish ด้วยเผื่อให้ฝั่งลูกค้าเห็น
ระบบจะ Generate link มาให้เรา Share กับลูกค้าได้ และ เราสามารถคลิก </> Embed เอา code ไปแปะใน Website ต่างๆได้ นอกจากนี้ยัง สามารถ integrate ทำปุ่ม Book now ใน Facebook page เราได้ ดูขั้นตอนได้ ที่นี่
URL Link ที่แชร์ทำให้สั้นลงได้ผ่าน https://bit.do/ (มี QR code ให้ด้วย)
Publish page นี้คือสิ่งที่ลูกค้าคลิก link เพื่อเข้ามา book ใช้บริการ
ถ้ามีการทำ One-time password (แบบใหม่) จะมีเมลส่งมาให้เอาเลขมากรอกก่อนที่จะ book
พอ book สำเร็จแล้ว ลูกค้าสามารถ reschedule, cancel หรือจองใหม่ได้ สามารถเข้าหน้านี้ได้จาก link ใน Confirmed mail
ถ้าลูกค้าไม่ได้เลือก staff ก็จะสุ่มจากคนที่ว่างให้
แนะนำว่าให้ Office 365 ของเรามีการทำ custom domain เพื่อทำให้ email เวลา auto-reply ตอบลูกค้าไม่โดนเข้า junk เนื่องจาก .onmicrosoft.com อาจจะมีบางครั้งที่เข้า junk ใน inbox ของลูกค้า
จาก list ของ service ทั้งหมดที่เรา Publish จะมาหน้า booking page แต่ถ้าเรามีความต้องการจะให้ book แค่ service ที่เรากำหนดแค่ service เดียวให้มา ในหน้า service แล้ว edit จะเห็น link booking แค่ service นั้นๆ
6. Calendar
การนัดหมายจะขึ้นมาใน Booking calendar ของ Admin ในหน้า Microsoft Bookings ผู้ให้บริการเองจริงๆแล้วสามารถ Cancel นัดพร้อมบอกเหตุผลเองได้ ซึ่ง mail จะส่งกลับไปให้ลูกค้า ในหน้านี้จะมีปุ่ม + New booking ไว้ให้คนในร้านทำการจอง (manual bookings) ให้แทนลูกค้ากรณีโทรเข้ามาจองแทนการเข้าไปจองเองใน Publish page
ส่วน Staff เองถ้าโดนจองตัว ก็จะได้ meeting calendar ด้วยทั้งคนที่ใช้ Office 365 หรือ Free mail ซึ่งจะ accept หรือ deny หรือ save ไฟล์ add to calendar เป็น .ics
เราสามารถ Set วันหยุดให้บริการใน Calendar ได้ที่ Time off ในกรณีเช่นมี ประชุมภายในหรือมี วันหยุดพิเศษประจำปี ให้ตั้งวันเวลา เลือก Staff และ เหตุผลที่ต้องการแล้ว Save ซึ่งลูกค้าจะเห็นในหน้า Publish วันวันดังกล่าวไม่สามารถจองได้
7. Customer
เราจะเห็น list ที่ลูกค้าจองทั้งหมดได้ในหน้านี้ ลูกค้าที่เราทำการจองจะถูกบันทึกเข้ามาโดยอัตโนมัติ
เราสามารถ Add รายละเอียดเพิ่มเองได้ และสามารถ Import จาก mail service เช่น Outlook, yahoo หรือ Gmail ได้ ที่ Import Customers (การ import จะเป็น .CSV file) ใน step 9
8. Add/Import Customer (ถ้ามี)
สามารถ Add customer ได้ หรือ จะ Import เป็น .csv ไฟล์ถ้ามี list อยู่แล้ว สำหรับการ export contact สามารถดูได้ที่ เช่น ของ Outlook ก็ไปที่ File -> Open & Export -> Import/Export
ซึ่งหลักๆก็จะจบตรงนี้ครับ ใน part ต่อไป จะเป็นเรื่องเกร็ดเล็กน้อยของ การใช้งาน Q&A Microsoft Bookings ครับ
