(For Users) ทำระบบจองร้าน สำหรับ Professional Services ได้ด้วย Microsoft Bookings (Part 2)
Content difficulty — ทั่วไป
ใน Part 2 นี้จะมาเติมในสิ่งที่ไม่ได้กล่าวถึงใน Part 1 อีกเล็กน้อยครับ ซึ่งสามารถย้อนกลับไปดู Part 1 ได้
Content Lists
- Bookings in Microsoft Teams?
- Dark mode?
- Bookings สามารถทำเมนูเป็นภาษาไทยได้ไหม?
- 1 User ทำได้มากกว่า 1 ร้าน (calendar) ได้ไหม ?
- Email ของร้านใน Bookings?
- ไม่อยากให้ Administrator ของร้านถูกลูกค้าจองได้
- Report
- การ Require ให้ Employee ทำการ Opt-in
- Locations
- Book now บน Facebook?
- Embed Code
- ตัวเลข Revenue?
- Application บน smart phone?
- การลบ Bookings?
- Suggest หรือ feedback เกี่ยวกับตัว Microsoft Bookings?
- ใช้งานกับ Communication Services
Bookings in Microsoft Teams?
ใน Microsoft Teams มี App ของ MS Bookings ด้วย แต่ features ยังไม่ครบเท่าไหร่ แต่สามารถให้คนในองค์กร (ร้าน) ทำการ manual bookings ได้กรณี ลูกค้าไม่ได้ไปจองที่หน้า Publish page แต่โทรเข้ามาให้เราจองให้ โดยการคลิกปุ่ม + New Bookings
Dark mode?
Dark mode ของ Bookings มาจากการที่ใน Outlook ของเราเป็น dark mode ให้เราไปปรับ settings ที่ https://outlook.office.com/ ส่วนฝั่งคนจองปรับใน tab ของ Booking Page ตามปกติ
Bookings สามารถทำเมนูเป็นภาษาไทยได้ไหม?
ให้ไปที่ Gear Icon -> Language and Time zone เลือกเป็น Thai (แต่เมนูในตัว อีเมลของ Outlook ก็จะเมนูไทยตามไปด้วย)
ส่วนฝั่งคนจองสามารถปรับได้
1 User ทำได้มากกว่า 1 ร้าน (calendar) ได้ไหม ?
เราสามารถทำได้มากกว่า 1 ร้าน (ทำ Booking calendar portal สำหรับบริการในธุรกิจอื่น หรือ เป็นสาขาอื่นๆ) โดยการคลิกที่ ลูกศร -> New เพื่อ สร้างอันใหม่ หรือ Open เพื่อ สลับไปธุรกิจที่เราสร้างไว้อยู่แล้ว
Email ของร้านใน Bookings?
Email ร้านจะ organized ตัว booking information ระหว่าง ร้านกับลูกค้า ซึ่งเราเห็นได้จาก Office 365 Admin Center โดย Display name จะเป็น ชื่อร้าน และ เป็น email
แต่ถ้าร้านเราชื่อภาษาไทย email alias จะเป็น booking@xxx.com, booking1@xxx.com ไปเรื่อยๆ
ซึ่งหลังบ้านจริงๆแล้วเป็นการสร้าง Shared mailbox ของ email อันนั้นแล้วทำ Forwarding rule มาหาเรา ซึ่ง set ไว้ด้วยว่าจะไม่เอาเข้า Inbox ของ Shared Mailbox ส่วนหน้า People (Contacts) ของ Shared Mailbox ก็จะเก็บ ข้อมูล Customers ที่ ลูกค้ามาจอง หรือเราทำการ import มาจากหน้า Bookings
Shared Mailbox มีขนาด 50 GB และไม่ได้เสียค่า License แต่คนเข้าไปดูต้องมี Exchange Online license
RecipientType: UserMailbox, RecipientTypeDetails: SharedMailbox
สำหรับ Office 365 ที่ไม่ได้มีการ custom domain จะมาเป็น .onmicrosoft.com ซึ่งไม่ค่อยแนะนำเท่าไหร่เนื่องจากอาจจะมีโอกาสที่ reply email เวลาลูกค้าจองจะเข้า junk ของ inbox ลูกค้า
สุดท้าย Global/Exchange Administrator สามารถใช้ PowerShell ดูรายละเอียดของ Bookings และ user ที่ access ได้
Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SchedulingMailbox -ResultSize:Unlimited | Get-MailboxPermission |Select-Object Identity,User,AccessRights | Where-Object {($\_.user -like ‘\*@\*’)}
Global/Exchange Admin สามารถที่จะดู List Bookings mailbox ได้แต่ไม่สามารถดู calendar หรือ content อื่นๆที่สงวนไว้ให้ role ของ Bookings (Admin, Viewer)
ไม่อยากให้ Administrator ของร้านถูกลูกค้าจองได้
Administrator ก็เป็น staff ประเภทหนึ่งเหมือนกันที่จองได้ ฉะนั้น ถ้าอยากมี staff ที่เอาไว้ manage หน้าร้านเฉยๆโดยไม่ให้ลูกค้ามา Book อาจจะต้องไปกำหนดในแต่ละ services ว่า book ใครได้บ้าง แต่ถ้ามี service เยอะจะมา set แบบนี้ทีละ service ก็ไม่สะดวก กรณีนี้ต้องทำเป็น Super user ผ่าน script ของ PowerShell (ให้ Exchange Administrator หรือ Global Administratorใน Office 365 ทำให้)โดย user นั้นจะต้องเป็น Administrator role ของ Bookings
PowerShell command ดูได้ที่
Report
สามารถ Download report ตัว Booking เป็น .tsv เพื่อดู log ได้ว่ามีลูกค้าคนไหนมา Book ใน ช่วงเวลา 120 วันบ้าง (ย้อนหลัง 60 วัน upcoming 60 วัน) ซึ่งจะมีข้อมูล วันเวลาของ for the event, customer name, customer email, customer phone number, customer address, staff assigned, service selected, location และ appointment duration
ไฟล์ .tsv เราสามารถ เปิดใน Notepad หรือ Microsoft Excel ได้ (เวลา Browse ใน Excel เลือกเป็น All Files) แล้วเราก็ใช้ Excel ในการ save เป็น .csv ไฟล์ได ้เช่นเดียวกัน
ข้อเสียคือ Field ของ Staff จะบอกแค่ Initial คือตัวอักษรแรกของ ชื่อ และ นามสกุลไม่ได้บอก Full name หรือ Email Address ทำให้อาจจะดูยากซักเล็กน้อย
ซึ่งถ้าเราอยากให้เห็น Full name ก็ Connect Service ไปที่ Shared mailbox ของ Booking นั้นโดยใช้ Power Pivot หรือ Power BI ผ่าน connector ของ Exchange Online แล้ว authenticate โดยใช้ account ของ Admin Staff เราก็จะสามารถเชื่อม relation เข้าหา file ที่เรา export น ี้ด้วย column ที่เป็น Date Time กับ Start Date ของ Calendar table บน Exchange Online ซึ่งก็จะเป็น log เดียวกันกับที่มีการทำ Booking ของลูกค้า
สำหรับการ customize ที่มากกว่านี้อาจจะต้องใช้ Microsoft Bookings API
การ Require ให้ Employee ทำการ Opt-in
user ที่ไม่ใช่ Guest role ถ้าเป็น Account ที่ใช้ Office 365 plans สามารถทำการ opt-in ก่อนเพิ่มยินยอมให้แชร์ calendar availability เมื่อ Admin ของร้านใดๆมา add เราเป็น staff ได้เพื่อให้เจ้าตัวนั้นรับทราบและคลิกยินยอมก่อนไปเป็น staff และให้ลูกค้าเข้ามาจองได้ผ่าน Bookings page โดย Admin ของ Office 365 สามารถไป enable ปุ่มนี้ได้ใน Admin Center (https://admin.microsoft.com)
Locations
Locations ที่ suggest ขึ้นมาจะมาจาก Bing Maps ซึ่งเราต้องไปลงทะเบียนบนเพื่อ register ให้ location ร้านเราไปอยู่ใน search engine ก่อน ที่ ตัว Bing Place for Business (https://www.bingplaces.com/) ซึ่ง region อาจจะยังไม่ support บน Thailand แต่ถ้าใครที่มี account บน Google My Business อยู่แล้วสามารถ link มาได้
Book now บน Facebook?
สามารถแทรกปุ่มจองที่ Facebook page ของเราได้
อย่างไรก็ตามทาง Admin ของ Office 365 สามารถทำการ block ปุ่มนี้ได้ใน Admin Center (https://admin.microsoft.com)
Embed Code
สามารถเอา HTML code ของ หน้า booking ไปใส่ website ของเราได้
ตัวเลข Revenue?
ตัวเลข Bookings made, Estimated revenue และ Customers booked จะเป็นเลข สรุปในรอบ 30 วัน
- Bookings made คือจำนวนผู้มาจองใช้บริการทั้งหมดในรอล 30 วันเพื่อให้เราประมาณผลกำไรได้
- Estimated revenue ค่าประมาณจากราคาที่เราใส่ไว้ในแต่ละ service ซึ่งจะเพี้ยนได้ถ้าใน 30 วันเรามีเพิ่มลด ราคาในแต่ละ service หรือ คิดราคาเป็นรายชั่วโมง
- Customer booked จำนวนลูกค้า unique ที่เข้ามาจองในรอบ 30 วัน (ซึ่งจะน้อยกว่าหรือเท่ากับ Bookings made)
Application บน smart phone?
iOS หรือ Android สามารถ Download จาก store มาใช้งานได้ โดย search คำว่า Microsoft Bookings
login โดย Account ของ Office 365 แต่ Staff ที่เป็น free mail จะไม่สามารถ log in ได้ต้องเป็น Office 365 mail
ต้องเป็นคนที่มี licenseของ Microsoft Bookings ถึงจะเข้าได้
Feature ในตอนนี้ต้อง log out แล้ว log in มาก่อนถึงจะเปลี่ยน ร้าน (Business calendar) ได้ เพราะ ถ้าเราอยู่ใน Business calendar นึง แต่มีคนจอง service ของ Business อีกอันนึงเราจะเห็นแค่ Busy จึงต้อง log out และ log in ไปอีก calendar นึง switch เลยไม่ได้
การลบ Bookings?
ให้ Admin ของ Office 365 ทำการลบได้ใน Admin Center สิ่งที่ลบแล้วจะกู้คืนมาไม่ได้คือ Logo, Staff, Services, Appointment ต่างๆ ก่อนลบจึงควรคิดให้ดี
Suggest หรือ feedback เกี่ยวกับตัว Microsoft Bookings?
สามารถเสนอแนะให้กับทีม Office ได้เพื่อการพัฒนาและปรับปรุง Software ให้ดียิ่งขึ้น โดยไปที่ https://outlook.uservoice.com/forums/314907-microsoft-bookings
ใช้งานกับ Azure Communication Services
ถ้าเรามีการใช้ Service ชื่อ Azure Communication Service (Communication API) ซึ่งเป็น Service ที่เราสามารถ integrate พวก Voices, VDO, Text chat หรือ SMS หรือ Interactive voice response system (IVR) มาที่ Microsoft Bookings calendar ร้านเราได้
