ค้นหา Content ใน Office 365 ด้วย Microsoft Search (Part 1)
Content difficulty — ทั่วไป
ชีวิตประจำวันของเราบนโลก ออนไลน์ คือการ Search สังเกตว่า ไม่ว่าจะหาข้อมูลถามคำถาม หรือในแต่จะเว็บก็จะต้องมี Search box เพื่อจะหาสิ่งที่ต้องการ ไม่เว้นแต่ การ Search ออฟไลน์ เพื่อหาไฟล์ และ folder ต่างๆบน คอมพิวเตอร์ของเรา แล้วถ้าเป็นโลกของการทำงาน ที่เราต้องอยู่กับมันทุกวัน ต้องมีการดีลกับเอกสารหรือเมล์ หลายๆอย่างละ ?
Microsoft Search เป็น บริการ Search engine service ที่ค้นหาข้อมูลต่างๆใน Microsoft 365 Tenant ของเรา ซึ่ง Result จะอยู่ข้างบนเหนือ Result ทั่วไปของการ Search บน Bing Search
สามารถค้นหาโดยการใช้ engine ของ Microsoft Graph API ที่สามารถค้นหาผ่าน Bing ได้ เป็น search result ที่สามารถเห็นแค่ user ใน องค์กร การหานอกจาก keywords แล้วยังได้ถึงการหาในลักษณะที่เป็นประโยคได้ เนื่องจากเทคโนโลยี AI
User สามารถ search ผ่าน Bing.com, Outlook search, Office 365 portal, Windows 10 และใน Microsoft Office apps (version update ล่าสุด)
* ยัง support content ที่เป็น ภาษาอังกฤษ อยู่ซึ่งกำลังจะมี support ภาษาอื่นๆ ในอนาคต
- Content Search
- ค้นหา Profile พนักงาน, Location และ document ที่ทำงาน
- ค้นหา Office 365 Group
- ค้นหา Content ที่เกี่ยวข้องกับเรา, ไฟล์ต่างๆ จาก Exchange, OneDrive For Business, SharePoint Online และ Content ของ SharePoint Server (ถ้ามีการทำ Hybrid Solution)
- ค้นหา SharePoint Site
- ค้นหา Conversation ใน Yammer หรือ Microsoft Teams ที่เราคุย Private
ผลการ search แสดงผลยึดหลักตาม user access permission และ security settings ของ แต่ละ Services ว่า user คนนั้นๆมีสิทธิ์เห็น content หรือ SharePoint Site นั้นๆได้หรือไม่
Microsoft Search อยู่บน Office 365 plans ที่มี cloud services เช่น
- Business Essential/Premium
- Enterprise E1-E5 และ F1
- Microsoft 365 Business
- Microsoft 365 Enterprise E3,E5 และ F1
- Academic Plans
- Non-Profits Plans
Browser: IE11 หรือ modern browser เช่น Edge, Chrome
URL ที่ใช้ (หลัง setup เสร็จ)
สำหรับ Admins https://www.bingforbusiness.com/admin/
สำหรับ Users http://bing.com/business
ในด้านความปลอดภัย User ที่ Authen ผ่าน Azure AD (คือการ sign in M365) เท่านั้นที่จะเห็น Search ซึ่ง Services นี้มีเรื่องของการ Encryption, permission และ GDPR สามารถดูเพิ่มเติมได้ที่ https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftsearch/security
เริ่มต้น Setup
User ที่เป็น Admin (Global Administrator) สามารถทำการ enable service ได้ที่ Admin Center (ตอนนี้น่าจะ turn on by default แล้ว สำหรับ tenant ใหม่ๆ)
เข้าไปที่ Admin Center -> Settings -> Services & Add-ins
ให้ search หา Configuration ใน settings
ทำการ switch ให้เป็น On แล้วคลิก Save สามารถลงเพิ่ม Bing extension ให้กับเครื่องของ user ได้ด้วย
การใช้งาน
เปิด Browser แล้วพิมพ์ ้http://bing.com/business
จากให้ sign in M365
ตามที่บอกไปข้างต้น นอกจาก Bing.com แล้วสามารถ search จาก MS Office, Windows 10 Search หรือ Outlook Search
สามารถ search โดย พิมพ์ ชื่อ พนักงาน (user ใน M365) ตัว result จะโผล่มา แยกกับการ search ธรรมดา แล้วถ้าใน Profile ของ User มีการใส่ description ว่า สนใจอะไรหรือ expertise ด้านไหน ก็จะสามารถหาได้ถ้ามี โดยพิมพ์ description ใน Profile ตัวเขาเองใน M365 สามารถเห็นได้ว่า มี email, ตำแหน่ง หรือ มีหัวหน้าเป็นใคร (จะต้องมีการใส่ข้อมูลนี้ไปก่อน)
หา document ตัวเอง พิมพ์ my document
หรือ search file ของคนๆนั้นที่เขาแชร์ เช่น ของ user ชื่อ carlos ให้พิมพ์ carlos’s file จะโผล์มาใน tab ที่ชื่อ Files ที่ support ไฟล์ Word, Excel, PowerPoint, OneNote และ PDF
หรือสามารถพิมพ์เพื่อหา Open conversation ใน Teams หรือ Yammer ได้ โดย keywords และสามารถหา content ใน SharePoint sites ได้
ถ้ามีการใส่ Floor Plan แล้วมา map กับ attribute บน AD ของ user หรือ ห้องประชุมก็จะสามารถ search หาห้องทำงานของคนๆนั้นได้ รวมไปถึง search หาห้องประชุมชื่อต่างๆ
User สามารถ suggest link (Bookmark) ในมุม Keywords ต่างๆเพื่อให้ช่วยในการ search ในอนาคตได้ (Suggest a bookmarks) โดยคลิก Feedback มุมขวาโดยทีม Search Admin ในองค์กรเราก็จะได้ Feedback นี้
Bookmarks คือ URL link ต่างๆเพื่อช่วยในการ search ขององค์กร สร้างและจัดการโดย Office 365 Admin
ตัวอย่าง Bookmarks เช่น URL ของ SharePoint site ต่างๆในองค์กร หรือ URL ของ website บริษัท
สุดท้าย User สามารถ feedback การ search เป็น email ไปที่ Search admin ได้
