Analisis Akar Permasalahan
Akar masalah (root cause) adalah faktor mendasar yang menjadi penyebab munculnya suatu masalah. Sebelum menemukan solusi, kita harus terlebih dahulu menganalisa dan menemukan akar-masalahnya. Tanpa mengetahui akar-masalah, maka solusi yang diterapkan tidak akan optimal dan mengakibatkan permasalahan yang sama bisa terulang kembali.
Sebelum menganalisa masalah, kita perlu mendefinisikan masalah yang dihadapi atau yang kita sebut sebagai Problem Statement. Problem Statement adalah penjelasan singkat yang menggambarkan perbedaan antara tujuan yang diinginkan dengan keadaan saat ini. Contoh problem statement pada proyek pengembangan aplikasi adalah sebagai berikut:
- Penyelesaian proyek mundur jauh sekali dari rencana.
- Perubahan spesifikasi ditengah projek tanpa ada penyesuaian waktu.
- Fase UAT mundur jauh dari rencana.
Setelah mengetahui problem statement yang dihadapi, kita bisa memulai proses analisa akar-masalah. Terdapat dua metode yang sering digunakan dalam melakukan analisa akar-masalah yaitu 5 WHYS dan Diagram Tulang Ikan.
Metode 5 WHYS
5 WHYS digunakan untuk mencari hubungan sebab-akibat yang mendasari masalah tertentu. Caranya adalah dengan menanyakan “WHY” secara berulang, dimana setiap jawaban dari pertanyaan sebelumnya akan diikuti dengan pertanyaan “WHY” berikutnya. Hal ini terus dilakukan hingga mendapatkan akar-masalah yang dicari.
Tidak semua permasalahan hanya memiliki satu akar masalah. Agar dapat mencari lebih dari satu akar masalah, teknik ini harus dilakukan untuk setiap cabang jawaban.
Contoh penggunaan metode ini adalah sebagai berikut:
Problem Statement:
Penyelesaian proyek mundur jauh sekali dari rencanaWHY 1: Kenapa proyek mundur?
> Karena proses testing membutuhkan waktu lebih lama dari perkiraan.
WHY 2: Kenapa testing butuh waktu lama?
> Karena banyak bugs yang ditemukan
WHY 3: Kenapa banyak bugs?
> Karena developer tidak menguji aplikasi secara menyeluruh sebelum diserahkan ke analis/QA.
WHY 4: Kenapa Tidak menguji aplikasi secara menyeluruh?
> Karena Developer hanya melakukan uji Positive Case
WHY 5: Kenapa hanya melakukan uji Positive Case?
> Karena Developer merasa proses testing bukan tugas utama.
Berdasarkan analisa 5 WHY, ditemukan akar-masalah dari ‘Penyelesaian proyek mundur jauh sekali dari rencana’, adalah ‘Developer merasa proses testing bukan tugas utama’.
Jika developer merasa bahwa testing adalah tugas utama yang harus ia kerjakan, maka developer akan melakukan testing secara menyeluruh (tidak hanya positive case saja). Hal ini dapat meminimalisir munculnya bugs, sehingga mengurangi waktu testing oleh Analis / QA. Dengan demikian, durasi pengerjaan projek tidak perlu mundur jauh dari rencana.
Jumlah pertanyaan WHYs tidak harus sebanyak lima, tetapi bisa kurang atau lebih asalkan akar masalah sudah dapat ditemukan. Namun demikian, di Jepang (Toyota), akar permasalahan biasanya ditemukan tepat di pertanyaan ke-5.
Metode Diagram Tulang Ikan
Diagram Tulang Ikan merupakan metode yang digunakan untuk menggambarkan variasi penyebab permasalahan yang jumlahnya lebih dari satu. Pada pembuatan diagram tulang ikan, permasalahan digambarkan sebagai ‘Kepala Ikan’ dan kategori menjadi ‘Tulang Ikan’. Pada setiap tulang ikan/kategori kita men-identifikasi permasalahan sesuai kategorinya. Kemudian, kita mencari akar-masalah setiap kategori dengan menggunakan metode 5 WHYS. Contoh penggunaan metode ini adalah sebagai berikut:
KEPALA IKAN:
Penyelesaian proyek mundur jauh sekali dari rencanaTULANG IKAN 1 (TESTING)
WHY 1: Kenapa proyek mundur ?
> Karena proses testing membutuhkan waktu lebih lama dari perkiraan.
WHY 2: Kenapa testing butuh waktu lama ?
> Karena banyak bugs yang ditemukan
WHY 3: Kenapa banyak bugs ?
> Karena developer tidak menguji aplikasi secara proper sebelum diserahkan ke analis/QA.
WHY 4: Kenapa Tidak menguji aplikasi ?
> Karena Developer hanya melakukan Positive Case
WHY 5: Kenapa hanya melakukan Positive Case ?
> Karena Developer merasa proses testing bukan tugas utama.
TULANG IKAN 2 (PROSES)
WHY 1: Kenapa proyek mundur ?
> Karena Team Dev tidak memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan pekerjaannya.
WHY 2: Kenapa Team Dev tidak memiliki cukup waktu?
> Karena saat fase Development masih melakukan proses research atas aplikasi dan framework yang dikerjakan.
WHY 3 : Kenapa masih melakukan research ?
> Karena dev tidak melakukan research pada saat fase analisa.
WHY 4 : Kenapa tidak melakukan research ?
> Karena team tidak siap saat fase analisa
WHY 5 : Kenapa tidak siap saat fase analisa ?
> Karena team masih sibuk di projek sebelumnya.
TULANG IKAN 3 (INFRASTRUKTUR)
WHY 1: Kenapa proyek mundur ?
> Karena team dev membutuhkan waktu lama untuk build aplikasi testing
WHY 2: Kenapa team dev membutuhkan waktu lama untuk build aplikasi testing?
> Karena team dev kesulitan untuk menggabungkan code yang telah dibuat.
WHY 3: Kenapa team dev kesulitan untuk menggabungkan code?
> Karena team dev menggabungkan/merge code secara manual.
WHY 4: Kenapa team dev menggabungkan/merge code secara manual?
> Karena tidak ada infrastuktur repository seperti gitlab, svn, bitbucket, dll.
WHY 5: Kenapa tidak ada infrastuktur repository?
> Karena client tidak memiliki infrastruktur tersebut.
WHY 6: Kenapa tidak memiliki infrastruktur tersebut?
> Karena client tidak memprioritaskan adanya repository.
WHY 7 : Kenapa client tidak memprioritaskan adanya repository?
> Karena keterbatasan informasi untuk repository.
TULANG IKAN 4 (SDM)
WHY 1: Kenapa proyek mundur?
> Karena pembuatan module membutukan waktu lebih banyak.
WHY 2: Kenapa pembuatan module membutukan waktu lebih banyak?
> Karena kompetensi dari team dev tidak merata.
WHY 3: Kenapa kompetensi dari team dev tidak merata?
> Karena belum memiliki pengetahuan atau pengalaman yang cukup.
WHY 4: Kenapa belum memiliki pengetahuan atau pengalaman yang cukup?
> Karena team dev tidak mengikuti fase pembelajaran teknologi yang dipakai sebelum memulai projek.
WHY 5: Kenapa dev tidak mengikuti fase pembelajaran teknologi?
> Karena team dev masih mengerjakan projek sebelumnya.
Berdasarkan hasil pencarian permasalahan menggunakan metode tulang ikan ditemukan bahwa permasalahan ‘Penyelesaian proyek mundur jauh sekali dari rencana’ dapat dihindari :
- Pada kategori TESTING, jika developer merasa testing adalah salah satu dari tugas utama, maka developer tidak melakukan proses testing hanya pada positive case saja sehingga meminimalisir munculnya bugs. Hal ini dapat mengurangi waktu testing, sehingga durasi pengerjaan projek tidak perlu mundur jauh dari rencana.
- Pada kategori PROSES, jika team member tidak memiliki tanggungan pekerjaan di projek sebelumnya, maka team member memiliki waktu research yang cukup pada fase analisa. Sehingga developer memiliki waktu yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaan, yang mengakibatkan durasi pengerjaan projek tidak perlu mundur jauh dari rencana.
- Pada kategori INFRASTUKTUR, jika client mengetahui pentingnya infrastruktur repository, maka team tidak kesulitan untuk menggabungkan code yang telah dibuat. Hal ini dapat mempermudah pekerjaan sehingga waktu pengerjaan lebih cepat selesai, yang mengakibatkan pengerjaan projek tidak perlu mundur jauh dari rencana.
- Pada kategori SDM, jika team member telah selesai mengerjakan projek sebelumnya, maka team dev dapat mempelajari teknologi yang digunakan pada projek ini. Hal ini juga mengakibatkan team memiliki kompetensi yang cukup, sehingga waktu pengerjaan dapat lebih cepat dan durasi pengerjaan projek tidak perlu mundur jauh dari rencana.
Hal-hal yang perlu di perhatikan.
- Pastikan “Problem Statement” sudah tepat. Problem statement singkat dan jelas, serta mengandung dampak permasalahan, sehingga tingkat urgensinya dapat terlihat dengan jelas.
- Memastikan ketepatan runutan logika sebab-akibat. Ketika menentukan penyebab, pastikan hubungan sebab-akibat sudah benar-benar tepat.
- Bekerja bersama tim. Untuk menemukan faktor penyebab suatu masalah, kita perlu melihatnya dari berbagai sudut pandang (perspektif). Bekerja bersama tim akan memperkaya hal tersebut. Pengalaman dan pengetahuan unik setiap orang akan menyumbang ide/faktor yang saling melengkapi.
- Berfokus pada masalah, bukan mencari siapa yang salah. Pada prinsip penerapan analisa akar-masalah disebutkan bahwa kita harus menghindari menarik kesimpulan ‘siapa yang bertanggung jawab’ tetapi lebih menekankan pada ‘mengapa’ dan ‘bagaimana’ permasalahan tersebut terjadi.
Editor: AF
