MECE, Prinsip Yang Harus Dipahami Seorang System Analyst
Seorang analis sistem (system analyst) harus mampu memecahkan masalah dan memberikan solusi yang tepat. Salah satu kompetensi yang terpenting adalah analytical thinking, dimana seseorang dapat membagi masalah menjadi unit-unit yang lebih kecil dan sederhana, agar lebih mudah untuk dipahami dan dilihat keterkaitannya.
Analytical thinking adalah kemampuan untuk memahami situasi dengan cara memecahkannya menjadi bagian-bagian yang lebih rinci (faktor-faktor), atau mengamati keadaan tahap demi tahap berdasarkan pengalaman masa lalu (Competence at Work — Signe M. Spencer).
MECE Framework
Untuk memecahkan masalah menjadi bagian yang lebih kecil tersebut, kita dapat menggunakan MECE Framework yang diperkenalkan oleh McKinsey. MECE merupakan singkatan dari Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive.
Mutually exclusive berarti sebuah item hanya dapat muncul dalam satu kategori atau satu klasifikasi, dan Collectively exhaustive berarti tidak ada satu item yang tidak dapat masuk ke kategori manapun(tertinggal). Dengan demikian, MECE adalah metode untuk membuat pengelompokan tertentu yang mencakup semua elemen tanpa saling tumpang tindih. Gambarannya adalah sebagai berikut:
Meski tampak sederhana, pada kenyataannya banyak analis belum memahami dengan baik metode kategorisasi (pengelompokan) yang benar. Hal ini akan dibahas pada bagian selanjutnya.
Kesalahan Umum Dalam Kategorisasi
Misalnya, kita ingin mengelompokan mobil di Indonesia berdasarkan jenis kapasitas mesinnya. Lalu kita membagi tiga, yaitu mobil dengan kapasitas mesin:
- Kategori A: Kapasitas 0 s/d 1.500 CC
- Kategori B: Kapasitas 1.500 CC s/d 2.500 CC
- Kategori C: Kapasitas 2.500 CC s/d 3.000 CC
Apakah pengelompokan tersebut sudah memenuhi kaidah MECE?
Jawabannya adalah tidak. Hal ini karena mobil berkapasitas 1.500 CC masuk ke kategori A dan B, serta mobil berkapasitas 2.500 CC masuk ke kategori B dan C. Sehingga pengelompokan tersebut tidak memenuhi prinsip ME (mutually exclusive).
Contoh lainnya. Kita coba melakukan pengelompokan berdasarkan jenis mobil seperti yang tampak pada gambar berikut. Apakah pengelompokan tersebut sesuai dengan prinsip MECE?
Jawabannya adalah tidak. Kategori diatas memang sudah memenuhi prinsip ME karena tidak ada sedan yang bentuknya seperti SUV atau sedan yang bentuknya seperti micro. Tetapi pengelompokan tersebut tidak memenuhi prinsip CE (collectively exhaustive)karena ada jenis mobil yang tidak ada, misalnya jenis mobil pickup tidak ada di dalam gambar tersebut. Dengan demikian, pengelompokan ini tidak memenuhi prinsip CE.
Apabila pengelompokan jenis mobil diperbesar lagi menjadi seperti gambar diatas, apakah sudah memenuhi kaidah MECE? Bisa jadi tidak. Contohnya, jenis mobil apakah yang tampak pada gambar di bawah ini?
Untuk menangani kasus seperti ini, kita dapat menggunakan kategori lain-lain atau others. Tujuannya untuk mencakup jenis mobil yang tidak sesuai dengan kategori yang telah ada, sehingga pengelompokan tersebut bisa memenuhi kaidah CE (collectively exhaustive).
Mengatasi Ambiguitas
Kasus lainnya adalah klasifikasi berdasarkan gender. Hal ini mungkin terlihat sangat sederhana karena cukup membagi 2 kategori, yaitu laki-laki dan perempuan. Namun, ada kasus dimana pembagian klasifikasi gender harus mencakup lebih banyak kategori. Misalnya di Thailand, gender dibagi menjadi 18 kategori.
Untuk mengatasi ambiguitas seperti ini, kita perlu menyepakati paradigma yang dipakai. Misalnya dalam kasus gender, kita dapat bersepakat untuk menggunakan klasifikasi sesuai dengan jenis kelamin yang ada pada KTP atau paspor, yaitu Laki-Laki dan Perempuan.
Implementasi MECE pada dunia nyata
Berikut ini adalah contoh penggunaan prinsip MECE secara lebih mendalam dalam lingkup bisnis.
Misalnya, sebuah supermarket perlu mengelompokan produk-produk yang dijual berdasarkan jenis dan kategori yang memenuhi kaidah MECE. Dari pengelompokan tersebut bisa dilihat kategori apa yang paling menguntungkan. Lalu mendalami dengan melihat produk apa yang paling menguntungkan. Pemahaman secara detail dapat membantu manajemen mengambil keputusan yang lebih tepat.
Dalam skenario tersebut, misalnya kategori sabun mempunyai penjualan paling besar, sedangkan shampo adalah yang terkecil. Manajemen bisa memutuskan untuk memberi diskon untuk menghabiskan stok shampo, lalu mengurangi ruang display shampo, dan menggantinya untuk display sabun.
Penutup
Memahami prinsip MECE adalah kemampuan yang sangat mendasar. Begitu pentingnya hal ini, sehingga tidak mungkin seseorang dapat menjadi analis tanpa memahami metode pengelompokan yang benar semacam prinsip MECE. Semoga artikel singkat ini dapat bermanfaat, terima kasih.
Editor: AF
