Como estruturamos o time de design no Edify

Time de tech do Edify

O design tem um papel fundamental no sucesso dos produtos do Edify. Possui uma visão estratégica que, por meio dos seus métodos e processos, alinham as diversas expectativas dos clientes, fornecedores e usuários com o negócio. Ou seja, o design é uma disciplina que tem a capacidade de contribuir ativamente no entendimento do problema e na construção da solução e com isso moldar a estratégia da organização.

Contudo, é um desafio constante manter e estimular a mentalidade estratégica do design. Visto que esse pensamento é algo recente nas empresas e ainda há heranças culturais que criam barreias em seu protagonismo. Provavelmente boa parte das pessoas responsáveis por trazer o design para as organizações têm apenas uma compreensão rudimentar do que a disciplina pode entregar. Eles percebem o design principalmente como estética, estilo e aparência. Ou seja, ainda pode-se encontrar o pensamento que trata o design como atividade fim, servindo apenas para a execução de decisões estabelecidas pelos outros papéis presentes no ciclo de construção de um produto.

Neste artigo, pretendo discutir um pouco como o time de design do Edify vem enfrentando o desafio apresentado no parágrafo anterior. E como a estruturação e organização do time trouxe um maior protagonismo da disciplina na organização.

Nossa conversa é dividida em três etapas:

1. Contextualização sobre o time de Product Design;
2. Desafios e soluções encontradas;
3. Próximas etapas e conclusão

Product Design no Edify

O time de Product Design no Edify está inserido na área de tecnologia e encontra-se em processo de expansão (estamos contratando). Os product designers atuavam alocados como uma “agência in house”, atendendo demandas de aproximadamente 8 squads.

Time de Product Design funcionando como uma agência in house.

A principio, essa organização fazia sentido para o contexto da empresa, pois permitia que os designers ficassem mais próximos, havendo uma autonomia nas decisões de design. Também possibilitava que o designer trabalhasse em uma ampla gama de projetos, com diferentes partes do negócio, criando uma maior consistência nos processos e nos artefatos projetados.

Contudo, com o passar do tempo tivemos clareza sobre o formato e também sobre alguns pontos que apresentavam impedimentos no dia a dia dos designers e nos processos de construção dos produtos.

O que não funcionava

1. O design deixava de ser estratégico, os designers ficavam distantes das decisões de negócio e tecnologia e não participavam das etapas de discovery e definição de problemas e soluções. Essa falta de participação nas etapas de construção do produto, gerava frustração no time e perda do senso de pertencimento, autonomia e segurança. O design era visto apenas como entregáveis de interfaces para o time de desenvolvimento.
2. Problemas de priorização de demandas. Por não estarem mais atuantes nas decisões de negócio, os designers não tinham clareza da prioridade dos problemas e atividades a serem executadas. Em paralelo, as squads ficavam frustradas porque as suas necessidades, urgentes e importantes, não eram imediatamente atendidas e muitas vezes quando o time de design conseguia olhar para tais necessidades, os prazos eram "apertados", sem tempo suficiente para que o designer desempenhasse um trabalho de qualidade.
3. Não conseguiam validar as soluções de forma ideal. Como geralmente os prazos eram curtos e havia uma fila de demandas pressionando a equipe, era comum que as soluções não fossem validadas com usuários e stakeholders. Gerava constante correções e melhorias, fazendo com que a entrega de resultados ficassem mais lenta.
4. Ruídos com outros papéis, como PMs e desenvolvedores. Por estarem numa estrutura isolada, o time tinha pouco contato com as outras áreas, conversavam pouco sobre os problemas e propostas de soluções.

Como organizamos o time de Product Design

Realizamos uma série de dinâmicas e conversas com as pessoas da empresa e levantamos os problemas descritos anteriormente. Com isso transformamos esses problemas no seguinte desafio:

Como podemos incluir o time de design na estratégia do produto, dando maior propriedade a disciplina com autonomia e segurança?

A principal ação que tomamos foi mexer na estrutura do time e colocar cada product designer em uma squad. A princípio essa foi uma solução simples, mas que trouxe de imediato os seguintes benefícios:

1. O product designer passou a participar ativamente do alinhamento de negócio e tecnologia com maior propriedade e participação nas decisões. Ao invés de ser inserido apenas depois de todas as decisões importantes a serem tomadas, o product designer passa a participar de todo o clico de vida do projeto, contribuindo com a estratégia do negócio e dão uma perspectiva que eleva e garante um resultado superior ao produto.
2. Mais próximo das pessoas que estão presentes no cotidiano do negócio, o design tem uma alta capacidade de alinhar os parceiros na descoberta das melhores oportunidades para o produto.
3. Entregas com resultados mais rápidos. Junto com a squad, o designer consegue debater, definir, além de realizar ajustes e validar soluções com muito mais velocidade.

Estrutura onde os Product designers passam a atuar na squads.

Apesar dos benefícios no curto espaço de tempo, entendemos que a estrutura descentralizada do time de Product Design inserido nas Squads ainda não é a ideal. Visto que, apesar de cada designer passar a ter uma maior autonomia e senso de pertencimento no negócio, pode haver pouca troca de conhecimento entre todo o time de designers da empresa, o que pode gerar experiências fragmentadas nos produtos..

Para que esses problemas não ocorram e que essa nova estruturação do time seja vantajosa, estamos fortalecendo a cultura de design, com rituais que melhoram e expandem a comunicação, além de estimular o feedback constante e a sincronização das atividades. Essas ações de fortalecimento são:

1. Conversa diária de 15 a 20 minutos entre os designers, onde cada um destaca a atividade ou dificuldade que está enfrentando em determinada situação do dia.
2. Reunião de sincronização uma vez por semana para time listar as atividades e processos que estão trabalhando. O objetivo é criar sinergia entre os membros, dando a oportunidade de exporem as dificuldades, as conquistas e formas de trabalharem juntos.
3. Realizamos sessões de cocriação uma vez por semana, e contamos com a participação de todos os product designers. Expondo as atividades de forma transparente, conseguimos identificar dificuldades e problemas de um determinado projeto que o designer esteja enfrentando, e juntos priorizamos e geramos novas ideias e possíveis soluções.
4. Também estimulamos que os designers levem projetos que estão trabalhando para receber feedbacks na Design Critique, fortalecendo o senso de time, a segurança, a empatia e a comunicação de cada membro.

Conclusão

Nós apresentamos a importância que o design tem na estratégia do Edify e como a estrutura do time não favorecia que os product designers tivessem uma maior autonomia no entendimento e desenvolvimento de soluções. Em seguida, mostramos como mudamos a organização do time, inserindo os designers nas squads. Além de mostrar os benefícios que tivemos em curto espaço de tempo.

Ainda estamos ajustando e aprimorando a organização do time de Product Design. Temos a certeza que as mudanças apresentadas trouxeram uma oportunidade do design estar mais inserido na estratégia do Edify, aumentando a percepção de valor do produto para as outras áreas e parceiros. Os próximos passos são:

• Aumentar a sinergia dos Product Designers com as outras áreas da empresa.
• Aprimorar a organização do time para estar cada vez mais inserido nas jornadas dos clientes e usuários.
• Melhorar os processos de discovery e documentação dos produtos.

Em breve é provável que o Edify tenha tribos, onde estarão inseridas as squad.

E aí? Como é a organização do seu time? O que achou da nossa estrutura e processos? Temos diversas vagas abertas no Edify, acesse nossa página de Carreiras =))

Até a próxima!