Conectando times e gerando resultados
Era dezembro de 2018 e eu já estava pensando nas minhas férias que estavam programadas para se iniciar em 15 dias. Havia sido um ano intenso e de crescimento acelerado na empresa que trabalhava e aquele descanso seria muito bem-vindo. Foi quando no final do expediente, recebo uma mensagem de uma reunião extraordinária para a manhã do dia seguinte. Chegando na empresa, vi que um grande projeto, a partir daquele momento, estava sob minha responsabilidade e em um cálculo rápido percebi que seria difícil realizar uma entrega de qualidade antes do início das férias. Bem, o tempo passou, estamos em 2022 e posso afirmar que aquelas férias de 2019 foram uma das melhores da minha vida (com o projeto entregue dentro do prazo).
E tudo que foi preciso para que uma entrega de qualidade fosse realizada e as férias não fossem comprometidas foi conectar os times e entender como cada um poderia contribuir naquele importante projeto para o negócio. Desde aquele dia entendi, na prática, o quanto a integração entre os times é uma importante (e talvez principal) ferramenta de trabalho, aproximando pessoas de objetivos comuns, gerando desenvolvimento pessoal e profissional, e sendo um aliado essencial no atingimento das metas gerais da empresa.
Hoje quero compartilhar 4 dicas do que que fazemos aqui no Edify para promover a integração entre as equipes e que você pode fazer também na sua empresa:
#1 Incentive ações de integração
Realize ações com o objetivo de disseminar a cultura de colaboração e cocriação em toda a empresa. Apresente maneiras de iniciar esses projetos entre as equipes e os benefícios gerados, como maior qualidade e agilidade nas entregas, além de conhecimento e desenvolvimento entre os colaboradores. Você pode fazer isso de diversas formas: Treinamentos, Workshops, Eventos, Retrospectivas. Utilize a forma que mais se adeque ao seu contexto. Procure entender as dificuldades encontradas em projetos anteriores e como seria possível que isso fosse solucionado facilmente com a ajuda de outros times. Imagine as possibilidades geradas quando um time Acadêmico qualificado, um time de Marketing excepcional e um excelente time de Tecnologia se reúnem? Garanto que os resultados serão incríveis. Traga essa visibilidade para todos e proponha interações iniciais.
Aqui no Edify, temos uma sessão mensal de Provocações e Inspirações, onde cada pessoa do time pode compartilhar ideias e aprendizados para toda a empresa. Na última sessão, pude trazer uma apresentação sobre a jornada do usuário, entendo principalmente o conceito de ativação e a diferença entre retenção e engajamento. Foi uma excelente troca, pois todos os times conseguiram compreender como mensuramos o nosso trabalho e os pontos de sinergia entre as equipes, entendendo onde cada um pode colaborar para o atingimento geral das metas. Além disso, realizamos retrospectivas mensais para alinhamento dos projetos e busca por melhorias, em um fluxo contínuo de aprendizado. A cada mês temos percebido uma evolução exponencial e mais times aderindo essa cultura, além de resultados fantásticos para o negócio. Afinal, podemos sempre provocar e inspirar para chegar ao sucesso.
#2 Invista em ferramentas de comunicação
Sendo um fator determinante para o sucesso dos projetos, a comunicação deve possuir uma padronização, de forma que todos os colaboradores entendam como, quando e onde realizar essa troca com os demais times. Em um momento inicial, principalmente com a adaptação ao novo modelo de trabalho, alguns ruídos podem surgir e é essencial que os times estejam preparados para esse momento e saibam reagir da melhor maneira possível. Para isso, busque ferramentas que se encaixem em comunicações síncronas e assíncronas, além de incentivar uma cultura de documentação, gerando uma visualização das etapas do projeto para toda a empresa e coleta de feedbacks para possíveis melhorias. Ferramentas como Slack, Notion, Zoom são muito utilizadas no mercado, mas as opções são diversas e você pode buscar aquela que vá de encontro com as necessidades e recursos da sua empresa.
No Edify, utilizamos o Notion para documentar e disseminar os conhecimentos de cada área. Cada equipe possui páginas padronizadas, onde registram tudo acerca das suas responsabilidades, facilitando o acesso às informações e diminuindo significativamente o tempo de reuniões. Caso ocorram dúvidas mais específicas ou algum caso com alta prioridade, temos o slack, onde cada time possui canais centralizados com os stakeholders dos projetos que estão em andamento, garantindo uma boa comunicação e rapidez nas demandas solicitadas. Com relação às dinâmicas (definição de estratégia, OKRs, Roadmaps, etc…), o Miro traz uma autonomia e funcionalidades que tem facilitado muito esse processo por aqui, com recursos de fácil navegação e uma excelente experiência visual, mantendo todos os participantes a par do que está sendo discutido e permitindo uma colaboração ativa.
#3 Gere confiança e autonomia dos colaboradores
O objetivo aqui não é que a integração ocorra uma única vez, mas sim que vire um hábito dos colaboradores e se consolide como cultura na empresa. Para isso, é necessário que todos os envolvidos tenham confiança no processo e se sintam confortáveis para trazer sugestões de melhorias. Além de se sentirem valorizados, o senso de pertencimento é crucial para a consolidação dessa cultura e formação do hábito. Aliado a isso, uma forma de potencializar o desenvolvimento dos colaboradores é criar meios de incentivo que gerem autonomia para cada um deles, estimulando a cocriação em todos os times e o sentimento de serem parte essencial de toda a engrenagem. Nessa etapa é importante que os gestores estejam mais envolvidos para que se tenha um gerenciamento das expectativas, levantando figuras que se tornem embaixadores dessa cultura na empresa e disseminando o conhecimento.
Cheguei no Edify há 2 meses e já tenho sentido isso no meu dia a dia. Em pouco tempo, tive total autonomia e apoio das lideranças para definir a estratégia de um dos nossos produtos, estruturar o Roadmap deste ano e estabelecer os OKRs que serão acompanhados. Todo esse processo foi feito em alinhamento total com os stakeholders e me deu muita confiança para garantir que estaremos investindo energia em algo que vai impactar positivamente o negócio. Além disso, tenho contato aberto com todos os gestores, para o caso de surgir alguma dúvida no caminho. Todos os dias tenho sentido que realmente faço parte de algo muito maior e que as minhas entregas contribuem não somente para o meu time, como também nos resultados gerais da empresa.
#4 Compartilhe resultados
Estamos lidando com pessoas de diferentes perfis e é importante que elas estejam motivadas e trabalhando em prol de um objetivo comum. A melhor forma de manter e propagar a motivação é trazendo os resultados das ações realizadas. É bem provável que todos tenham se esforçado muito para cumprir com as suas responsabilidades e, por isso, não economize nessa etapa, traga todas as informações de impacto que as entregas causaram nas metas e, consequentemente, para o negócio. Se possível, traga relato de clientes que estavam envolvidos e eram parte interessada no projeto. Essa é uma excelente etapa também para rever todo o processo e levantar os aprendizados, criando um fluxo de melhoria contínua. Traga visibilidade dessas informações (resultados e aprendizados) para toda a empresa colaborando para que novas equipes adotem essa cultura.
Uma forma bem legal de fazer isso, e que fazemos aqui no Edify, é utilizar os principais canais de comunicação da empresa. Cada squad tem um canal aberto no slack com os principais stakeholders onde são registradas as entregas da sprint, o que tem planejado para a próxima sprint e mais. É incrível, pois além de gerar uma grande visibilidade, qualquer dúvida é vista e esclarecida de forma que todos adquiram aquele conhecimento também, evitando que uma mesma dúvida se repita várias vezes, como ocorre em caso de conversas e reuniões privadas, por exemplo. Além disso, os envolvidos nas entregas podem acompanhar as percepções de todos os stakeholders, de elogios a ponto de melhoria, garantindo assim maior qualidade e evolução contínua do fluxo de trabalho. Mas existem outras milhares de formas de garantir que os resultados sejam vistos, busque aquela que se adeque melhor a sua empresa.
E agora?
Não existe uma receita mágica para implementar uma cultura de integração entre equipes, isso vai depender do tamanho da empresa, mercado em que atua, recursos disponíveis, entre vários outros fatores. Procure conhecer a realidade e rotina de cada equipe da sua empresa e, por meio dessa análise, encontre formas de inserir essa ideia de forma gradativa e em pequenas pílulas, experimentando quais abordagens e comportamentos estão trazendo mais resultados. Lembre-se que a integração é algo visando resultados sólidos de médio e longo prazo, então não tenha pressa ou se frustre, caso as coisas saiam um pouco do controle, é normal que isso aconteça no início, pois é algo novo para todos os colaboradores. Garanta que exista uma constância na disseminação desse conhecimento em toda a empresa e incentive que equipes tragam os relatos de como elas têm começado a lidar com esse modelo de trabalho.
Para o bem do negócio (e das suas férias), propague essa ideia. E você? Tem algum relato ou mais dicas para compartilhar?
