Dinâmicas de facilitação como forma de potencializar a comunicação e o alinhamento entre as pessoas

Quantas vezes você deixou uma reunião virtual sentindo que pouco foi conquistado ou resolvido? Não é segredo que a comunicação em ambientes remotos pode ser desafiadora. No entanto, a questão não é necessariamente a falta do ambiente físico, mas como abordamos esse novo normal. Neste artigo, vamos explorar como dinâmicas de facilitação podem ser uma ferramenta eficaz para melhorar a comunicação e aumentar a responsabilidade e autonomia em sua equipe.

Quantas vezes você teve a sensação de sair de uma reunião sem ter definido, de forma clara, as ações e os resultados esperados? E a reunião acaba servindo para marcar outra reunião?

Tendo a discordar da teoria que as barreiras de comunicação no remoto é derivado da possível limitação pela falta do presencial e do pouco contato físico com as pessoas. O que acredito é que ainda estamos aprendendo a trabalhar nesse contexto, visto que uma das principais diferenças em relação ao formato presencial é que no remoto há uma maior autonomia na rotina das pessoas, onde espera-se que o senso de responsabilidade e “ownership” estejam presentes na cultura da empresa e das pessoas.

Sabendo que melhorar a comunicação e aumentar o senso responsabilidade não são tarefas fáceis, encontrei nas dinâmicas de facilitação uma forma de superar essas barreiras e tornar as reuniões mais produtivas e eficientes, por meio de algumas etapas, quais são:

1. Levantar e discutir os problemas

Em qualquer reunião, é essencial que todas as vozes sejam ouvidas. Para garantir isso, o mediador deve dar espaço para que todos contribuam com suas perspectivas.

O primeiro passo é entender o contexto e para isso é necessário levantar problemas e permitir que as pessoas possam compartilhar as dificuldades e discutir quais são os impactos no dia-a-dia.

Em uma dinâmica que envolve várias pessoas é comum que uns participem da discussão mais ativamente que as outras. É de suma importância que o mediador consiga fazer com que todos os participantes possam contribuir com pensamentos, dúvidas e opiniões.

Uma boa maneira de garantir que ocorra a colaboração ativa é fazer com que cada participante tenha a oportunidade de expressar os seus pensamentos. Contudo, o tempo de uma dinâmica pode ser uma barreira para que todos tenham o espaço para contribuir.

Diante desse desafio, uma dica é reservar um tempo para que todos possam se expressar por meio da escrita. Por exemplo, os participantes podem escrever os problemas em “cards” ou “sticky notes” (funcionalidade presente em ferramentas como Miro e o FigJam).

Exemplo de sticky notes na plataforma Miro como forma de estimular a participação de todos, por meio da escrita.

Exemplo de quadro, no Miro, com sticky notes para que os participantes se sintam estimulados a colaborem na dinâmica.

Em seguida, o mediador lê cada um dos itens compartilhados e facilita a discussão com base nas informações escritas, principalmente nas que geram maiores dúvidas.

Algumas sugestões de métodos, processos e ferramentas que podem ser executados nesta etapa:

Capture ganhos, dores e tarefas com Value Proposition Canvas

Alinhamento sobre a visão do projeto, expectativas e objetivos

Matriz CSD

2. Priorizar o problema e torná-lo um desafio

Após levantar e discutir os problemas, há o momento que os participantes priorizam o problema que se tornará um desafio em busca de uma solução.

No momento da priorização é importante que o problema esteja alinhado ao contexto, ou seja, tal obstáculo deve estar em sintonia com os objetivos, expectativas e os resultados esperados propostos pela dinâmica.

O papel do mediador é trazer informações que ajudem os participantes no momento da decisão de qual será a prioridade. Por exemplo, relembrando quem é o público, as motivações da dinâmica e outras informações relevantes.

Geralmente o tempo para a dinâmica é curto e é ideal que a equipe se concentre em um problema. Então, caso necessário, o mediador pode abrir um momento para votação. Onde os participantes escolhem o item que tem maior importância. Esse tipo de dinâmica ajuda a criar sinergia em torno do obstáculo mais relevante e guia a priorização para algo mais urgente e possível de ser resolvido.

Exemplo de votação para priorizar o problema. Cada participante tem “bolinhas” que são distribuídas nos itens mais importantes para o contexto da dinâmica.

Contudo, ter o problema mais urgente não significa necessariamente que os participantes estão prontos para idealizar soluções. Uma próxima etapa é tornar o problema escolhido em um desafio, escrevendo sentenças que direcionam a atenção dos membros para oportunidades que geram ações para serem trabalhadas.

Geralmente as sentenças começam com “Como podemos…” (ou “How Might We”). Por exemplo:

1. Durante uma dinâmica, um problema priorizado foi “Há uma falta de comunicação entre os times”.
2. Contudo, “Há uma falta de comunicação entre os times” é uma afirmação negativa que dificulta a criação de iniciativas que resolvam o problema. Então, o que se deve fazer é tornar essa afirmação negativa em uma pergunta positiva.
3. Em vez de “Há uma falta de comunicação entre os times”, a frase pode ser transformada da seguinte forma: “Como podemos melhorar a comunicação entre os times?”. Essa simples mudança ajuda a dar mais clareza na ideação de possíveis soluções.

Exemplo de um problema transformado em um desafio

3. Discutir e priorizar soluções

Nessa etapa, a equipe realiza uma listagem com várias possíveis soluções para o problema priorizado. Um ponto de destaque é que as ideias listadas não necessariamente são definitivas e que serão implementadas. Neste momento a intenção é gerar vários possíveis caminhos para chegar ao resultado esperado. A princípio, as ideias não têm a pretensão de serem bem elaboradas.

As principais atividades dessa etapa são:

1. O mediador lembra aos participantes a pergunta desafio que foi priorizada.
2. Em seguida é dado um tempo, em torno de 6 a 10 minutos, para que os membros possam listar as soluções e por fim discutir as ideias geradas.
3. O momento de discussão tem o objetivo de analisar e organizar se as ideias geradas estão alinhadas com o desafio e contexto da dinâmica, se a solução traz um impacto e resultado relevante, e se a solução possui uma alta ou baixa complexidade de ser planejada e executada.

Matriz de impacto versus esforço. Uma forma de definir qual solução será priorizada. A solução priorizada normalmente tem um maior impacto com menor esforço.

4. Por fim, há o momento para priorizar as soluções que pode ser feito, por meio de votação.

4. Planejar e definir ações endereçando-as para os respectivos responsáveis

Recapitulando, na primeira etapa é analisado os problemas e desafios até chegar em um foco, onde há a priorização do obstáculo, transformando-o em um desafio. Em seguida, é pensado e selecionado possíveis soluções para ajudar a resolver o desafio em foco. Verificando que a solução priorizada é viável e está alinhado com o objetivo da dinâmica, o próximo passo é planejar as ações que devem ser executadas para que cada solução tenha o resultado esperado e também alinhar um compromisso com o plano de ação.

Para planejar as ações é interessante seguir as seguintes ações:

1. Definir os responsáveis que irão se responsabilizar na execução das ações.
2. Definir as datas de entregas, para que se possa ter um alinhamento de expectativas e medir o sucesso da solução, além de fazer ajuste na execução, quando necessário. Uma forma é fazer essa definição de prazo de entrega é por sprints de 10 dias úteis.
3. Documentar as ações e os acordos para que todos possam consultar e compartilhar com outras pessoas que não participaram da dinâmica. Também é interessante documentar o processo de execução da solução e os aprendizados e oportunidades.

Exemplo de resultado de uma dinâmica com quadro de ações, responsáveis e prazo de conclusão.

Dinâmicas de facilitação em design são técnica que ajudas as equipes a alinhar bem a comunicação e criar soluções inovadoras e colaborativas para vários tipos de problemas. Por meio, das dinâmicas é possível promover a participação de todos os membros da equipe, bem como a diversidade de ideias e perspectivas. Isso pode levar a soluções mais criativas e eficazes, além de aumentar a satisfação e o engajamento dos participantes.

Nesse contexto, é importante que o facilitador tenha habilidades de comunicação e gerenciamento de grupo, bem como conhecimento sobre técnicas de facilitação eficazes. A facilitação de design pode ser usada em uma variedade de contextos, incluindo projetos de design de produtos, serviços, experiências de usuário e muito mais. Ao utilizar dinâmicas de facilitação de forma eficaz, é possível promover a criatividade e a colaboração na equipe, resultando em soluções mais inovadoras e eficazes.