Google nástroje a jejich použití pro osobní informační management

Osobní informační management zahrnuje metody a postupy, které umožňují skladovat, spravovat, získávat a číst informace, které jsou uchovávány jako soubory, e-maily, záložky v internetových prohlížečích a multimediální data. [1] Pro všechny typy takovýchto dat často musíme využívat různé aplikace, které jsou často pro obyčejného smrtelníka finančně nedostupné a obsahují funkce, které mnohdy ani nepoužije.

Existuje proto spousta softwarů, které mají vícero funkcí a spojují hned několik úloh dohromady. Tyto programy bývají často zaměřené na specifický typ instituce a můžeme v nich najít zabudované funkce, které opět v běžném životě jen málokdy plně využijeme, nemluvě o tom, že některé lepší softwary stojí celkem nemalé peníze.

Pro mě jako pro studenta vysoké školy prozatím personal information management (dále jen PIM) znamená především aplikace pro správu emailů, řízení času, různých To-Do listů a vytváření dokumentů. Zároveň, tak jako snad všichni chudí studentíci opravdu nechci vyhazovat zbytečné peníze za program, který nakonec nevyužiji ani na padesát procent.

Když se tedy zamyslíme nad tím, jaké nástroje bychom mohly pro naše účely využít mohou nám v hlavě naběhnout nástroje pod záštitou velkých firem jako jsou Microsoft nebo Apple a jejich aplikace pro správu mailů nebo dokumentů. Kdekdo používá pro správu elektronické pošty emailového klienta od firmy Seznam.cz nebo přímo školní mail, který je nám zpřístupněn v informačním systému.

Minimálně mě tedy jako první věc po, které sahám, naskočí nástroje od digitálního giganta Google. A to převážně nástroje, které používám dnes a denně, Gmail a Google Calendar. [2] Tak jako všechny nástroje od této firmy se dají uložené informace synchronizovat napříč všemi zařízeními, a to je pro mě osobně velké plus. Jak ale tyto nástroje efektivně zapojit do struktury PIM a jak je efektivně využívat v našem každodenním životě?

Jestliže se rozhodneme postupně rozebrat každý nástroj zvlášť zjistíme, jak lze navzájem za pomocí pár kliknutí jednoduše propojit událost v kalendáři s mailem, který obsahuje pozvánku a adresářem kontaktů.

Řízení času

Když jsem prohlížela různé klienty pro firemní PIM, mezi hlavní aplikace vždy patřil nějaký typ plánovače. Co bylo však zarážející, že na něm nebylo vlastně nikdy nic speciálního. Všechny svým vzhledem hodně připomínaly kalendář od Googlu, polemiku nad tím, kdo se, od koho inspiroval bych, ale nechala na jindy.

Když se však zaměříme na funkční stránku věci zjistíme, že nám Google zadarmo zpřístupňuje velmi účinný nástroj pro správu našeho času a je jen na nás, jak moc jej využijeme. Existuje spousta návodů, jak pomocí tohoto kalendáře efektivně organizovat čas, ať už pomocí blokování času nebo vytvářením To-Do listů za pomoci celodenních událostí. Pro PIM je však důležitá vlastnost propojení právě s emailovým klientem a dalšími aplikacemi například pro tvorbu poznámek nebo vytvoření videokonference do dané události. Zajímavou funkcí pro lidi spolupracující v týmech může být také sdílení kalendářů mezi sebou a jednoduché plánování pracovních schůzek a společné práce.

Emailový klient s výhodami

Když si vytváříme nový email očekáváme od emailové aplikace jisté funkce, mezi ně samozřejmě patří samotné vytváření, odesílání a příjem elektronické pošty. Nutná je také možnost přiložení nějakého souboru společně s odesláno poštou, nejedna se však o vlastnost, kterou by nezvládli i ostatní klienti. Co ovšem společnost Google nabízí je připojení souborů uložených v nástroji Google Drive. To umožňuje efektivnější sdílení a následné ukládání dokumentů na cloudové úložiště.

Propojení napříč službami umožňuje jednoduchou správu událostí, kdy se nám přímo v mailu, ve kterém je uložený časový údaj ukáže, jestli vůbec máme na věc čas nebo už nám koliduje s dříve naplánovanou událostí, kterou máme v kalendáři. Vytvoření adresáře kontaktů, který můžeme spravovat napříč všemi zařízeními je také velkým přínosem, obzvláště potom když máme v adresáři hromadu jmen napříč institucemi a v tomto nástroji si je můžeme libovolně třídit pomocí různých kategorií a při použití si jen vyfiltrovat potřebné informace.

Vytváření, ukládání a sdílení

Velkým pomocníkem při vytváření nových souborů a zálohování dat na cloudu se v poslední době stal Google Disk, který nejenže nám umožňuje, ukládání a sdílení na rozšířitelném cloudovém úložišti, ale také možnost samotné dokumenty vytvářet.

Tak jako konkurenční Microsoft má svůj balík office a jeho webovou verzi, Google má své odlehčené nástroje pro tvorbu textových dokumentů, tabulek a prezentací. Nejedná se ovšem o tak propracovaný software, jaký nabízí právě Microsoft, ale účel splňuje. Vytvořené dokumenty lze hned v nástroji upravovat a změny se projeví prakticky okamžitě. Jestliže se rozhodneme, že na daném dokumentu je třeba spolupracovat s dalšími lidmi, není nic jednoduššího soubor nasdílet, udělit přístup k úpravám a začít společně tvořit.

Komunikace se spolupracovníky nikdy nebyla lehčí, nejenže vidíme změny vytvořené daným účastníkem prakticky okamžitě, ale také spolu můžeme úpravy probírat formou komentářů nebo rovnou chatu umístěného přímo v daném nástroji.

Rychlé poznámky a připomínky

Při využití ostatních nástrojů můžeme narazit na nástroje, které se dají přidat a rozšiřují funkčnost ostatních aplikací. Pro rychlé ukládání poznámek si do vyhledávače Chrome můžeme jako rozšíření nebo jako přidanou aplikaci stáhnout Keep. Většina jej využívá především pro tvorbu krátkých poznámek, zapsání věcí, co si chceme zapamatovat nebo vytvoření nějakého seznamu. Nejenže si zde můžeme vytvořit právě odškrtávací seznamy, ale můžeme si samotný nákup i naplánovat nebo si k poznámce prostě jen přidat upozornění, abychom na danou věc opravdu nezapomněli. Poměrně neznámou funkcí je pro mnohé možnost nahrání hlasové poznámky, toto se například může hodit, když nás něco napadne při nebezpečné jízdě brněnskou šalinou a chceme si uchovat alespoň část myšlenky a neumřít při tom. [3]

Dalším podobným pomocníkem je nástroj Úkoly, který je buďto přístupný jako samostatná aplikace na ničem nezávislá nebo je přímo zabudovaná v Google Kalendáři kdy si můžeme vytvořit To-Do listy přímo na daný den. V samostatné aplikaci se může tvorba úkolů hodit například při plánování nějakého dlouhodobějšího projektu a postupného sledování našeho progresu. Ke každému z úkolů se dá také přidat krátká textová poznámka, která má za úkol především popsat daný task. S rozšiřujícím povědomí o potřebě účinného time managementu se i Google nechal inspirovat a vydal k původně jen doplňující aplikaci plnou verzi na podporující otevření přes celou obrazovku, kde lze pracovat s různými taskboardy, podle vlastní preference.

Ukládání navštěvovaných stránek

Často nevědomky nejvíce používaným nástrojem pro uchovávání informací a PIM je velmi účinná funkce prohlížečů ukládat uživatelem opakovaně navštěvované stránky. Jedná se asi o nejrozšířenější a nejpoužívanější metodu toho, jak se jednoduše a rychle vrátit například ke článku, který se nám bude hodit pro vypracování nějaké práce nebo jen pro označení a následně rychlý přístup ke stránkám, které navštěvujeme mnohdy několikrát denně. [4] Záložky si poté můžeme sami podle sebe například velmi jednoduše roztřídit do vlastních složek nebo si upravit názvy podle svého uvážení.

Možností, jak efektivně využít nástroje, které nám jsou zpřístupňovány vývojáři pracujícími v Googlu je samozřejmě velká spousta. Tak, jak rychle vznikají nové nástroje a pomůcky, tak rychle také objevujeme nové způsoby k tomu, jak zefektivnit osobní informační management. Výše zmíněné nástroje jsou jen špičkou ledovce toho jak by se za pomocí Google a jeho aplikací dal utvořit velmi komplexní systém, který by byl všemožně propojený a synchronizovaný. Jak jsem, ale zmiňovala již výše v tomto shrnutí šlo spíše o uvedení nástrojů a jejich použití v běžném studentském životě, a proto jsou představeny hlavně nejvíce používané prostředky PIM z dílny společnosti Google.

[1] NASAR, Mohammad, Masnizah MOHD a Nazlena MOHAMAD ALI. Personal information management systems and interfaces: An overview: An overview. 2011/07/29, s. -202, 197 s. DOI: 10.1109/STAIR.2011.5995788.

[2] M R, Murali. Personal Information Management Tools to Made Your Research Easy. International Journal of Library and Information Studies. 2016/03/01, 6, 185–191.

[3] DELFINO, Devon. ‘What is Google Keep?’: 5 helpful ways you can use Google’s versatile note-taking app. In: Business Insider [online]. 2019. Dostupné z: https://www.businessinsider.com/what-is-google-keep-how-to-use

[4] JONES, William. Keeping Found Things Found: The Study and Practice of Personal Information Management: The Study and Practice of Personal Information Management. 2007/12/01. DOI: 10.1016/B978–0–12–370866–3.X5001–2. ISBN 0123708664.