Informační systémy pro ZŠ a SŠ

Úvod

S rozvojem technologií se rozvíjí i informační systémy a rozšiřují se do všech oblastí lidského působení a postupně se dostávají i do školství. Informační systémy se technologicky vyvíjely od lístkových katalogů k moderním elektronickým systémům často ovládaných přes webové rozhraní. Systémy se stávají všestrannějšími a díky jejich modulové struktuře je dnes možné složit informační systém na míru zákazníkovi.

Informační systémy ve vzdělávání

Infomační systém je taková organizace údajů, která je vhodná pro práci s daty — sběr, uložení, uchování, zpracování, vyhledávání a export, tak aby mohly být data použity při běžných činnostech.

Systém lze chápat jako množinu prvků a vazeb mezi nimi, které jsou definovány na nějakém nosiči. nosičem je tedy množina prvků systému ve vzájemných vztazích.

Informační systém je otevřený systém, jehož nosič používá konceptuální zdroje — informace. Nakládá s nehmotnými zdroji — nakládáním rozumíme provádění různých transformací nad stavem na základě vstupu a poskytování výstupu.

Definic informačního systému je mnoho, ale všechny se shodují v tom, že informační systém lze definovat jako soubor vstupů, které přeměňují na výstupy za pomoci různých metod, technologií a lidského faktoru. Informační systémy mají za cíl sbírat, uchovávat a prezentovat data v kontextu dané instituce.

Školní informační systémy jsou již běžně využívaným prostředkem pro řízení činnosti školy a pomáhají s komunikací uvnitř instituce, ale i při komunikaci s rodiči žáků, která je pro základní a střední školy důležitá. Většina systémů je navržena pro základní i střední školy a výrazně se od systémů pro vysoké školy liší, nejen v oblasti komunikace, ale i ve specifických potřebách, jako jsou registrace a zápis předmětů nebo výběr termínu na zkoušku.

Školní informační systémy zajišťují bezpečné ukládání informací důležitých pro činnost školy, jejich další zpracování pro řízení školy, pro komunikaci v rámci školy, ale i s rodiči a dalšími orgány. IS by měl vytvářet podmínky pro rychlejší, pružnější a efektivnější rozhodování managementu školy.[zdroj]

Školní informační systémy jsou komplexní webové aplikace a záleží na instituci, jaké moduly se rozhodne využívat. Informačních systémů pro školy je dnes několik, ale všechny obsahují základní funkce — vedení evidence žáků, jejich klasifikace, tisk vysvědčení, evidenci zaměstnanců, tvorbu rozvrhu a plánování suplování a akcí školy, přijímací řízení a zápis do 1. ročníku. Obsáhlejší systémy mají moduly na správu školní knihovny, evidenci plateb, evidenci úrazů nebo podporu e-learningu a komunikaci s rodiči a výpis z elektronické žákovské knížky.

Kritéria

Školní informační systémy se dají hodnotit z mnoha pohledů. Záleží na tom, co škola potřebuje, jaké moduly opravdu bude využívat a jakou potřebu má systém naplňovat. Kritérií pro výběr je tedy mnoho a záleží na instituci, jestli je pro ně jeden nejdůležitější a podle toho si systém zvolí, nebo budou vybírat podle více různých kritérií nejvíce vhodný systém.

Pro každou instituci je důležitá funkčnost systému a jeho zabezpečení. I školy shromažďují velké množství osobních údajů nejen o žácích a je třeba vybrat si systém, který má zabezpečený přístup, záruku ochrany dat a řídí se nejnovější legislativou v oblasti ochrany osobních údajů.

S tím souvisí i dobré jméno výrobce. Školní informační systém je komplexní záležitost a není dobré se spoléhat jen malého a neznámého dodavatele, jehož systém může být nejen nespolehlivý, ale nakonec i přítěží než užitečným nástrojem. Je tedy lepší spolehnout se při výběru systému spíše na firmu se zkušenostmi a dobrým hodnocením. Ovšem ani na počet instalací, kterým se některé společnost vychloubají na svých stránkách, není zárukou. Školy mohou systém měnit a číslo nemusí být počet aktuálních a využívaných instalací systému.

Možnost zaškolení pedagogů je užitečné, obzvlášť pokud škola ještě žádný informační systém nevyužívala a vyučující na něj nejsou zvyklí. Cenné nejsou pouze rady a zkušenosti, ale i technické podpora, která může pomoci v případě akutních a naléhavých problémů. Stejně tak může být výhodou možnost vyzkoušet si informační systém předem a ujistit se, že vyhovuje veškerým požadavkům. Některé společnosti již tuto možnost nabízejí na svých webových stránkách.

Počet modulů neboli oblastí, které umí informační systém zpracovat může být rozdílný podle firmy, která jej vyvíjí nebo podle školy, která ho využívá. Některým malým školám stačí pouze evidování docházky a zapisování známek, jiné chtějí e-learning nebo příjímací řízení.

Správa a údržba informačního systému je důležitou podmínkou pro dlouhodobé používání. Je dobré si ověřit, že poskytovatel systému jej bude i nadále vyvíjet a aktualizovat, tak aby systém nezastaral a byl stále kompatibilní jak s novým operačním systémem, tak i s dalšími programy, se kterými systém spolupracuje.

Na to navazuje možnost exportu a importu dat do systému, ať už to instituce potřebuje pro přechod na nový systém nebo pro další práci s daty, či jejich nezávislé zálohy. Kvalitní informační systém by měl umožňovat přenos dat do konkurenčního systému.

Příklady

Bakaláři — Jedním z nejrozšířenějších informačních systému ve vzdělávání je systém Bakaláři. Je využíván více než třemi tisíci školami a po 25 letech zkušeností, je systém dobře zpracovaný a také velmi obsáhlý a umí mnohem více než jen zaznamenávat docházku a známky.

Systém Bakaláři obsahuje moduly: Evidence, pro pracování dat o žácích i zaměstnancích podle požadavků MŠMT; Internetovou žákovskou knížku jako prostředek komunikace mezi školou a rodiči, posílání hromadných zpráv nebo pro omluvení žáků z výuky; Tvorba rozvrhu a plánování suplování pomáhá s plánováním rozvrhu na celé pololetí a dokáže poznat kolize v týdenních změnách; Elektronická třídní kniha má nahrazovat tu klasickou papírovou a ještě dokáže rodičům přehledně ukazovat absenci dítěte i o probíhající výuce; a v neposlední řadě modul Přijímací zkoušky pomáhá s vytvářením pozvánek, výsledkových listin a rozhodnutími o přijetí. Systém obsahuje i další moduly pro správu školní agendy nebo pro knihovnu.

Systém Bakaláři nabízí dvě možnosti licence — Lite nebo Premium a cena obou se zvyšuje s počtem žáků. Je možné si připlatit za instalaci a správu systému. I když se dá očekávat, že Lite verze systému bude mít méně funkcí, je zajímavé, že neobsahuje ani třídní knihu nebo rozvrh hodin a suplování.

E-třídnice — Informační systém E-třídnice je oproti systému Bakaláři výrazně mladší, ale i přes pouhých 7 let působení jej využívá více než sto padesát škol.

Funkcemi jsou si systémy podobné, i E-třídnice obsahuje třídní knihu a žákovskou knížku a správu absencí, rozvrh hodin nebo tisk vysvědčení a modul pro správu dat pro matriky. E-třídnice obsahuje navíc Deník praxe a možnost vytvoření webových stránek školy.

Cenově se systémy pohybují v podobných intervalech, ovšem E-třídnice nabízí placené zaškolení pro správce systému nebo pro učitele.

Škola OnLine — Přestože Škola OnLine má podtitul: nejrozšířenější webový školní informační systém a funguje od roku 2001, nikde na svém webu neuvádí počet instalací nebo aktivních licencí.

I Škola OnLine má moduly potřebné pro právu školní agendy a práci s daty pro MŠMT a také moduly pro správu třídnice, známek a docházky. Ovšem i tento systém se v některých modulech odlišuje od ostatních. Například modulem Evidence plateb a Evidence úrazů, který je schopen odesílat data o úrazech školní inspekci nebo vést kompletní knihu úrazů. Nebo modulem pro školní družinu a školní klub, se kterým pracují převážně vychovatelé při vedení kroužků a družiny a mohou mít přehled o tom, kdo z rodiny si má žáka vyzvednout.

Ceny systému Škola OnLine se liší podle typu školy. Základní ceny jsou sice výrazně nižší, ale čím více modulů si škola chce vybrat, tím více cena systémů stoupá. Stejně tak je cena závislá i na počtu žáků, jako je to u ostatních systémů.

Iškola — Informační systém Iškola se neustále rozrůstá a vyvíjí od roku 2004 a je tedy využíván stovkami škol a tisícovkami uživatelů. Systém Iškola umožňuje vyzkoušet jej v demo verzi, stejně jako ostatní systémy, ale navíc je Iškolu možné vyzkoušet s vlastními daty.

Jako ostatním systémům, ani Iškole nechybí základní a potřebné moduly pro správu majetku školy, dat o žácích a jejich studijních výsledcích. Ale i zde se jsou některé moduly, které jiným systémům chybí — například modul Komunikace, který využívá nástěnky s notifikacemi a emailovou komunikaci, modul E-learning pro tvorbu a správu výukových a doplňkových materiálů a na to navazující modul Testy s možností různých druhů otázek nebo modul Domácí úkoly.

Ceny systému Iškoly jsou nižší, něž u systému Bakaláři nebo E-třídnice, a navíc je zde možnost zaplatit si licenci na dva kalendářní roky a získat tak systém jeden měsíc zdarma. Je zde také možnost doplňkových služeb jako je školení, technická podpora nebo více úložného prostoru na data z provozu systému.

Závěr

Spolu s modernizací a rozvojem technologií se i informační systémy stávají standardem pro celou společnost. A školství je jednou z oblastí, kde se systémy dají opravdu dobře využít a mohou pomoci nejen s komunikací mezi školou a rodiči o studijním prospěchu žáka, ale taky s náročnou úřednickou agendou o správě a vedení školy. Informační systémy pro základní a střední školy se neustále vyvíjejí a přibývají tam funkce, které škola potřebuje pro komunikaci s matrikou a ministerstvem školství. Ale také přibývají funkce, které vyžadují školy pro svou specifickou činnost. Takže se snad žádná škola nemusí obávat, že pro svou činnost nenašla vhodný systém.