Matriz Urgente-Importante (Kit Fora da Caixa)

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Fonte: History.com.

Mantendo o foco no que realmente é importante

A Matriz Urgente-Importante, também conhecida por The Management Matrix ou Matriz de Eisenhower, é uma ferramenta de gestão de tempo que também pode ser interessante para balizar o início de um projeto. Por meio de quatro quadrantes criados a partir dos eixos de importância e urgência, torna-se possível agregar tarefas e atividades e priorizá-las.

Enxergar nossa lista de tarefas representada na Matriz Urgente-Importante também é uma boa forma de refletir a respeito de como estamos utilizando nosso tempo no dia-a-dia.

Por quê?

Dwight D. Eisenhower foi o 34º presidente dos Estados Unidos. Aprovou a criação da NASA e criou a DARPA — Defense Advanced Research Projects Agency (Agência de Projetos Avançados de Pesquisa em Defesa), que levou ao desenvolvimento da internet como a conhecemos hoje. Alguns atribuem a ele a criação de um método de gestão estratégica de tempo que mais tarde ficou conhecido como o Princípio Eisenhower. Trata-se, justamente, da utilização sistemática da Matriz Urgente-Importante na classificação e priorização de tarefas do dia-a-dia.

A Eisenhower também é atribuída a frase “O que é importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”. Mais recentemente, a Matriz utilizada pelo presidente foi popularizada por Stephen R. Covey, que a embutiu em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”.

A premissa por trás da Matriz é, portanto, a de que poderíamos utilizar mais sabiamente nosso tempo se focássemos mais no que importa de verdade e menos no que é urgente. Talvez soe óbvio, mas na prática não é trivial organizar-se dessa forma — pra mim pelo menos não é. O que a Matriz Urgente-Importante oferece é um modo visual e simples de proceder para manter o foco nas atividades mais importantes.

Como?

A Matriz Urgente-Importante costuma ser apresentada conforme a figura acima (algumas variações invertem o sentido do eixo “urgência”). São quatro quadrantes: “Urgente e Importante”, “Não Urgente e Importante”, “Urgente e Não Importante” e “Não Urgente e Não Importante”.

A sua utilização é bastante simples e começa pela distribuição das tarefas de um indivíduo um grupo por entre as quatro áreas da Matriz. Vale lembrar que atividades importantes são aquelas cujo resultado te ajuda a alcançar seus objetivos; atividades urgentes são as que exigem sua imediata atenção e frequentemente estão ligadas aos objetivos de outras pessoas.

A partir daí, o volume de tarefas em cada quadrante poderá indicar como o tempo está sendo alocado. As quatro áreas podem ser descritas da seguinte forma:

I. Urgente e Importante: é o lugar para se começar, representado pelas necessidades;

II. Não Urgente e Importante: é o quadrante mais valioso, porém mais comumente esquecido em prol das urgências constantes e procrastinações;

III. Urgente e Não Importante: são as interrupções, representadas por telefonemas, checagem constante de e-mails, reuniões excessivas etc;

IV. Não Urgente e Não Importante: são distrações que podem atrapalhar a realização das tarefas de outros quadrantes (especialmente as do 2).

Fonte: Marcelo Toledo.

As tarefas listadas no quadrante II, Não Urgente e Importante, geralmente são as que mais podem ser feitas com qualidade (no entanto, cabe dar a elas também certo senso de urgência, para que não as fiquemos cozinhando demais). Caso tenhamos muitas atividades nos outros quadrantes, Fernando Collela nos dá as dicas:

Se o nosso tempo estiver sendo utilizado predominantemente no Quadrante I, até que ponto nos deixamos ser escravizados pelas crises e como gerenciamos o estresse? Caso nossa vida esteja sendo monopolizada pelas interrupções do Quadrante III, não seria hora de aprender a dizer “não” para os outros? Mas se a maior parte das ações estiver concentrada nas distrações do Quadrante IV, que tal encontrar formas de dizer “não” para si mesmo?

Ao iniciar um novo projeto, a Matriz Urgente-Importante também pode ser uma boa forma de “sair do lugar” e de fato começar. Após distribuir todas as tarefas do projeto que você puder lembrar na Matriz, atente para o quadrante Urgente e Importante. Lá provavelmente estarão todas as atividades essenciais para que você desenvolva um bom protótipo. E um protótipo é uma ótima forma de dar start num novo projeto — inclusive de aprendizagem.

Para saber mais:


Este texto faz parte da série especial do Kit Educação Fora da Caixa, que aborda diversas ferramentas educacionais inovadoras. Navegue no blog para ver tudo o que já publicamos.


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