Smart Working, autonomia e gestione del tempo: strategie e sfide aziendali

In un mondo in continua evoluzione, per le aziende non è sempre facile rimanere al passo con i tempi.

La pandemia da COVID-19 ed il conseguente Lockdown, hanno provocato un passaggio obbligato alla modalità di lavoro in Smart Working. Questo enorme cambiamento nell’approccio alla gestione quotidiana delle attività ha generato una serie di nuove sfide manageriali che, se prima erano percepite come degli elementi aggiuntivi all’offerta delle imprese, oggi sono diventate dei veri e propri elementi differenziali in grado di determinare il successo di un’azienda e di distinguerla positivamente dalla concorrenza. Il modo in cui le aziende coordinano le attività di Smart Working, l’autonomia dei propri dipendenti e la gestione del tempo rappresentano quindi degli aspetti su cui vale la pena prendersi del tempo per riflettere, in quanto spesso impattano sull’efficienza e l’efficacia aziendale stessa.

La gestione di decine o centinaia di lavoratori da remoto, per essere efficiente, deve essere accompagnata da un nuovo assetto mentale incentrato sui risultati: se inizialmente ciò che contava di più era una chiara declinazione di obiettivi e sotto-obiettivi da sviluppare anche nel breve termine, oggi si passa ad un approccio “a risultato”, con cui viene lasciato un certo spazio di manovra ai dipendenti, che hanno quindi un maggior grado di autonomia. Allo stesso tempo, bisogna ammettere che non tutti sono in grado, da un giorno all’altro, di cambiare le proprie abitudini e stabilire delle priorità alle proprie attività quotidiane; anche per questo, in alcuni casi potrebbe essere necessaria l’introduzione di figure chiave che possano svolgere il ruolo di guida.

Cambiando per un attimo punto di vista e mettendoci nei panni dei dipendenti, la reazione è stata duplice e molto spesso ha creato un vero e proprio divario di prospettive.

In alcuni casi le persone hanno accolto questa nuova modalità di lavoro come un’opportunità per migliorare il proprio benessere personale e lavorativo, riuscendo a separare con successo la vita famigliare da quella professionale e ritagliandosi degli spazi per coltivare le proprie passioni. Per altri, lavorare da remoto ha rappresentato quasi un ostacolo alla libertà individuale, con spazi incerti e una sovrapposizione dei due mondi che ha annullato i momenti di privacy e ha ridotto le occasioni di confronto, creando caos e disorganizzazione anche nella giornata lavorativa, insieme ad un senso di solitudine.

Da queste considerazioni emerge l’importanza della gestione del tempo per un corretto Smart Working. Per riuscire a portare a termine i compiti giornalieri, sarebbe infatti preferibile stilare una lista delle attività da svolgere, dandosi delle scadenze realistiche, così come delle priorità e facendo il possibile per rispettarle. In caso di difficoltà, anche da remoto ci si può affidare all’uso di tecnologie innovative e ai consigli e all’aiuto dei colleghi, che virtualmente possono intervenire in un’ottica di lavoro di squadra seppur con alcune limitazioni.

Parlando nel concreto della mia esperienza personale, lo Smart Working ha per me rappresentato un’occasione per ripensare le mie abitudini e la mia routine, sicuramente con alcune iniziali difficoltà legate alla mancanza di un riferimento fisico. Una volta entrati in quest’ottica così diversa da ciò a cui eravamo abituati, ci si rende conto anche di tutti i vantaggi che questa nuova modalità ha portato con sé.

Per molti ha significato un risparmio in termini economici, per altri una maggior facilità nell’intercettare le persone giuste con cui scambiarsi informazioni grazie ad un massivo utilizzo di e-mail e videochiamate, per altri ancora dei ritmi di vita meno frenetici. Per me ha comportato una visione diversa dei rapporti interpersonali e delle priorità.

C’è però da considerare anche coloro che, alla prima esperienza lavorativa, si sono trovati fin da subito costretti a casa senza la possibilità di recarsi in ufficio per un primo periodo di orientamento. La sfida in questi casi è stata sicuramente più complessa perché ha visto molti giovani “catapultati” in una realtà nuova senza una bussola che indicasse loro la strada.

Proprio per questo motivo, è necessario che le aziende educhino e siano educate fin da subito allo Smart Working, garantendo per quanto possibile una quotidianità serena ai propri lavoratori, facendo emergere i talenti migliori e rendendo il lavoro agile un modello di riferimento di successo.