Áp dụng Gantt Chart trong công việc
Để hoàn thành thành công một dự án, bạn phải kiểm soát một số lượng lớn các hoạt động, và đảm bảo rằng chúng được hoàn thành đúng tiến độ. Nếu bạn bỏ lỡ một hạn deadline, hoặc kết thúc một task không theo đúng thứ tự, nó có để làm đảo lộn toàn bộ dự án. Kết quả có thể sẽ dẫn đến dự án hoàn thành muộn hơn, và tốn nhiều chi phí hơn.
Gantt charts là công cụ có khả năng truyền đạt thông tin trực quan. Charts này sẽ vạch ra tất cả các task lớn và task nhỏ thuộc dự án, thời gian và thứ tự thực hiện chúng. Điều này cung cấp cho người quản lý một cái nhìn tổng quan ngay lập tức về dự án, các task liên quan, và thời điểm mỗi task phải được hoàn thành.
Khởi điểm của Gantt Chart
Vào cuối những năm 1800s, kỹ sư Ba Lan Karol Adamiecki đã phát triển một biểu đồ luồng công việc trực quan mà ông gọi là “harmonogram.”
Vào khoảng năm 1910, Henry Gantt, một nhà tư vấn quản lý, kỹ sư, đã phát triển khái niệm của Adamiecki thành giai đoạn tiếp theo. Biểu đồ của ông được thiết kế để giúp giám sát sản xuất xem liệu công việc của họ đã được thực hiện đúng, trước, hay là chậm tiến độ, và biểu đồ này đã hình thành nền tảng của các công cụ chúng ta sử dụng ngày nay.
Tại sao sử dụng Gantt Charts?
Xóa nhầm lẫn
Biểu đồ Gantt ban đầu được tạo ra để giữ cho người sử dụng theo dõi, bằng cách cung cấp một thời gian biểu trực quan cho sự bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ. Một tổng quan thị giác các cột mốc và ngày chính, các biểu đồ này thường được chấp nhận để cung cấp một cách thức dễ hiểu và dễ hiểu hơn về việc duy trì các tác vụ dựa trên thời gian và các sản phẩm phân phối bất kể thời gian họ theo dõi. Sức mạnh của hình ảnh với một Gantt Chart có thể đặt ra nhiệm vụ cho quản lý dự án. Với tất cả mọi người có thể thấy được ngày, thời hạn, bản đồ dự án, mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, ngay cả khi một nhiệm vụ kết thúc trước khi bắt đầu, Gantt Charts cho phép mọi người rõ ràng về những gì được mong đợi của ai.
Cung cấp 1 tấm ảnh lớn hơn về phạm vi dự án của bạn
Trong một nháy mắt, người quản lý dự án có thể cho các giám đốc điều hành và các cổ đông, những người có thể không muốn chi tiết hơn, các cột mốc tổng thể, các mục tiêu lớn, và các phác thảo khái niệm cao của các dự án. Những người ra quyết định và những người điều hành thường cần một quan điểm cấp cao về cách các dự án khác nhau đang tiến triển để tiến lên phía trước và ra quyết định về tổ chức của họ, vì họ có nhiều dự án để phân tích. Bằng cách chuyển trọng tâm vào các chi tiết và vào bức tranh lớn hơn, điều này cho phép bạn chia sẻ dự án một cách có ý nghĩa hơn đối với khán giả với các mục tiêu và nhu cầu khác nhau.
Tất cả mọi người đi cùng 1 hướng
Khi có một khuôn khổ trực quan cho một dự án cần phải làm, có một cơ hội nhỏ hơn để hiểu nhầm giữa các đội và nhân viên, đặc biệt khi nói đến các nhiệm vụ phức tạp và công việc định hướng chi tiết. Sử dụng biểu đồ Gantt cho phép tất cả các đối tượng liên quan, nhân viên, thành viên trong nhóm hoặc giám đốc điều hành có quyền truy cập vào cùng một thông tin. Biểu đồ Gantt là nơi để đặt kỳ vọng, thời hạn, theo dõi thời gian, ngày đến hạn và mọi người đều có thể thực hiện các nỗ lực của mình theo đúng quy trình đã định.
Xác định mối quan hệ giữa nhiệm vụ
Biểu đồ Gantt có thể mô tả rõ ràng mối quan hệ giữa hai nhiệm vụ và có thể dựa vào việc hoàn thành một kế hoạch khác để đạt được các mục tiêu cụ thể. Những sự phụ thuộc lẫn nhau này xoay quanh việc hiểu được thời gian của từng nhiệm vụ tác động đến các nhiệm vụ khác. Bằng cách phân công và phân định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ khác nhau, bạn có thể đảm bảo luồng công việc tối ưu và năng suất tối đa. Tính năng này cho phép tất cả các bên liên quan đến dự án nhìn thấy rõ dòng chảy của dự án và nơi mà công việc của họ phù hợp, trong mối quan hệ với người khác.
Dự đoán Tương lai
Chỉ vì một biểu đồ Gantt tập trung vào các công việc hằng ngày và bạn thực sự có thể khoan sâu vào chi tiết phức tạp trên mức vi mô cho công việc hàng ngày, không có nghĩa là bạn không thể nhìn ra trong tương lai. Một biểu đồ Gantt giúp các nhà hoạch định chính sách nhìn thấy bức tranh lớn hơn và đánh giá những lộ trình cấp cao do bản chất của biểu đồ và cách miêu tả những điểm quan trọng nhất của dự án. Sự khái niệm hóa này cho phép các nhà hoạch định chính sách nhìn xa hơn để đảm bảo mỗi dự án được đưa ra đều hướng đến mục tiêu chiến lược chung của tổ chức.
Khi xem xét sử dụng Biểu đồ Gantt cho quy trình công việc quản lý dự án của bạn, hãy xem xét những ưu điểm mà Biểu đồ Gantt không chỉ mang lại cho bạn như một người quản lý dự án mà còn cho cả nhóm của bạn nữa. Hầu hết mọi người có một thời gian dễ dàng hơn để tiêu hóa một số lượng lớn thông tin chi tiết nếu được trình bày với họ theo cách trực quan hấp dẫn có ý nghĩa hợp lý. Đó chính là Gantt Chart. Với mức độ tuỳ biến và các tính năng có sẵn trong Microsoft Project, không có giới hạn đối với những gì bạn có thể làm với một Gantt Chart.
